Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

DeviceDoc, Inhaber Nedim Husidic, Anebosstraße 6, 67065 Ludwigshafen am Rhein, info@shiftscan.de. Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Anwendung im Sinne der DSGVO.

Hinweis: Für die im Auftrag ihrer Kunden (Arbeitgeber) verarbeiteten Beschäftigtendaten ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher; ShiftScan ist insoweit Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, siehe AVV).

2. Verarbeitete Daten

• Konto-/Stammdaten: Name, E-Mail, Telefon, Rolle, Personalnummer, Anschrift, Vertrags-/Arbeitszeitdaten, Stundensatz, Qualifikationen.
• Zeiterfassung: Ein-/Ausstempel-Zeitpunkte, Pausen, Zeitkorrekturen, Objektzuordnung.
• Standortdaten (optional): Beim Stempeln sowie optional bei Rundgang-/ Checkpoint-Scans und im Fahrtenbuch werden einmalig Koordinaten erfasst, um die Anwesenheit am Objekt zu bestätigen. Es findet kein dauerhaftes Tracking und keine Bewegungsprofil-Bildung statt (Ausnahme: die optionale Winterdienst-Streuroute, siehe folgender Punkt).
• Winterdienst-Streuroute (optional, nur mit Einwilligung): Ausschließlich beim Winterdienst kann, nach ausdrücklicher Einwilligung der erfassenden Person und nur während eines aktiven Räum-/Streueinsatzes, der Standortverlauf (eine Folge von Koordinaten mit Zeitstempel) aufgezeichnet werden, um die tatsächlich geräumte/gestreute Strecke als Leistungsnachweis (z. B. gegenüber Auftraggeber/Kommune bei Glatteishaftung) zu belegen. Die Aufzeichnung ist datensparsam (Punkte nur ab ca. 15 m Abstand), endet mit dem Einsatz und läuft nicht im Hintergrund. Sie dient dem Leistungsnachweis, nicht der Verhaltens- oder Leistungskontrolle; die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Die gespeicherte Strecke ist Teil des revisionssicheren Leistungsnachweises und unterliegt dessen Aufbewahrungsfrist.
• Abwesenheiten: Urlaubs-/Krankheitsanträge inkl. Abwesenheitsgrund.
• Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Gesundheitsdaten, soweit Abwesenheitsgründe wie „krank"/„Kind krank" erfasst werden.
• Authentifizierung: Login-PIN (nur als Hash gespeichert), NFC-/QR-Kennungen, Terminal-IDs.
• Benachrichtigungsdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer (SMS), Web-Push-Endpunkte.
• HR-Dokumente: Lohnabrechnungen, Verträge, sonstige hochgeladene Dokumente.
• Team-Chat: Nachrichteninhalte, Kanal-/Teilnehmerzuordnung, Lesebestätigungen (Zeitpunkt). Nachrichten werden nach einer mandantenseitig konfigurierbaren Aufbewahrungsfrist (Standard 12 Monate) gelöscht; das Löschen einer Direktnachricht blendet den Verlauf nur beim Löschenden aus und lässt ihn bei der Gegenseite bestehen.
• Alleinarbeiter-/Notsignal-Schutz (optional, ab Business): Bei aktiviertem Personen-Notsignal (Totmann-/Panik-Schutz) werden Lebenszeichen-Zeitstempel (Heartbeats) verarbeitet. Löst die Person einen Panik-Alarm aus, wird einmalig der Standort (Koordinaten) erfasst, um Hilfe zum letzten bekannten Standort zu leiten. Ein laufendes Standort-Tracking findet nicht statt.
• Bewerberdaten (Bewerberportal): Name, Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen/Anhänge, Antworten auf Bewerbungsfragen sowie die Bewerbungsquelle/der Kanal.
• Umfrage-/Feedback-Daten: Antworten, Bewertungen (z. B. NPS/CSAT) und Freitext aus Kunden-/Zufriedenheitsumfragen.
• Auftraggeber-/Kundendaten (Kundenportal): Kontaktdaten der Kunden bzw. Auftraggeber unserer Kunden und ihrer Ansprechpartner (Name, E-Mail, Anschrift), soweit diese im Auftrag des jeweiligen Kunden angelegt werden, z. B. für Rechnungen, Leistungsnachweise, das Auftraggeber-Portal (Zugriff über personalisierten Link) oder Zufriedenheitsumfragen.
• Ticket-/Mängelmeldungen: Meldungsbeschreibung, Kategorie, Status und Verlauf sowie optionale Fotos der gemeldeten Mängel.
• Fahrzeug-/Fahrtenbuchdaten: Fahrzeugzuordnung, Fahrten (Start/Ziel, Kilometerstände, optional ein Foto des Tachos als Beleg, optional einmalig erfasste Koordinaten), Tankbelege.
• Vertriebspartner (Partnerprogramm): Name, Kontaktdaten, Konditionen, Abrechnungs- und Auszahlungsdaten (Provisionen), umsatzsteuerlicher Status. Die Identitäts-/ Kontoprüfung (KYC) für Auszahlungen erfolgt direkt beim Zahlungsdienstleister Stripe.
• Shop-Bestelldaten (Produkt-Shop): Bei Bestellungen von Hardware und Zubehör (z. B. NFC-Tags, Karten, Terminals) verarbeiten wir Firma, Name des Ansprechpartners, Lieferanschrift und E-Mail-Adresse sowie Bestell-, Zahlungs- (über Stripe) und Versanddaten (Sendungsnummer, Sendungsstatus).
• Material- und Verbrauchsbuchungen: Artikel, Menge, Objekt bzw. Einsatz, Zeitpunkt und die erfassende Person, soweit ein Kunde die Materialverwaltung nutzt.
• Belegdokumente: von Kunden hochgeladene Belege und Rechnungen (Spesen-, Material- und Lieferantenbelege) als Bild oder PDF mit den darauf enthaltenen Angaben.
• Schlüsselverwaltung: Zuordnung von Schlüsseln zu Objekten und zu der Person, der sie ausgegeben wurden, mit Ausgabe und Rückgabe.
• Externe Zugänge: Name, E-Mail-Adresse und Zugriffsumfang von Personen, die ein Kunde mit Lesezugang einlädt (z. B. Steuerberater).
• Kontakt- und Support-Anfragen: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und Herkunft der Anfrage (FAQ, Hilfe, Hilfe-Assistent) beim Kontaktformular; beim Feedback aus der Anwendung zusätzlich Betreff, Mandant, Rolle, technischer Kontext und ein optional beigefügtes Bildschirmfoto.
• Diagnosedaten (eingeloggter Bereich): Fehlerereignisse mit aufgerufener Seite, ausgelöster Aktion, Fehlercode, Geräteklasse, Browsertyp, Version der Anwendung, Zeitpunkt, Kundenkonto, Rolle und einer pseudonymen Nutzerkennung (Abschnitt 3); in der vom Kunden eingeschalteten erweiterten Diagnose zeitlich befristet mit der tatsächlichen Nutzerkennung und zusätzlichem technischem Kontext; Nutzungszähler je Maske, Kundenkonto, Rolle und Tag ohne Nutzerkennung.
• Protokoll-/Metadaten: IP-Adresse, User-Agent (zu Sicherheits-, Audit- und Rate-Limit-Zwecken).

