Die Rechtslage: EuGH 2019 und BAG 2022
Ausgangspunkt ist das sogenannte „Stechuhr-Urteil" des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (Rechtssache C-55/18). Danach müssen die EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.
Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) klargestellt: Arbeitgeber in Deutschland sind bereits nach geltendem Recht verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht der EuGH-Entscheidung. Die Pflicht gilt damit unabhängig von einer noch ausstehenden Änderung des Arbeitszeitgesetzes.
Was muss erfasst werden?
Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten — einschließlich der geleisteten Überstunden. § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz verlangt darüber hinaus die gesonderte Aufzeichnung der Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht. In bestimmten Branchen (u. a. Bau, Gebäudereinigung, Sicherheitsgewerbe) gilt zusätzlich die verschärfte Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz.
Muss die Erfassung elektronisch sein?
Das Bundesarbeitsgericht hat keine bestimmte Form vorgeschrieben. Die Aufzeichnung ist derzeit auch handschriftlich oder in einer Tabelle zulässig, und die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Ein Gesetzentwurf zur Konkretisierung sieht grundsätzlich eine elektronische Erfassung vor — mit Übergangsfristen und Erleichterungen für kleine Betriebe —, ist aber noch nicht in Kraft. Sicher ist: Die grundsätzliche Erfassungspflicht besteht laut Bundesarbeitsgericht schon jetzt.
Warum eine digitale Zeiterfassung sinnvoll ist
Papierzettel und Excel-Tabellen erfüllen die Pflicht zwar formal, sind aber fehleranfällig, nachträglich änderbar und bei einer Prüfung schwer als lückenlos nachzuweisen. Eine digitale, manipulationssichere Zeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Dauer automatisch und revisionssicher — und nimmt die manuelle Nacharbeit ab.