Betreiber-Konsole

Wofür ist diese Seite?

Die Betreiber-Konsole ist die Plattform-Administration von ShiftScan: sie verwaltet alle Mandanten, nicht einen einzelnen Betrieb. Hier pflegst du den plattformweiten Stripe-Katalog und die Pläne, schließt Mandanten DSGVO-konform ab, erstellst im Reiter „Angebote“ individuelle Vertragsangebote für einzelne Mandanten, steuerst das Partner-/Empfehlungsprogramm (inkl. Auszahlung über Stripe Connect) und liest das eingegangene In-App-Feedback. Der Zugriff ist auf hinterlegte Plattform-Betreiber beschränkt, normale Konten sehen hier „403 Kein Zugriff“.

In 30 Sekunden

• •Stripe-Katalog: Produkte synchronisieren, Plan zuordnen (starter/professional/enterprise) und Sichtbarkeit schalten.
• •Mandanten: aktive auflisten, Karenz und Sperre sehen und bei Bedarf „Sperre aufheben“, DSGVO-konform „Abschließen“ (Offboarding).
• •Partnerprogramm: Partner mit Code/Provision anlegen, Stripe-Connect-Auszahlung einrichten.
• •Feedback: eingegangene Wünsche, Bugs und Hinweise der Mandanten lesen.
• •Angebote: Vertragsangebot mit eigenen Konditionen anlegen (auch als Entwurf oder aus einer Vorlage), per Mail mit Vertrags-PDF senden, nach der Annahme das Abo einrichten.

Schritt für Schritt: Plattform verwalten

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   Stripe-Katalog: Tippe „↻ Jetzt synchronisieren", um Produkte aus Stripe zu laden. Ordne jedem Produkt einen Plan zu und stelle die Sichtbarkeit ein, beides wirkt sofort auf Landingpage und Abrechnung.

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   Mandanten-Offboarding: Tippe bei einem aktiven Mandanten auf „Abschließen" und bestätige mit dem Sicherheitswort. Das löscht sofort Auth-Zugänge und API-Keys; Belege und Verträge bleiben gesetzeskonform aufbewahrt.

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   Partnerprogramm: Lege unter „Partner anlegen" einen Partner mit Code, Provision % und optionalem Stripe-Coupon an. Über „Connect einrichten" startest du das Stripe-Connect-Onboarding für die Auszahlung.

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   Zuordnungen & Feedback: Ordne geworbene Mandanten manuell einem Partner zu, schalte Werber am Empfehlungs-Limit frei und sichte das In-App-Feedback.

Feld für Feld erklärt

Stripe-Katalog

Die plattformweiten Produkte und Pläne aus Stripe; Plan-Zuordnung und Sichtbarkeit steuern Landingpage und Abrechnung.

Mandant abschließen (Offboarding)

Löscht Auth-Zugänge und API-Keys sofort; Belege werden nach AO/HGB-Fristen aufbewahrt, Kontaktdaten nach 36 Monaten minimiert.

Partner & Provision

Empfehlungs-Partner mit Code (?ref=), Provisionssatz und -dauer; Auszahlung über Stripe Connect (Express-Konto + KYC).

Stripe-Coupon

Wird beim Checkout eines geworbenen Mandanten automatisch angewandt (Rabatt für den Geworbenen).

Empfehlungs-Limit (Cap)

Werber am Limit: ausstehende Gutschriften sind pausiert; „Freischalten" hebt das Limit und zahlt nach.

Feedback

In-App-Feedback der Mandanten (Bug 🐞, Wunsch ✨, Hinweis ⚠️) inklusive optionalem Screenshot.

Karenz, Sperre und „Angebot gratis bis“ (Reiter Mandanten)

Unter dem Mandantennamen steht „Vertrag beendet, Karenz bis …“, solange nach einer Kündigung oder einem Rücktritt die Karenzwoche läuft, und in Rot der Sperrstand, etwa „gesperrt“. „Sperre aufheben“ fragt einen Grund fürs Audit-Log ab; die Verwaltung des Mandanten wird benachrichtigt, der Tarif bleibt, wie er ist. In der Spalte „Testphase“ steht nach einem eingerichteten Angebot „Angebot gratis bis …“ (oder „Angebot, ohne Gratisphase“); ein vorher gesetztes Testphasenende gilt dann nicht mehr.