3. Zwecke & Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Zeiterfassung und Personalplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertrag bzw. Beschäftigungsverhältnis, § 26 BDSG) sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufzeichnungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, u. a. ArbZG, MiLoG, AO). Die Standortabfrage erfolgt auf Grundlage der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die optionale Winterdienst-Streuroute (Standortverlauf während eines Einsatzes) verarbeiten wir auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der erfassenden Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie des berechtigten Interesses am Nachweis der erbrachten Räum-/Streuleistung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); ihre Einführung im Beschäftigungskontext unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Gesundheitsbezogene Abwesenheitsgründe werden auf Grundlage des § 26 Abs. 3 BDSG / Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO verarbeitet. Beim Alleinarbeiter-/Notsignal-Schutz erfolgt die Verarbeitung der Lebenszeichen und (im Panik-Alarm) des Standorts zur Erfüllung der arbeitsschutzrechtlichen Fürsorgepflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 26 BDSG) sowie zum Schutz lebenswichtiger Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO), nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Bewerberdaten werden zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG) verarbeitet. Daten von Vertriebspartnern verarbeiten wir zur Durchführung des Partnervertrags einschließlich Provisionsabrechnung und Auszahlung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Bestell-, Liefer- und Zahlungsdaten aus dem Produkt-Shop verarbeiten wir zur Erfüllung des Kaufvertrags einschließlich Versand (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Hinweise zum Konto- und Vertragsstatus (z. B. Stand und bevorstehendes Ende der Testphase, ein konkretes Angebot zur Fortsetzung zum Ende der Testphase, Umstellung auf den Free-Tarif, Warnungen vor der Löschung inaktiver Konten, Zahlungserinnerungen, Kündigungs- und Sperrbestätigungen, Mitteilungen zu Kosten wie das Erreichen einer vom Kunden gesetzten Warnschwelle, eine einmalige Erinnerung an eine noch nicht bestätigte Registrierung) sowie während der Testphase einige Hinweise zur Einrichtung und eine einmalige Bitte um Produkt-Feedback versenden wir per E-Mail an die Konto-Adresse des Kunden; Rechtsgrundlage ist die Durchführung bzw. Anbahnung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Endet die Testphase ohne Buchung eines Tarifs, fragen wir in der Mail zum Testende einmalig nach dem Grund (vier Antwortmöglichkeiten und ein optionales Freitextfeld). Die Antwort ist freiwillig; wir speichern sie beim Konto für 24 Monate und werten sie aus, um Testphase und Produkt zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Werbliche E-Mails ohne Einwilligung versenden wir nicht.

