Hilfe & Anleitungen

Alleinarbeiter-Schutz

Schützt allein arbeitende Mitarbeiter: Bleibt das Lebenszeichen aus oder löst der Mitarbeiter manuell einen Hilfe-Alarm aus, alarmiert das System automatisch die Verantwortlichen.

Leitstand

Live-Überblick: wer ist gerade eingestempelt, wo, und welche Notsignal-Alarme sind offen.

Team-Chat

Schneller, DSGVO-konformer Team-Chat für die ganze Mannschaft — in Echtzeit, direkt in der App.

Dashboard

Dein Überblick: aktuelle Anwesenheiten, offene Aufgaben und Warnhinweise auf einen Blick.

Geräte / Inventar

Geräte und Inventar verwalten — anlegen, ausleihen, zurücknehmen und übergeben, per QR/NFC zuordnen und überfällige Rückgaben im Blick behalten.

Fuhrpark

Fahrzeuge verwalten — Kennzeichen, Kilometerstand, Mängel und Foto pflegen, Fahrten erfassen und per QR/NFC zuordnen.

Schlüsselverwaltung

Schlüssel anlegen und Objekten, Fahrzeugen oder Geräten zuordnen, an Mitarbeiter ausgeben, zurücknehmen und übergeben — mit lückenlosem „Wer hat was" und überfälligen Rückgaben im Blick.

Belege

Belege und Quittungen (Tank, Parken, Material …) per Foto erfassen — Betrag und Datum werden automatisch erkannt — und nach Zeitraum auswerten und exportieren.

Spesen

Auslagen und Reisekosten der Mitarbeiter erfassen und über einen klaren Ablauf (Erfasst → Genehmigt → Erstattet) abrechnen.

Tickets / Meldungen

Mängel, Schäden und Aufgaben als Tickets erfassen und über ein Status-Board (Offen → In Bearbeitung → Erledigt) abarbeiten — mit Foto, Priorität, Zuständigem und Notizen.

Rundgänge

Kontrollrundgänge mit Checkpoints definieren, Mitarbeiter einplanen und jeden Durchlauf lückenlos als Soll-/Ist-Nachweis dokumentieren — offlinefähig per QR/NFC.

Wachbuch

Der chronologische Sicherheits-Nachweis je Objekt (§ 239 HGB-orientiert): Schichten, Kontrollen und Vorfälle lückenlos und manipulationssicher dokumentiert — mit read-only Freigabe-Link für den Auftraggeber.

Winterdienst

Räum- und Streueinsätze rechtssicher dokumentieren: je Objekt mit Maßnahme, Streumittel, Standort/Route und DWD-Wetter — als manipulationssicherer Nachweis gegen Glatteishaftung.

Reinigung

Reinigungsleistungen nachweisen: Soll definieren (Leistungsverzeichnis), Qualität bewerten (Ist) mit Foto und Unterschrift, Soll/Ist als Kontrolltafel auswerten und dem Auftraggeber freigeben.

Bautagebuch

Das digitale Bautagebuch je Baustelle: Arbeitszeit, Tätigkeiten, Fahrten und Belege automatisch tagweise gebündelt — als prüffähiger Leistungs- und Bautagebuch-Nachweis.

Grünpflege

Pflegeleistungen je Objekt nachweisen: Tätigkeiten (Rasen, Hecke, Beet …) mit Menge, Foto und Unterschrift erfassen, den vereinbarten Pflegeplan als Soll hinterlegen und alles tagweise als Leistungsnachweis dokumentieren.

Rechnungen

Kundenrechnungen aus den erfassten Zeiten erstellen, freigeben und versenden — mit Leistungsnachweis-Bundle, Pauschalkatalog und Buchungsstapel-Export für DATEV, STotax und Addison.

Angebote

Angebote und Kostenvoranschläge an Kunden erstellen — mit Positionen aus dem Pauschalkatalog oder frei, per E-Mail versenden, den Status verfolgen und angenommene Angebote per Klick in eine Rechnung umwandeln.

Kunden-Abrechnung

Pro Kunde abrechnen: erfasste Stunden auf Knopfdruck in eine Rechnung gießen, wiederkehrende Rechnungen automatisieren, Material/Pauschalen ergänzen und als PDF, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) oder PEPPOL versenden.

Analysen

Das Auswertungs-Dashboard deines Betriebs: Kennzahlen, Deckungsbeitrag, Auslastung, Recruiting-Funnel und Kundenzufriedenheit — gefiltert nach Zeitraum, Kunde, Objekt und Mitarbeiter, als PDF/CSV exportierbar.

