Zeiterfassung ohne App

Warum Betriebe an der App scheitern und nicht am Verfahren

Der Widerstand gegen mobile Zeiterfassung entzündet sich fast nie an der Zeiterfassung. Er entzündet sich am Gerät. Ein Mitarbeiter soll eine Firmen-App auf sein privates Smartphone laden, dafür einen Account anlegen, Berechtigungen erteilen und Speicherplatz hergeben. Dass er das nicht will, ist keine Bequemlichkeit: Es ist sein Gerät, sein Vertrag, sein Akku.

Rechtlich lässt sich das auch schwer erzwingen. Der Arbeitgeber stellt die Arbeitsmittel, und ein privates Smartphone gehört nicht dazu. Wer die Nutzung trotzdem verlangt, landet schnell bei Fragen nach Aufwendungsersatz, nach Datentrennung und nach dem, was passiert, wenn jemand schlicht kein Smartphone besitzt. Für einen Betrieb mit Aushilfen, Saisonkräften und wechselnden Kolonnen ist das kein Randfall, sondern der Normalfall.

Deshalb ist die interessante Frage nicht, welche App die beste ist, sondern ob es überhaupt eine braucht. Braucht es nicht: Ein NFC-Aufkleber am Einsatzort öffnet beim Antippen eine Webseite. Ein QR-Aushang tut dasselbe über die Kamera. Beides funktioniert auf jedem Smartphone der letzten Jahre, ohne Installation, ohne App-Store-Konto und ohne dass auf dem privaten Gerät etwas zurückbleibt.

Was ein NFC-Aufkleber am Einsatzort tatsächlich belegt

Ein Aufkleber an der Wand ist mehr als eine bequeme Abkürzung. Er ist der Grund, warum die Buchung etwas beweist. Wer ihn antippt, muss davorstehen; die Kennung dieses einen Punktes lässt sich nicht von zu Hause aus erzeugen. Damit beantwortet der Scan die Frage, die ein Auftraggeber wirklich stellt, nämlich ob jemand wirklich vor Ort war und nicht nur auf einen Knopf gedrückt hat.

Ein einfacher NFC-Tag lässt sich allerdings kopieren, wie eine bedruckte Karte. Deshalb kommen hier Tags vom Typ NTAG 424 DNA zum Einsatz. Sie rechnen bei jedem Antippen einen Code aus, der nur einmal gültig ist, und der Server prüft ihn. Ein abfotografierter oder geklonter Tag fällt dabei auf, weil sein Code nicht mehr in die Reihe passt.

Wo kein Tag hängen kann, bleibt der QR-Aushang, und wo auch das nicht geht, gibt es die PIN am Terminal. Alle drei Wege laufen in dieselbe Erfassung, sodass ein Betrieb nicht drei Systeme führt, nur weil ein Objekt keine Wand für einen Aufkleber hat.

Was ohne App verloren geht, und was nicht

Ehrlich bleibt: Zwei Dinge kann eine Webseite nicht so wie eine installierte App. Sie kann von sich aus keine Erinnerung schicken, wenn jemand das Ausstempeln vergisst, und sie fühlt sich beim Start eine Spur langsamer an. Für den ersten Punkt gibt es den Weg über Push-Nachrichten, sobald jemand die Seite einmal auf den Homescreen legt; für den zweiten reden wir über den Unterschied zwischen zwei und drei Sekunden.

Was dagegen nicht verloren geht, ist der Offline-Betrieb. Die Stempelseite arbeitet auch ohne Empfang weiter und schiebt die Buchung nach, sobald wieder Netz da ist. Ein Keller, eine Tiefgarage oder eine Baustelle am Ortsrand ist deshalb kein Grund, doch wieder eine Installation zu verlangen.

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