GPS-Zeiterfassung, die einen Nachweis liefert und kein Bewegungsprofil.
Der Auftraggeber will wissen, ob wirklich jemand am Objekt war. Die Mitarbeiter (und der Betriebsrat) wollen keine Software, die den ganzen Tag mitläuft. Dauerhafte Ortung löst das nicht: Sie sammelt acht Stunden lang Daten, um eine Frage zu beantworten, die zwei Zeitpunkte betrifft.
Der Standort wird beim Stempeln einmal abgefragt und mit dem Objekt verglichen: ein Punkt, kein Verlauf. Ob überhaupt gefragt wird, entscheidet der Betrieb je Objekt.
Das bringt es dir.
Ein Punkt, kein Verlauf
Gemessen wird beim Kommen und beim Gehen, dazwischen nichts. Ein Bewegungsprofil kann gar nicht entstehen, weil zwischen den beiden Zeitpunkten nichts aufgezeichnet wird. Auf die häufigste Frage im Einführungsgespräch gibt es damit eine kurze Antwort.
Ein Radius statt einer Vertrauensfrage
Je Objekt lässt sich hinterlegen, wie weit der Stempel entfernt sein darf. Wer aus dem Auto zwei Straßen weiter stempelt, fällt auf, ohne dass jemand Protokolle durchsehen muss.
Abschaltbar, wo es nicht hingehört
Die Standortabfrage ist keine Alles-oder-nichts-Entscheidung: Sie hängt am einzelnen Objekt und lässt sich dort abschalten, auch wenn sie sonst überall an ist. Ist sie aus, fragt die Anwendung gar nicht erst, es erscheint kein Standort-Dialog.
Vorgetäuschte Standorte fallen auf
Ein Standort aus einer Mock-Location-App sieht anders aus als eine echte Messung. Auffälligkeiten sammelt die Anomalie-Übersicht, zusammen mit fehlenden Geht-Stempeln und nachträglich geänderten Zeiten.
So funktioniert's, in 3 Schritten.
Radius je Objekt setzen
Einmal hinterlegen, wie weit der Stempel entfernt sein darf, oder die Abfrage für dieses Objekt ganz abschalten.
Team stempelt wie gewohnt
Beim Kommen und Gehen fragt das Gerät einmal nach dem Standort. Wer die Freigabe verweigert, stempelt trotzdem, dann mit Begründung.
Auffälligkeiten ansehen
Die Anomalie-Übersicht zeigt, wo etwas nicht zusammenpasst. Alles andere bleibt unkommentiert liegen.
Technischer Hintergrund: warum ein signierter NFC-Tag den Standort ersetzt
Die Standortabfrage hängt nicht am Betrieb, sondern am Weg. Ein kryptografisch signierter NFC-Tag belegt den Ort bereits selbst: Er lässt sich nicht kopieren und klebt physisch am Objekt. Eine zusätzliche Ortung bringt keinen weiteren Beweis. Ein QR-Aushang oder das Stempeln in der Anwendung belegen den Ort nicht, dort ist sie sinnvoll. Deshalb wird sie je Methode getrennt aufgelöst, mit der Einstellung am Objekt vor der Voreinstellung des Betriebs und „an" als Rückfallwert. Wer mit signierten Tags arbeitet, kann GPS also weglassen, ohne den Nachweis zu verlieren.
Technischer Hintergrund: was gespeichert wird und was nicht
Am Zeiteintrag hängt ein Koordinatenpaar, sonst nichts: keine Strecke, kein Zwischenstand, keine Messung im Hintergrund. Abgefragt wird über die Standortfreigabe des Geräts, also nur mit Zustimmung; wird sie verweigert, bleibt der Stempel möglich und verlangt stattdessen eine Begründung. Eine Zeiterfassung darf nicht an einer Berechtigung scheitern, sonst entsteht genau die Lücke, die sie schließen soll. Für den Alleinarbeiterschutz gilt eine eigene, strengere Regel: Dort wird der Standort ausschließlich im Alarm- oder Hilfefall gespeichert.