Reiter „Angebote“: Vertragsangebote

Im Reiter „Angebote“ erstellst du ein Vertragsangebot mit eigenen Konditionen für einen einzelnen Mandanten: Festpreis, Preis je Mitarbeiter oder Kontingent, monatlich oder jährlich, mit fester Laufzeit und auf Wunsch mit kostenloser Testphase. Der Kunde bekommt einen persönlichen Link, prüft dort die Konditionen und nimmt verbindlich an. Der Sonderpreis erscheint nicht in der öffentlichen Tarifliste.

Oben steht die Liste: zuerst deine Entwürfe, darunter die angelegten Angebote. Jedes Angebot trägt seinen Stand: „wartet auf Zustimmung“, „angenommen“, „Abo läuft“, „abgelaufen“, „zurückgezogen“ oder „beendet“. Die Zahl am Reiter zählt die angenommenen Angebote, die noch auf die Einrichtung warten. Meldungen zu Anlegen, Senden und Einrichten erscheinen oben auf der Seite.

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   Tippe unter der Liste auf „Neues Angebot anlegen“, das Formular klappt auf. Gibt es schon eine passende Vorlage, wähle sie im Block „Vorlagen“ oben im Formular unter „Vorlage wählen“ aus und tippe auf „Laden“. Mandant und Empfänger-Adresse bleiben dabei so, wie sie gerade eingetragen sind.

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   Fülle das Formular aus: „Mandant“, „Titel“, „Tarif“, Abrechnungsmodell und Preis, „Feste Laufzeit (Monate)“, auf Wunsch eine Testphase, „Zahlweise“ und die „E-Mail des Empfängers“. Was die einzelnen Felder bewirken, steht im nächsten Abschnitt.

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   Noch nicht fertig? Tippe auf „Als Entwurf speichern“. Dafür reicht der Titel. Der Entwurf behält alle Eingaben, legt aber noch keinen Preis in Stripe und keinen Kundenlink an. Er steht oben in der Liste mit dem Etikett „Entwurf“: „Öffnen“ lädt ihn zurück ins Formular, „Löschen“ entfernt ihn nach einer Rückfrage. Speicherst du einen geöffneten Entwurf erneut, wird er überschrieben. „Leeres Formular“ startet neu.

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   Wenn alles stimmt, tippe auf „Angebot anlegen“. Jetzt entstehen der Preis in Stripe und der Kundenlink (Adresse /angebot/ mit einem langen Zufallscode). Das Angebot steht mit „wartet auf Zustimmung“ in der Liste. War ein Entwurf geöffnet, verschwindet er dabei aus der Liste.

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   Tippe beim Angebot auf „Senden“. Die Mail geht sofort an die Empfänger-Adresse, mit dem Knopf „Angebot ansehen“ und dem Vertrag als PDF im Anhang: „Vertragsangebot-Mandantenname-Datum.pdf“ mit dem Vermerk „Angebot, noch nicht angenommen“. Das PDF hat 1 bis 2 Seiten, zeigt dieselben Konditionen wie die Angebotsseite und verweist auf AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Datum ihrer Fassung. In der Liste steht danach „✉ verschickt“ mit Datum, der Knopf heißt dann „Erneut senden“. Den Link kannst du auch selbst weitergeben: „⧉“ neben dem Kundenlink kopiert die Adresse.

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   Der Kunde öffnet den Link, prüft die Konditionen, trägt den „Name der zeichnenden Person“ ein, bestätigt mit dem Häkchen und tippt auf „Annehmen und Zahlungsdaten hinterlegen“ (bei Karte oder SEPA-Lastschrift) oder „Angebot verbindlich annehmen“ (bei Rechnung). Bei Karte oder SEPA-Lastschrift geht es weiter in die Zahlungsmaske von Stripe; angenommen ist das Angebot erst, wenn dort ein Zahlungsmittel hinterlegt ist. Bricht der Kunde ab, bleibt das Angebot offen. Festgehalten werden Zeitpunkt, Name, AGB-Fassung und ein Beweis-Hash über die Konditionen.

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   Nach der Annahme bekommt der Empfänger eine Bestätigung mit dem Vertrag als PDF: „Vertrag-Mandantenname-Datum.pdf“ mit Annahmevermerk (Name, Zeitpunkt, AGB-Fassung, Beweis-Hash). An die Betreiber-Adresse geht die Mail „Angebot angenommen“. In der Liste stehen jetzt „angenommen“, Name und Zeitpunkt, nach dem Versand der Bestätigung auch deren Datum.