Kontakt- und Support-Anfragen. Wer uns über das Kontaktformular (FAQ, Hilfe oder Hilfe-Assistent) oder über das Feedback-Formular in der Anwendung schreibt, dessen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht; beim Feedback aus der Anwendung auch Betreff, Mandant, Rolle, technischer Kontext und ein optional beigefügtes Bildschirmfoto) verarbeiten wir zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), hilfsweise aus unserem berechtigten Interesse an der Behebung von Fehlern und der Verbesserung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Spam-Schutz des Kontaktformulars arbeitet ohne Drittanbieter und ohne Cookies. Zur Nachverfolgung von Fehlern übernehmen wir den dafür nötigen Umfang einer Anfrage in unsere selbst betriebene Fehlerverfolgung auf eigener Hardware in Deutschland; ein Dienstleister ist daran nicht beteiligt, eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Einladungen zwischen Kunden (Subunternehmer-Verbund). Ein Kunde kann ein anderes Unternehmen einladen, als Subunternehmer für einzelne Objekte mit ihm zusammenzuarbeiten. Die Einladung versendet der einladende Kunde in der Regel selbst, aus seinem eigenen E-Mail-Programm oder als Link; wir erhalten dabei keine Adresse des Empfängers. Der einladende Kunde kann zusätzlich eine E-Mail-Adresse des eingeladenen Unternehmens angeben. Diese Adresse speichern wir im Konto des einladenden Kunden als dessen Angabe zur Einladung; insoweit verarbeiten wir sie in seinem Auftrag. Gehört die Adresse zu einem Inhaber- oder Administratorkonto, das bereits bei uns besteht, senden wir an diese Adresse einmalig eine sachliche Mitteilung über die Einladung. Sie enthält keine Werbung, keine Angebote und kein Tracking. An Adressen ohne Kundenkonto versenden wir nichts. Dem einladenden Kunden teilen wir nicht mit, ob zu der Adresse ein Konto besteht. Rechtsgrundlage für die Mitteilung ist der bestehende Vertrag mit dem eingeladenen Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), hilfsweise unser berechtigtes Interesse und das des einladenden Kunden, eine vom Kunden gewünschte Funktion auszuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Adresse stammt vom einladenden Kunden (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO). Für den Versand setzen wir unseren E-Mail-Dienstleister ein (Abschnitt 4). Sie können der Mitteilung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine formlose Nachricht an die im Impressum genannte Adresse genügt.

Werbebriefe und Werbechips. Wir werben bei Unternehmen auch mit Briefen, Karten, Aufklebern oder Anhängern, auf denen ein NFC-Chip mit QR-Code sitzt. Wer ein Handy daran hält oder den Code scannt, landet auf unserer Demo-Seite. Dabei zählen wir je Chip, wie oft die Seite über ihn aufgerufen wurde, und halten den Zeitpunkt des letzten Aufrufs fest. Weitere Angaben zum Aufruf, etwa die IP-Adresse oder das Gerät, speichern wir dazu nicht. Bei einem Werbebrief halten wir zusätzlich fest, an wen der Chip ging: Firma bzw. Name und Ort aus dem Anschriftfeld, ohne Straße. So erkennen wir, ob ein Brief angekommen ist und ob eine Aktion wirkt. Die Anschrift stammt aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Impressum, Firmenwebsite oder Branchenverzeichnissen (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung und an der Erfolgsmessung unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir geben diese Daten nicht weiter.

Auf der Demo-Seite können Sie sich Informationen per E-Mail schicken lassen. Dann speichern wir Ihre E-Mail-Adresse zusammen mit dem Chip und senden Ihnen genau eine Mail mit den angeforderten Informationen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zwei weitere Erinnerungen erhalten Sie nur, wenn Sie das in dieser Mail per Klick ausdrücklich bestätigen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); jede Erinnerung enthält einen Abmeldelink. Registrieren Sie sich später und übernehmen den Chip in Ihr Konto, sehen wir, dass aus dem Chip ein Kundenkonto entstanden ist.

Widerspruch gegen Werbung: Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO); eine formlose Nachricht an info@shiftscan.de genügt. Wir löschen dann die Zuordnung des Chips zu Ihnen und verwenden Ihre Anschrift nicht mehr für Werbung.