Lohnexport

Monatliche Lohndaten (Stunden, Überstunden, Zuschläge, Abwesenheiten) für die Lohnbuchhaltung exportieren — DATEV, Lexware, STotax, Addison, CSV oder Excel — und fertige Lohnzettel automatisch je Mitarbeiter verteilen.

Mitarbeiter

Mitarbeiter anlegen, Stammdaten, Soll-Stunden, Rollen, Qualifikationen und Zugang verwalten — als Liste und in der Personalakte.

Objekte

Standorte/Objekte anlegen und verwalten — mit Adresse, Kontakt, Zugang, Dokumenten, Schichtvorlagen, QR-Stempelpunkten und NFC-Tags.

Abwesenheiten

Urlaubs- und Abwesenheitsanträge prüfen und genehmigen, Abwesenheiten selbst eintragen und Team-Kalender, Jahresübersicht und Abwesenheitstypen verwalten.

Projekte

Projekte je Kunde anlegen, mit Budget und Stundensatz planen, in Liste oder Timeline verfolgen und je Projekt Team, Zeiten und Leistungsnachweis verwalten.

Fahrtenbuch

Fahrten erfassen und verwalten — Start/Ziel, Kilometer und Zweck, mit GPS-Adresse und Tacho-Foto (OCR). Online und offline, mit CSV/Excel-Export.

Zeiten

Alle erfassten Arbeitszeiten prüfen, korrigieren, bestätigen und als PDF exportieren — inklusive ArbZG- und Standort-Hinweisen.

Dienstplan

Schichten planen und besetzen — per Klick oder Drag&Drop, mit Vorlagen, Serien, Bedarfsanzeige und Veröffentlichung. Tausch- und Schichtanträge bearbeitest du unter „Anträge".

Audit-Log

Das revisionssichere Änderungsprotokoll: wer hat wann was geändert, erstellt oder gelöscht — über eine Hash-Kette manipulationssicher, filterbar und exportierbar.

Recruiting

Bewerbermanagement als Pipeline-Board: Bewerbungen von „Neu" bis „Eingestellt" führen, bewerten, mit Dokumenten und Fragebogen verwalten und angenommene Bewerber per Klick als Mitarbeiter anlegen.

Stellen

Stellenanzeigen erstellen und veröffentlichen — intern als Mitarbeiter-Börse oder öffentlich im Bewerberportal — mit Anforderungsprofil, individuellem Bewerbungsformular und trackbaren Link/QR je Werbekanal.

Kundenumfragen

Die Zufriedenheit deiner Auftraggeber messen: NPS- und CSAT-Umfragen erstellen, per Link/QR teilen, Ergebnisse auswerten und zufriedene Kunden zu öffentlichen Bewertungen (Google/Trustpilot) einladen.

Shop

Hardware bestellen: NFC-Karten, Tags und Sticker — vorprogrammiert geliefert — mit Mengenrabatt, eigenem Karten-Design und sicherer Zahlung über Stripe. Den Bestellstatus verfolgst du unter „Bestellungen".

Terminals

Fest installierte Stempel-Terminals verwalten: Status (online/offline), Objekt-Zuordnung und Crash-Reports im Blick — die Geräte melden sich nach der Provisionierung automatisch.

Betreiber-Konsole

Die Plattform-Administration von ShiftScan: Mandanten verwalten und offboarden, den Stripe-Katalog und die Pläne pflegen, das Partner-/Empfehlungsprogramm steuern und eingehendes Feedback sichten. Nur für Plattform-Betreiber.

Favoriten

Deine persönliche Lesezeichen-Sammlung: häufig genutzte Seiten mit dem ⭐ markieren, hier gebündelt wiederfinden, umbenennen und sortieren — schneller Zugriff ohne langes Suchen im Menü.

Meine Schichten

Alle deine geplanten Schichten auf einen Blick — plus tauschen, offene Schichten übernehmen, Verfügbarkeit melden und Kalender abonnieren.

Meine Zeiten

Deine erfassten Arbeitszeiten ansehen, monatlich bestätigen, Stunden nachtragen und Fehler korrigieren.

Mein Urlaub

Urlaub und andere Abwesenheiten beantragen, deinen Resturlaub im Blick behalten und genehmigte Anträge stornieren.

Mängel melden

Melde Mängel, Defekte oder andere Vorkommnisse mit Foto — und verfolge den Status deiner Meldungen.

Meine Objekte

Deine Einsatzorte mit Adresse, Kontakt und Zugang — direkt einstempeln, Aufgaben und Dokumente ansehen und Mängel melden.

Meine Geräte

Geräte ausleihen und zurückgeben, deine ausgeliehenen Geräte im Blick behalten und Defekte melden.

Meine Projekte

Die Projekte, denen du zugeteilt bist, und deine Aufgaben darin — Status mit einem Tipp setzen.