Warum GPS allein nicht belegt, dass jemand vor Ort war
Eine GPS-Koordinate sagt aus, wo ein Gerät zu sein behauptet. Sie sagt nicht, dass eine Person dort war. Auf Android lässt sich ein Standort ohne Root über die Entwickleroptionen simulieren, und es gibt fertige Apps dafür. Wer eine Anwesenheit belegen muss, weil ein Auftraggeber sie bezahlt, hat mit einer reinen GPS-Buchung deshalb ein schwaches Beweismittel in der Hand.
Der belastbare Nachweis entsteht dort, wo etwas Physisches am Ort selbst beteiligt ist. Ein NFC-Tag oder ein QR-Code klebt an der Wand des Objekts. Wer ihn scannt, muss davorstehen. Der Scan liefert nicht nur eine Koordinate, sondern die Kennung genau dieses Punktes, und diese Kennung lässt sich nicht vom Sofa aus erzeugen.
In der Praxis arbeiten beide zusammen: Der Scan sagt, an welchem Punkt gestempelt wurde, und der zusätzlich erfasste Standort sagt, ob das Gerät dabei plausibel in der Nähe war. Weichen die beiden voneinander ab, ist das eine Auffälligkeit, die man sich ansehen kann. Diese Kombination trägt weiter als jedes der beiden Verfahren für sich.
Was der Datenschutz dabei verlangt
Eine dauerhafte Standortverfolgung von Beschäftigten ist nach deutschem Recht regelmäßig unzulässig. § 26 Abs. 1 BDSG erlaubt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten nur, soweit sie für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist, und Erforderlichkeit heißt: das mildeste Mittel, das den Zweck noch erreicht. Für den Zweck „belegen, dass jemand am vereinbarten Ort gearbeitet hat" ist eine laufende Ortung nicht erforderlich, ein Punkt beim Kommen und Gehen dagegen schon.
Daraus folgt eine klare Bauvorgabe: Der Standort wird beim Stempeln erhoben, nicht dazwischen. Es gibt keinen Hintergrunddienst, der mitläuft, während der Mitarbeiter eingestempelt ist, und keine Bewegungsspur zwischen zwei Objekten. Was nicht erhoben wird, muss auch nicht begründet, gelöscht oder gegenüber dem Betriebsrat gerechtfertigt werden.
Dazu kommt die Mitbestimmung. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unterliegt die Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, der Mitbestimmung des Betriebsrats, und eine Zeiterfassung mit Standortbezug ist dafür ein Musterfall. Die Zustimmung des einzelnen Mitarbeiters ersetzt diese Beteiligung nicht, und eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis ist wegen des Abhängigkeitsverhältnisses ohnehin wackelig.
Ohne App auf dem privaten Handy
Der häufigste Widerstand gegen mobile Zeiterfassung kommt nicht vom Verfahren, sondern vom Gerät. Ein Mitarbeiter muss keine Firmen-App auf seinem privaten Smartphone installieren, und ein Betrieb kann ihn dazu auch nicht ohne Weiteres verpflichten. Damit fällt jede Lösung aus, die eine Installation voraussetzt.
Deshalb läuft der Stempelvorgang hier im Browser. Ein NFC-Aufkleber am Einsatzort öffnet beim Antippen eine Webseite, ein QR-Code tut dasselbe über die Kamera, und wer beides nicht nutzen kann oder will, gibt am Terminal eine PIN ein. In allen drei Fällen bleibt auf dem privaten Gerät nichts zurück, und ein Mitarbeiter ohne Smartphone ist nicht ausgeschlossen.
Im Produkt.
Verfügbar im Professional-Tarif
Jetzt 30 Tage kostenlos testen.
Voller Funktionsumfang, keine Kreditkarte, keine Installation, jederzeit kündbar.