Reichweitenmessung (ohne Cookies): Auf unseren öffentlichen Marketing-Seiten messen wir, wie unsere Inhalte gefunden und genutzt werden. Mitgezählt wird außerdem der reine Aufruf unserer öffentlichen Anmelde- und Passwortseite, damit wir erkennen können, ob Interessenten nach einem Klick auf „Kostenlos starten" dort überhaupt ankommen. Erfasst wird dabei nur die Tatsache des Aufrufs. Angaben, die dort in der Adresszeile stehen können (etwa eine vorausgefüllte E-Mail-Adresse oder die zuvor gewünschte Seite), werden vor der Auswertung verworfen und nicht übermittelt. Dabei werden keine Cookies gesetzt und es wird nichts auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen (§ 25 TDDDG ist daher nicht einschlägig). Erfasst werden:

• der Kanal, über den Sie zu uns gefunden haben (z. B. Suchmaschine, KI-Assistent, soziales Netzwerk, Direktaufruf oder eine von uns gekennzeichnete Kampagne), sowie die aufgerufene Seite, jeweils nur als Tageszähler;
• Verweildauer (in groben Stufen), Scrolltiefe, Klicks auf gekennzeichnete Schaltflächen und die Geräteklasse (Mobil/Tablet/Desktop), ebenfalls ausschließlich als Summen, ohne Bezug zu einer Person;
• eine pseudonyme Tageskennung, um eindeutige Besucherzahlen, die Zahl der je Besuch aufgerufenen Seiten und die Absprungrate zu ermitteln (Einzelheiten unten).

Zur pseudonymen Tageskennung: Aus Ihrer IP-Adresse, Ihrer Browser-Kennung und einem täglich neu erzeugten Zufallswert berechnen wir einen nicht umkehrbaren Prüfwert. Ihre IP-Adresse wird dabei zu keinem Zeitpunkt gespeichert, sondern ausschließlich für diese Berechnung verwendet. Da der Zufallswert täglich wechselt, ist eine Wiedererkennung über den Tag hinaus ausgeschlossen; den Zufallswert selbst löschen wir nach zwei Tagen, wodurch sich ältere Prüfwerte auch rechnerisch keiner Adresse mehr zuordnen lassen. Die Zählwerte selbst löschen wir nach 90 Tagen. Wir bilden keine Profile, führen die Daten nicht mit Kundenkonten zusammen und geben sie nicht weiter.

Rechtsgrundlage für die Reichweitenmessung ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Erfolgsmessung unserer Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In Ihrem Kundenkonto findet keine Reichweitenmessung zu Marketingzwecken statt. Die Messung endet mit dem Absenden des Anmeldeformulars; was Sie danach in der Anwendung tun, wird nicht zu Reichweiten- oder Marketingzwecken gemessen (zur rein technischen Fehlerdiagnose und zu den Nutzungszählern ohne Kennung siehe unten in diesem Abschnitt). Auf der Anmeldeseite selbst halten wir zusätzlich fest, dass eine Registrierung abgeschlossen wurde, ohne die dabei eingegebenen Angaben in die Messung zu übernehmen.

Ausnahme: die öffentliche Demo. Wer die Demo ohne Registrierung ausprobiert (Demo testen), wird dabei automatisch an einem Vorführkonto angemeldet. Dieses Konto gehört keinem Kunden, enthält ausschließlich erfundene Beispieldaten und wird von allen Besuchern gemeinsam genutzt. Innerhalb dieser Demo erfassen wir, welche Seiten aufgerufen werden, damit wir erkennen, was Interessenten interessiert und wo die Vorführung unverständlich ist. Erfasst werden allein der aufgerufene Pfad und die Adresse der Demo. Nicht erfasst werden Seitentitel, Suchparameter und die zuvor besuchte Seite. Sobald Sie sich an Ihrem eigenen Konto anmelden, endet jede Messung; Ihr Widerspruch unten gilt auch hier.

Eigene Auswertung, keine Weitergabe: Die Auswertung erfolgt mit einer selbst betriebenen Software (Umami) auf eigener Hardware in Deutschland sowie in unserer Datenbank bei Supabase (EU). Es ist kein Analyse-Dienstleister eingebunden: Die Daten verlassen unseren Verantwortungsbereich nicht, weder an Google Analytics noch an vergleichbare Anbieter. Auch diese Auswertung arbeitet ohne Cookies und mit derselben täglich wechselnden Kennung; Ihr Widerspruch unten wirkt für beide Messungen gleichermaßen.

Fehler- und Stabilitätsdiagnose im eingeloggten Bereich. Damit wir Fehler finden und beheben können, bevor sie sich häufen, erfassen wir im eingeloggten Bereich technische Fehlerereignisse: fehlgeschlagene Aktionen und Serverfehler mit der aufgerufenen Seite, der ausgelösten Aktion, dem Fehlercode, der Geräteklasse (Mobil, Tablet, Desktop), dem Browsertyp und der Version der Anwendung, dazu den Zeitpunkt, das Kundenkonto, die Rolle des Nutzers und eine pseudonyme Nutzerkennung. Die Nutzerkennung ist ein nicht umkehrbarer Prüfwert aus der Kontokennung und einem wöchentlich neu erzeugten Zufallswert; nach dem Wechsel des Zufallswerts ist sie keiner Person mehr zuzuordnen. Eingegebene Inhalte, Formulardaten, Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden nicht erfasst; aus Fehlertexten entfernen wir solche Angaben vor der Speicherung. Wir bilden daraus keine Profile, werten weder Arbeitsleistung noch Verhalten einzelner Personen aus und stellen diese Daten dem Arbeitgeber nicht je Person zur Verfügung; sie dienen allein dem Betrieb und der Fehlerbehebung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Ereignisse löschen wir nach 90 Tagen; Zählwerte ohne jede Kennung bleiben als Statistik erhalten. Kein Dienstleister ist beteiligt, die Daten verlassen unsere Systeme nicht.