Offene Stellen

Interne Stellenausschreibungen ansehen, dich selbst bewerben oder jemanden aus deinem Umfeld empfehlen.

Mein Konto

Deine persönlichen Daten, deine Stempel-PIN, Anmeldedaten (E-Mail/Passwort), Zwei-Faktor-Schutz und die App-Sprache — alles an einem Ort.

Mein Dashboard

Deine Startseite als Mitarbeiter: ein- und ausstempeln, deine Schichten von heute und schnelle Wege zu Objekten, Belegen und Dokumenten.

Meine Benachrichtigungen

Lege fest, worüber und über welche Kanäle DU persönlich benachrichtigt wirst — z. B. wenn dein Urlaub genehmigt wurde oder eine Schicht ansteht. Diese Einstellung gilt nur für dein eigenes Konto.

Kunden

Auftraggeber/Kunden anlegen und verwalten — mit Kontakt, Rechnungsdaten, verknüpften Objekten und Projekten, Auftraggeber-Portal und Zufriedenheitsumfrage.

Qualifikationen

Qualifikationen und Nachweise je Mitarbeiter zentral im Blick — mit Gültigkeit, automatischer Ablauf-Warnung und Pflicht-Qualifikationen je Objekt.

QR-Codes

Alle QR-Codes deines Betriebs an einem Ort — für Objekte, Fahrzeuge, Geräte und Rundgang-Checkpoints — plus frei zuweisbare Blanko-Codes, alle als A4-Aushänge im Firmen-Branding druckbar.

Historie

Die lückenlose Chronik deines Betriebs — wer hat wann ein Gerät ausgeliehen, eine Fahrt gemacht oder ein Ticket bearbeitet. Filterbar, durchsuchbar und exportierbar.

Schwarzes Brett

Das digitale Schwarze Brett: wichtige Mitteilungen an alle Mitarbeiter veröffentlichen — mit Priorität, Gültigkeit und optionaler Lesebestätigung samt Quote.

NFC-Tags

NFC-Tags einem Objekt, Fahrzeug, Gerät, Schlüssel oder Rundgang-Checkpoint zuweisen — per Scan (Claim-on-first-scan), direkt auf der Seite „QR-Codes". Jeder Tag bekommt einen Fallback-QR zum Drucken.

Zeitkonto

Das Überstunden-Konto je Mitarbeiter: laufender Saldo aus (Ist − Soll), manuelle Buchungen (Auszahlung, Korrektur, Startsaldo) und optionale Kappungsgrenzen.

Abo & Abrechnung

Dein ShiftScan-Abonnement verwalten: aktuellen Plan und Status sehen, Plan wechseln oder buchen, Zahlungen über Stripe verwalten und ShiftScan weiterempfehlen.

QR-Code scannen

Schnell ein- und ausstempeln, indem du den QR-Code am Einsatzort scannst — ohne aus einer Liste zu wählen. Oder ganz ohne Scanner per NFC durch Antippen.

Profil & Firma

Hier hinterlegst du Firmenname, Anschrift, Register- und Bankdaten sowie den Standard-Steuersatz. Diese Angaben sind die zentrale Quelle für Rechnungen, öffentliche Portale und den Pflicht-Footer deiner White-Label-E-Mails — einmal pflegen, überall gültig.

Branchen-Profil

Wähle die Branchen deines Betriebs aus — die Oberfläche blendet dann nur die passenden Module und Begriffe ein. Hier steuerst du zusätzlich das Winterdienst-Zeitfenster und ob bei Nachweisen Fotos und Unterschrift Pflicht sind.

Bezeichnungen

Benenne den zentralen Begriff „Objekt" so um, wie er in deiner Branche heißt — z. B. „Baustelle", „Wache", „Revier" oder „Filiale". ShiftScan ersetzt das Wort dann überall in der App.

Vorgaben & Defaults

Lege einmal fest, mit welchen Voreinstellungen neue Mitarbeiter angelegt werden und welche Standardwerte die Erfassungs-Masken (Geräte, Tickets, Belege, Schlüssel) vorausfüllen. Das spart bei jeder Neuanlage und jeder Erfassung Klicks.

Arbeitsregeln

Lege die automatischen Zeit-Regeln deines Betriebs fest: Auto-Ausstempeln, Pausenabzug, Rundung, Nachtzuschlag-Fenster, Einspruchsfrist und Schicht-Benachrichtigungen. Diese Regeln greifen automatisch bei jeder Zeiterfassung.

Urlaub

Lege die betriebsweiten Urlaubsregeln fest: ob Urlaub nur mit Vertretung erlaubt ist, wann Resturlaub verfällt, und wie Mitarbeiter rechtzeitig an offenen Resturlaub erinnert werden.

