Saubere Zeiten, objektgenau erfasst.

Das Gebäudereinigungsgewerbe steht namentlich im Gesetz

Die meisten Aufzeichnungspflichten leiten sich aus der Beschäftigungsform ab, also daraus, ob jemand geringfügig beschäftigt ist. In der Gebäudereinigung ist das anders: § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz zählt das Gebäudereinigungsgewerbe ausdrücklich auf. Damit greift § 17 Abs. 1 MiLoG für den Betrieb als Ganzes und nicht nur für Minijobber. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Aus derselben Vorschrift folgt die Ausweismitführungspflicht: Wer im Objekt arbeitet, hat seinen Personalausweis oder Pass dabei.

Was daran hängt, steht in § 21 MiLoG: Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können mit Geldbußen bis 30.000 € geahndet werden, Verstöße gegen den Mindestlohn selbst mit bis zu 500.000 €. Der Satz, der in dieser Branche schwerer wiegt als jedes Bußgeld, steht aber in § 19 MiLoG: Ab einer Geldbuße von wenigstens 2.500 € wird ein Unternehmen von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen. Schulen, Verwaltungsgebäude, Kliniken und Bäder werden ausgeschrieben, und für viele Reinigungsbetriebe sind sie das Brot. Ein Aufzeichnungsmangel kostet dann nicht nur Geld, sondern die Teilnahme an der nächsten Ausschreibung.

Die Prüfung kommt unangekündigt. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit betritt Objekte im laufenden Betrieb und spricht die Reinigungskräfte vor Ort an. Gefragt wird nicht nach dem Monatsabschluss, sondern danach, ob für diesen konkreten Tag Beginn und Ende erfasst sind. Wer die Aufzeichnungen erst zum Monatsende erstellt, hat sie genau an dem Tag nicht, an dem jemand danach fragt.

Warum die Lohngruppe die Zeiterfassung mitbestimmt

Der Mindestlohn in der Gebäudereinigung kommt nicht aus dem MiLoG, sondern aus einem für allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrag nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Er gilt deshalb auch für Betriebe ohne Tarifbindung, und er ist nach Lohngruppen gestaffelt: Innen- und Unterhaltsreinigung wird anders vergütet als Glas- und Fassadenreinigung.

Für die Zeiterfassung folgt daraus etwas Unbequemes. Es genügt nicht zu wissen, wie lange jemand gearbeitet hat, sondern womit. Eine Reinigungskraft, die vormittags Unterhaltsreinigung macht und nachmittags in die Glasreinigung wechselt, erzeugt am selben Tag zwei Stundenkonten. Wer nur eine Tagessumme führt, rechnet entweder zu niedrig ab, und das ist eine Unterschreitung des Branchenmindestlohns, oder vorsichtshalber zu hoch, und das zahlt der Betrieb aus der eigenen Marge.

Deshalb hängt die Buchung hier nicht nur am Objekt, sondern an der Leistung. Stundensätze und Zuschläge werden je Tätigkeit hinterlegt, der Lohnexport übergibt sie getrennt, und die Auswertung zeigt je Objekt, wie viel Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und Sonderreinigung tatsächlich angefallen ist. Dieselbe Trennung braucht der Nachweis, wenn für Arbeiten an der Fassade oder in der Höhe eine besondere Qualifikation verlangt wird: Dann muss belegbar sein, wer sie ausgeführt hat.

Fünf Objekte, zwei Randzeiten, kein Netz im Treppenhaus

Unterhaltsreinigung findet statt, wenn sonst niemand da ist: vor sechs Uhr morgens oder nach achtzehn Uhr abends. Eine Reinigungskraft betreut in dieser Zeit drei bis fünf Objekte, oft mit dem eigenen Auto dazwischen. Es gibt keinen Betriebshof, an dem abends ein Zettel abgegeben wird, und keinen Objektleiter, der die Ankunft bestätigt. Die Frage der Abrechnung lautet deshalb nicht „wie lange war die Kraft im Einsatz", sondern „wer war wie lange in welchem Objekt".

Dazu kommen die Kolonne und der Springer. Eine Kolonne fährt zusammen an, geht aber selten zusammen: Einer bleibt für die Grundreinigung länger, zwei fahren zum nächsten Objekt weiter. Der Springer hat gar keinen festen Einsatzort, er füllt die Lücken, die Krankheit und Urlaub reißen. Beides zerlegt jede Erfassung, die von einem festen Arbeitsplatz ausgeht.

Und die Objekte selbst arbeiten gegen die Technik. Im Treppenhaus, in der Tiefgarage und im Heizungskeller gibt es kein Mobilfunknetz. Eine Erfassung, die eine Verbindung voraussetzt, verliert die Buchung ausgerechnet dort, wo die Arbeit stattfindet.

Was digitale Zeiterfassung in der Gebäudereinigung konkret heißt

Der Kern ist ein NFC-Tag oder ein QR-Aushang im Objekt selbst, meist im Putzraum oder an der Materialausgabe. Die Reinigungskraft hält ihr Telefon davor, und die Stunde landet auf dem richtigen Objekt, ohne dass abends jemand zuordnet. Es muss keine App installiert und kein Konto angelegt werden, und die Oberfläche läuft in 17 Sprachen. In einer Branche, in der neue Kräfte oft an dem Tag anfangen, an dem sie zusagen, ist das keine Bequemlichkeit, sondern die Voraussetzung dafür, dass überhaupt gestempelt wird.

Elektronische Zeiterfassung heißt hier vor allem, dass der Zeitpunkt der Erfassung feststeht. Ohne Netz wird die Buchung auf dem Gerät festgehalten und später übertragen, und zwar mit dem Zeitpunkt der Erfassung, nicht dem der Übertragung. Wer belegen muss, dass eine Aufzeichnung innerhalb der sieben Tage aus § 17 MiLoG entstanden ist, kann das damit tun. Ein nachträglich getippter Stundenzettel kann es nicht.

Für den Auftraggeber zählt eine zweite Ebene. Neben der Arbeitszeit steht der Leistungsnachweis: welche Räume, welches Intervall, welche Sonderleistung, quittiert vor Ort mit Unterschrift auf dem Gerät. Das ist die Unterlage, die bei einer Reklamation oder einer Qualitätskontrolle nach dem Leistungsverzeichnis verlangt wird, und sie entsteht im selben Vorgang statt in einer zweiten Liste.

Wovon wir abraten

Zeiterfassung ist keine Objektkalkulation. Ein Angebot in der Gebäudereinigung entsteht über Flächen, Leistungswerte in m² je Stunde, Material und Frequenz im Leistungsverzeichnis, und daraus wird eine monatliche Pauschale. Diese Rechnung nimmt ShiftScan niemandem ab. Was es liefert, ist die Gegenprobe: die tatsächlich angefallenen Stunden je Objekt und Tätigkeit, an denen sich der kalkulierte Leistungswert messen lässt. Welches Objekt sich trägt und welches der Betrieb mitfinanziert, steht in dieser Zahl und nicht im Angebot.

Und eine Grenze beim Standort. Eine dauerhafte Ortung der Reinigungskräfte zwischen den Objekten wäre für den Zweck „belegen, dass jemand im Objekt gearbeitet hat" nicht erforderlich, und sie unterläge nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung des Betriebsrats. Der Standort wird deshalb beim Stempeln erhoben, nicht dazwischen. Zwischen zwei Objekten entsteht keine Bewegungsspur.