Erweiterte Fehlerdiagnose auf Wunsch des Kunden. Meldet ein Kunde ein Problem, kann der Inhaber oder ein Administrator in den Einstellungen für höchstens 14 Tage eine erweiterte Diagnose einschalten. In dieser Zeit erfassen wir für dieses Kundenkonto Fehlerereignisse mit der tatsächlichen Nutzerkennung und zusätzlichem technischem Kontext (etwa die Folge der zuletzt aufgerufenen Seiten), damit wir den gemeldeten Fall nachvollziehen können. Die Einschaltung ist eine dokumentierte Weisung des Kunden im Sinne des Auftragsverarbeitungsvertrags und wird protokolliert; sie endet automatisch, die erweiterten Daten löschen wir 30 Tage nach dem Ende.

Nutzungszähler im eingeloggten Bereich. Um zu erkennen, welche Bereiche der Anwendung genutzt werden und wo Kunden in der Testphase stehen bleiben, können wir im eingeloggten Bereich zählen, wie oft eine Maske je Kundenkonto, Rolle und Tag aufgerufen wird. Gezählt wird allein der Aufruf einer Maske (ihr Pfad ohne Suchparameter und ohne Kennungen einzelner Datensätze) als Tageszähler. Eine Nutzerkennung, auch eine pseudonyme, speichern wir dabei nicht, ebenso wenig Eingaben, Inhalte, IP-Adresse oder Browser-Kennung. Bei Kundenkonten mit sehr wenigen Nutzern kann ein Zähler einer Person zuordenbar sein; auch dann werten wir ihn nicht je Person aus und stellen ihn dem Arbeitgeber nicht je Person zur Verfügung. Die Zähler dienen allein der Verbesserung der Anwendung, nicht der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem verständlichen und stabilen Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zähler je Kundenkonto löschen wir nach 12 Monaten; Summen über alle Konten bleiben als Statistik erhalten. Kein Dienstleister ist beteiligt.

Widerspruch gegen Fehlerdiagnose und Nutzungszähler. Der Inhaber eines Kundenkontos kann beides für sein Konto in den Einstellungen abschalten. Einzelne Nutzer widersprechen für ihren Browser über das Signal Global Privacy Control oder Do Not Track, das wir auch hier beachten, oder formlos an die im Impressum genannte Adresse (Art. 21 DSGVO). Die für den Betrieb zwingenden Serverprotokolle (Abschnitt 2, Protokoll-/Metadaten) bleiben davon unberührt.

4. Auftragsverarbeiter & Dienstleister

Zur Erbringung der Leistung setzen wir folgende Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein, mit denen jeweils Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen sind:

• Supabase: Hosting, Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher (Datenregion Frankfurt/EU; US-Mutterkonzern, Infrastruktur AWS eu-central-1).
• STRATO GmbH: Betrieb des Web-/Applikationsservers, über den die Anwendung ausgeliefert wird (Deutschland/EU).
• Resend: Versand transaktionaler E-Mails einschließlich etwaiger Anhänge (z. B. Lohn- oder Rechnungsdokumente) (Datenregion EU; US-Mutterkonzern).
• seven.io: Versand von SMS-Benachrichtigungen (Deutschland/EU).
• Stripe: Zahlungsabwicklung der Plattformnutzung und des Produkt-Shops (inkl. Rechnungsstellung) sowie Auszahlung von Partner-Provisionen inkl. Identitätsprüfung (Stripe Connect) (Drittland USA; abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework, hilfsweise EU-Standardvertragsklauseln).
• Sendcloud: Versandabwicklung für Bestellungen aus dem Produkt-Shop (Erstellung von Versandetiketten, Sendungsverfolgung; Sendcloud B.V., Eindhoven, Niederlande/EU). Übermittelt werden Lieferanschrift und Kontaktdaten des Empfängers. Die Zustellung erfolgt durch den jeweils beauftragten Transportdienstleister (z. B. DHL) als eigenständigen Verantwortlichen; zur Sendungsverfolgung erhalten Sie einen Tracking-Link des Transportdienstleisters bzw. von Sendcloud.
• Deutsche Post: Bestellungen aus dem Produkt-Shop versenden wir auch selbst als Brief oder Warensendung, frankiert mit einer Internetmarke (Deutsche Post AG, Bonn, Deutschland). Die Internetmarke kaufen wir ohne Anschrift, dabei werden keine Daten über den Empfänger an die Deutsche Post übermittelt. Die Lieferanschrift steht nur auf der Sendung; die Deutsche Post stellt sie als eigenständige Verantwortliche zu.
• Web-Push (VAPID): Push-Benachrichtigungen über die Push-Dienste der jeweiligen Browser-Hersteller (nur bei aktivierter Push-Funktion).
• Mistral AI: KI-gestützte Assistenzfunktionen (Datenregion EU/Frankreich): (a) Übersetzung einzelner Team-Chat-Nachrichten nur auf ausdrückliche Anforderung des Lesers, (b) Hilfe-Assistent, der Nutzerfragen auf Basis der allgemeinen Hilfe-Artikel beantwortet, (c) Entwurf von Stellenanzeigen aus den eingegebenen Eckdaten, (d) Ticket-/Mängel-Triage (Vorschlag von Titel, Kategorie und Priorität aus der Meldungsbeschreibung; nur der Meldungstext, kein Melder-/Objektbezug), (e) aggregierte Auswertung anonymer Umfrage-Freitextkommentare (NPS/CSAT; ohne Kundenname/Score), (f) Entwurf eines Schichtberichts für den Auftraggeber aus Wachbuch-Ereignissen (ohne Mitarbeiternamen), (g) Umwandlung von Sprachmeldungen in Text (zu Mängelmeldungen und Leistungsnachweisen, nur wenn ein Kunde die Funktion nutzt und ein Nutzer sie auslöst); die Sprachaufnahme wird unmittelbar nach der Umwandlung gelöscht, gespeichert wird nur der Text, (h) Formulierung von Team-Ankündigungen aus Titel und Stichpunkten des Verfassers, (i) Entwurf des Begrüßungstexts der Karriereseite aus Firmenname und Branche, (j) Vorschlag von Logo und Farben beim Import des eigenen Erscheinungsbilds aus den auf der Website des Kunden gefundenen Bilddateien (Adressen, Dateinamen, Alternativtexte). Übermittelt werden ausschließlich die jeweils angeforderten Inhalte (Chat-Nachrichtentext bzw. die Nutzerfrage samt allgemeiner Hilfe-Artikel bzw. die Stellen-Eckdaten bzw. die Meldungsbeschreibung bzw. die anonymen Umfrage-Kommentare bzw. die Wachbuch-Ereignisse ohne Mitarbeiternamen bzw. die einzelne Sprachaufnahme bzw. Titel und Stichpunkte einer Ankündigung bzw. Firmenname und Branche bzw. die Angaben zu gefundenen Logodateien); es erfolgt keine Speicherung zu Trainingszwecken. Fragen an den Hilfe-Assistenten werden ohne Nutzerzuordnung befristet (max. 120 Tage) zur Verbesserung der Hilfe protokolliert.
• Google (Site Verification / Search Console / Indexing API): nur wenn ein Kunde die optionale Google-Indexierung seiner öffentlichen Karriereseite aktiviert: Übermittelt werden ausschließlich die öffentlichen URLs der Karriereseite (einschließlich der daraus erzeugten Sitemap) zur Aufnahme in bzw. Entfernung aus dem Google-Suchindex sowie die Website-Verifizierung, keine Bewerber- oder Beschäftigtendaten (Drittland USA; abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework, hilfsweise EU-Standardvertragsklauseln). Der Kunde kann die Indexierung jederzeit abwählen.
• LetterXpress (A&O Fischer GmbH & Co. KG, Winsen/Luhe): optionaler postalischer Versand von Dokumenten aus der Plattform (Entgelt- und Lohndokumente, Rechnungen, Angebote und sonstiger Schriftverkehr an Beschäftigte, Kunden und Bewerber), ausschließlich dann, wenn ein Kunde die Funktion für den einzelnen Vorgang auslöst. Übermittelt werden die Empfängeranschrift und der vollständige Inhalt des zu versendenden Dokuments; enthält es Angaben besonderer Kategorien (Art. 9 DSGVO, etwa Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall), werden diese mitübermittelt. Zweck sind allein Druck, Kuvertierung und Einlieferung bei der Post; eine Verwendung zu eigenen Zwecken findet nicht statt (Deutschland/EU, kein Drittland).

Optionale Buchhaltungs-Integration: Aktiviert ein Kunde eine Schnittstelle zu lexoffice, sevDesk oder FastBill, übermitteln wir auf seine Veranlassung Rechnungs- und Kontaktdaten an den vom Kunden gewählten Anbieter; der Zugangs-Token wird verschlüsselt verwahrt. Anbieter und Konto wählt der Kunde selbst; insoweit gelten die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters.