Benachrichtigungen

Lege fest, bei welchen besonderen Ereignissen Admins und HR informiert werden — automatisches Ausstempeln, Verspätungen und neue Bewerbungen. (Schicht-Erinnerungen an die Mitarbeiter selbst stellst du in den Arbeitsregeln ein.)

Darstellung

Wähle, ob ShiftScan in einem hellen oder dunklen Design erscheint — oder ob es sich automatisch nach der Einstellung deines Geräts richtet. Die Auswahl gilt für dein Konto auf allen Geräten.

Branding & Design

Gestalte ShiftScan in deiner Marke: Farben, Logo, Favicon und App-Icon. Du kannst Farben und Logo automatisch von deiner Website importieren, fertige Vorlagen nutzen oder alles einzeln einstellen. (Eigenes Branding ist ab dem Professional-Plan verfügbar.)

White Label

White Label ist der zentrale Einstieg, um ShiftScan unter eurer eigenen Marke auftreten zu lassen: Branding, Briefpapier, Impressum, eigene Begriffe und – mit Business – eine eigene Domain. Von hier springst du in die jeweilige Detailseite.

Eigene Domain

Betreibe ShiftScan unter deiner eigenen Web-Adresse (z. B. zeit.deinefirma.de) statt unter der ShiftScan-Standardadresse. Eigene Domains sind Teil des Business-Plans und werden per DNS (CNAME + TXT) verifiziert.

Dokumente & Briefpapier

Bestimme das Aussehen aller PDF-Dokumente (Rechnungen, Leistungsnachweise, Zeitberichte …): entweder der mitgelieferte Standard-Vordruck oder – mit Business – euer eigenes Briefpapier als Seitenhintergrund. Über die Ränder steuerst du, wo der Inhalt sitzt.

Datenschutz & Aufbewahrung

Hier siehst du, wie lange ShiftScan welche Datenarten aufbewahrt und wie Daten nach einem Vertragsende gelöscht werden. Diese Fristen werden vom Betreiber zentral verwaltet und sind für dich nur zur Information sichtbar.

Steuerberater-Zugang

Lade deine:n Steuerberater:in als externen, nur-lesenden Account ein — mit Zugriff genau auf den Bereich, den du festlegst (Lohn oder Buchhaltung). Optional darf er Lohnzettel hochladen und verteilen.

Recruiting & Karriere (Einstellungen)

Richte deine öffentliche Karriereseite ein: Portal-Adresse, Begrüßungstext, Bewerber-Mails, Tracking-Kanäle und die automatische Google-for-Jobs-Indexierung. Die eingehenden Bewerbungen bearbeitest du danach im Recruiting-Board.

Buchhaltung

Verbinde ShiftScan mit deinem Buchhaltungsprogramm (Lexware Office, sevDesk oder FastBill), um Ausgangsrechnungen per Klick zu übertragen — als Entwurf oder als Buchung. Die Zugangsdaten (API-Token) werden verschlüsselt gespeichert.

API-Zugang

Erzeuge API-Schlüssel, um deine ShiftScan-Daten direkt über die REST-API zu lesen und (mit Schreibzugriff) zu bearbeiten — z. B. für eigene Auswertungen oder die Anbindung anderer Systeme. Der API-Zugang ist Teil des Business-Plans.

Daten-Export / Backup

Lade alle Daten deines Kontos als ZIP-Archiv herunter — für eine DSGVO-Auskunft, ein eigenes Backup oder einen Umzug. Ein neues Komplett-Archiv lässt sich einmal pro Woche erzeugen; die Seite ist nur dem Inhaber vorbehalten.

Lohn & Export

Hinterlege die Stammnummern und Zuordnungen für deinen Lohn- und Buchhaltungs-Export (DATEV, STotax, Addison oder Lexware): Berater-/Mandantennummern, Lohnart-Zuordnung, Buchungsstapel-Konten, Abrechnungsstichtag und den Lohnnebenkosten-Aufschlag. Der eigentliche Export läuft unter „Lohn".

Einrichtung

Die Einrichtungs-Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die wichtigsten Grundeinstellungen, damit dein Betrieb in ShiftScan einsatzbereit ist — von den Firmendaten bis zum ersten QR-Code zum Stempeln. Die Liste hakt erledigte Schritte automatisch ab.

Feedback an ShiftScan

Melde dem ShiftScan-Team direkt einen Fehler, ein Problem oder einen Verbesserungswunsch — mit Kategorie, Betreff, Beschreibung und optional einem Screenshot. Jede Meldung wird zu einem Vorgang mit eigener Nummer, den du hier verfolgst: du siehst den Stand, kannst zurückschreiben und bekommst am Ende eine Antwort.