Es werden keine Drittanbieter-Tracking- oder Analyse-Dienste (z. B. Google Analytics) eingesetzt.

5. Cookies und lokaler Speicher

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung (Session/Authentifizierung) gesetzt, dazu auf Ihren Wunsch das Cookie für den Widerspruch gegen die Reichweitenmessung (Abschnitt 3). Es gibt keine Marketing- oder Tracking-Cookies; ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

Die Anwendung legt außerdem Daten im lokalen Speicher Ihres Browsers ab, soweit das für die von Ihnen gewünschte Funktion erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): die gewählte Sprache, den Zustand der Navigation, die Anmeldesitzung und den gewählten Mandanten, ausgeblendete Hinweise sowie für den Offline-Betrieb Warteschlangen noch nicht übertragener Buchungen, Kontrollscans und Fotos. Der Service Worker speichert Seiten der Anwendung zwischen, damit sie ohne Verbindung startet. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nur, um die jeweilige Buchung an uns zu übertragen; eine Auswertung findet nicht statt.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Insbesondere gelten lohn-/buchhaltungsrelevante Aufbewahrungsfristen (handels-/steuerrechtlich i. d. R. 6 bzw. 10 Jahre, § 257 HGB / § 147 AO) sowie Aufzeichnungspflichten nach ArbZG/§ 17 MiLoG (2 Jahre). Revisionssichere Audit-Protokolle werden gesondert nach 12 Monaten anonymisiert.

Test- und Free-Konten (Speicherbegrenzung): Nach Ablauf der Testphase (in der Regel 30 Tage) wird ein Konto ohne kostenpflichtigen Tarif automatisch auf den kostenlosen Free-Tarif umgestellt. Free-Konten ohne kostenpflichtiges Abonnement, die über 6 Monate keinerlei Aktivität aufweisen (keine Anmeldung, keine Zeitbuchung), bei Konten ohne jegliche produktive Inhalte über 3 Monate, werden im Rahmen der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) gesperrt und gelöscht. Der Kontoinhaber wird zuvor mindestens zweimal per E-Mail gewarnt (erstmals mindestens 30 Tage vor der Sperre); ab der Sperre stehen die Daten noch 30 Tage als vollständiger Export bereit, danach werden sie endgültig gelöscht. Eine einfache Anmeldung genügt, um das Konto zu behalten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Anbieters (z. B. für Rechnungsdaten) bleiben unberührt.

Nicht bestätigte Registrierungen: Wer sich registriert, erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Bis zur Bestätigung entsteht kein Konto und kein Mandant, gespeichert ist allein die angegebene E-Mail-Adresse. Bleibt die Bestätigung aus, senden wir nach 24 Stunden genau eine werbefreie Erinnerung mit einem neuen Link an diese Adresse. Weitere Erinnerungen versenden wir nicht. Spätestens 7 Tage nach der Registrierung löschen wir die Adresse vollständig (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Wer sich nicht selbst registriert hat, muss nichts tun: Ohne Bestätigung verfällt der Eintrag von allein.

Reichweitenmessung: Der täglich erzeugte Zufallswert, aus dem die pseudonyme Tageskennung berechnet wird, wird nach 2 Tagen gelöscht; ältere Kennungen sind danach keiner Adresse mehr zuzuordnen. Die Zählwerte selbst löschen wir nach 90 Tagen. Die rein aggregierten Kanal- und Nutzungszähler (ohne jede Kennung) bleiben als Langzeitstatistik erhalten.

Einladungen zwischen Kunden: Für die Mitteilung bei Einladungen zwischen Kunden verwenden wir die Adresse nur für diesen einen Versand; unser Versandprotokoll enthält sie nicht. Im Konto des einladenden Kunden wird die angegebene Adresse bis zur Annahme, zum Ablauf oder Widerruf der Einladung gespeichert und danach gelöscht.

Kontakt- und Support-Anfragen: Anfragen und Feedback bewahren wir bis zu ihrer Erledigung auf und darüber hinaus nur so lange, wie Gewährleistungs- und Verjährungsfristen es erfordern.

Fehlerdiagnose: Fehlerereignisse löschen wir nach 90 Tagen, den wöchentlich neu erzeugten Zufallswert der pseudonymen Nutzerkennung nach 14 Tagen; Daten der erweiterten Diagnose 30 Tage nach deren Ende; Nutzungszähler je Kundenkonto nach 12 Monaten. Zählwerte ohne Kennung und Summen über alle Konten bleiben als Statistik erhalten.

Grund zum Testende: Die Antwort auf die Frage nach dem Grund löschen wir 24 Monate nach dem Eingang.

Werbebriefe und Werbechips: Die Zuordnung eines Chips zu seinem Empfänger (Firma bzw. Name und Ort) löschen wir automatisch 12 Monate nach dem Versand, bei einem Widerspruch sofort. E-Mail-Adressen aus dem Formular der Demo-Seite löschen wir automatisch 12 Monate nach dem Absenden. Der Chip selbst und sein Aufrufzähler bleiben bestehen; ohne Empfänger lassen sie sich keiner Person mehr zuordnen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an info@shiftscan.de. Sind Sie Beschäftigte/r eines Kunden, richten Sie Anfragen bitte an Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen.

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a / Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, insbesondere die Standortabfrage), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Ihnen steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Für den Verantwortlichen zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LfDI RLP), Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts wenden.

8. Übermittlung in Drittländer

Soweit Auftragsverarbeiter mit Bezug zu Drittländern (insbesondere USA) eingesetzt werden (Supabase/AWS und Resend als US-Mutterkonzerne bei EU-Datenregion, Stripe, Google bei der optionalen Indexierung der Karriereseite sowie die Push-Dienste der Browser-Hersteller), erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) bzw. der EU-Standardvertragsklauseln. Maßgeblich ist vorrangig das EU-US Data Privacy Framework (Stripe, Supabase Inc., Resend, Google LLC), hilfsweise kommen die EU-Standardvertragsklauseln zur Anwendung.

9. Kartenmaterial (OpenStreetMap)

Zur Darstellung von Objekt-/Kundenstandorten werden Kartenkacheln von tile.openstreetmap.org in Ihren Browser geladen; dabei wird Ihre IP-Adresse an die OpenStreetMap Foundation übermittelt. Es handelt sich um die Einbindung von Drittinhalten. Werden Kartenausschnitte in ein Dokument (PDF) eingebettet (etwa die gefahrene Strecke in einem Winterdienst-Leistungsnachweis), ruft unser Server die benötigten Kacheln ab. Dabei werden ausschließlich die Koordinaten des Kartenausschnitts übermittelt, nicht Ihre IP-Adresse. Zur Geokodierung von Objekt-/Geschäftsadressen sowie zur Umkehr-Geokodierung erfasster Koordinaten (z. B. im Fahrtenbuch oder bei Scans, um zu Koordinaten die nächstgelegene Adresse anzuzeigen) wird OpenStreetMap/Nominatim genutzt. Bei der Umkehr-Geokodierung werden die erfassten Koordinaten über unseren Server an Nominatim übermittelt, ohne Ihre IP-Adresse und ohne Identifikatoren, sodass für den Dienst kein Personenbezug herstellbar ist. An einzelnen Stellen (z. B. Alarm-Benachrichtigung des Notsignal-Schutzes, Navigations-Link zu einem Objekt) werden Koordinaten/Adressen in einen Google-Maps-Link eingebettet; eine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Google erfolgt erst, wenn Sie den Link öffnen. Entsprechendes gilt für optionale Bewertungs-Links (z. B. Google, Trustpilot) in Zufriedenheitsumfragen: Auch hier erfolgt eine Datenübermittlung an den Anbieter erst mit dem Öffnen des Links.

10. Wetterdaten (DWD)

Beim Winterdienst-Nachweis werden zum Erfassungszeitpunkt amtliche Wetterdaten über das frei zugängliche Angebot „DWD OpenData" des Deutschen Wetterdienstes abgerufen. Übermittelt werden ausschließlich die Koordinaten des Erfassungsortes, keine personenbezogenen Daten.

11. Herkunft der Daten & Bereitstellungspflicht

Personenbezogene Daten erheben wir überwiegend direkt bei Ihnen bzw. sie entstehen durch Ihre Nutzung der Anwendung. Beschäftigtendaten erhalten wir im Auftrag des jeweiligen Arbeitgebers (Kunden), der die Daten seiner Beschäftigten in die Plattform einstellt bzw. einstellen lässt. Für Werbebriefe verwenden wir Firmenanschriften aus öffentlich zugänglichen Quellen (siehe Abschnitt 3). Die Bereitstellung bestimmter Daten (z. B. Konto-/Stammdaten, Zeiterfassung) ist für die Durchführung des Beschäftigungs- bzw. Nutzungsverhältnisses erforderlich; ohne diese Daten kann die Anwendung nicht bzw. nicht vollständig genutzt werden.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung (einschließlich Profiling) beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt. Auswertungen (z. B. Dienstplanung, Kennzahlen) dienen der Unterstützung; arbeits-/personalrechtliche Entscheidungen trifft der jeweilige Arbeitgeber.

13. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS/HTTPS). Daten werden bei den eingesetzten Auftragsverarbeitern zusätzlich verschlüsselt gespeichert (Verschlüsselung „at rest" auf Ebene der Datenbank- und Speicherplattform). Zugriffe unterliegen einem rollenbasierten Berechtigungssystem und einer strikten Mandantentrennung; sicherheitsrelevante Vorgänge werden revisionssicher protokolliert. Login-PINs werden ausschließlich als Hash gespeichert.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.