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   Einrichten: Bei Karte oder SEPA-Lastschrift richtet sich das Abo nach der Annahme selbst ein, der Stand wechselt auf „Abo läuft“. Bei „Rechnung mit Zahlungsziel“, oder wenn die automatische Einrichtung gescheitert ist, tippst du beim Angebot „EINRICHTEN“ in das Feld und dann auf „Abo einrichten“. Das legt in Stripe ein zahlungspflichtiges Abo an, das Testphase, feste Laufzeit und Preis danach nacheinander abbildet.

Angebote: Feld für Feld

Mandant

Der Mandant, für den das Angebot gilt. Er muss schon angelegt sein, der Kunde hat sich also registriert und seine Adresse bestätigt. In der Entwurfsliste steht „noch kein Mandant“, solange keiner gewählt ist.

Titel (steht als Überschrift im Angebot)

Überschrift auf der Angebotsseite und im PDF, Betreff der Mail („Ihr Angebot: …“) und Name des Entwurfs in der Liste. Mindestens 3 Zeichen.

Tarif

„professional“, „enterprise (Business)“ oder „starter“. Mit der Annahme gilt dieser Tarif sofort. Steht der Mandant heute auf einem höheren Tarif, warnt das Formular: Funktionen des höheren Tarifs fallen dann weg.

Abrechnungsmodell und Abrechnungsintervall

„Festpreis (unabhängig von der Mitarbeiterzahl)“, „Preis je Mitarbeiter“ oder „Kontingent (Pauschale bis N, dann je weiterem)“, dazu „monatlich“ oder „jährlich“. Beim Kontingent kommen „Pauschale gilt bis … Mitarbeiter“ und „Jeder weitere Mitarbeiter (netto €)“ dazu. Alle Beträge sind netto in Euro.

Nach der festen Laufzeit

„Preis läuft unverändert weiter“, „eigener Folgepreis (gleiches Modell)“ mit dem Betrag unter „Preis danach (netto €)“ oder „Standardtarif aus dem Katalog“. Für den Standardtarif muss der Stripe-Katalog synchronisiert sein; zur Wahl stehen nur aktive, sichtbare Preise mit demselben Tarif und Intervall wie das Angebot.

Kostenlos bis einschließlich (Datum) / oder Gratismonate ab Einrichtung

Die Testphase, entweder bis zu einem festen Datum oder als Anzahl Gratismonate (0 bis 12), nie beides: Sobald ein Datum eingetragen ist, ist das Monatsfeld gesperrt. Mit Datum verschiebt der Tag der Annahme das Ende nicht, Gratismonate zählen ab der Einrichtung. Ein Datum in der Vergangenheit lehnt „Angebot anlegen“ ab.

Rücktrittsrecht bis zum Ende der Testphase

Nur mit Testphase wählbar und dann schon angehakt. Steht als eigene Zeile im Angebot. Ist es zugesagt, erscheint nach der Annahme „Angebot beenden (Rücktritt)“: Nach Eingabe von „BEENDEN“ wird das Abo in Stripe storniert, es entsteht keine Rechnung. Das geht nur, solange die Testphase läuft.

Feste Laufzeit (Monate)

Die Bindung in Monaten (1 bis 60, vorbelegt 12). Sie beginnt nach der Testphase.

Enthaltene Mitarbeiter (optional) / Enthaltene Objekte (optional)

Stehen als Zeilen „Enthaltene Mitarbeiter“ bzw. „Enthaltene Objekte“ („bis …“) in den Konditionen. Leer gelassen, fällt die Zeile weg.

Zahlweise und Zahlungsziel (Tage)

Standard ist „Karte oder SEPA-Lastschrift (Annahme nur mit Zahlungsdaten)“: Der Kunde hinterlegt beim Annehmen ein Zahlungsmittel, danach richtet sich das Abo selbst ein. „Rechnung mit Zahlungsziel (Ausnahme, Abo von Hand)“: Die Annahme löst noch keine Zahlung aus, du richtest das Abo danach selbst ein. Das „Zahlungsziel (Tage)“ steht nur bei Rechnung im Angebot.

E-Mail des Empfängers (für „Senden“)

An diese Adresse gehen das Angebot und nach der Annahme die Bestätigung. Das ist oft die Geschäftsführung und nicht die Anmeldeadresse des Mandanten. Ohne Adresse gibt es keinen Knopf „Senden“ und keine Bestätigungsmail.

Im Preis enthalten: eine Zusage je Zeile

Jede Zeile wird ein eigener Punkt unter „Im Preis enthalten“ auf der Angebotsseite und im PDF. Leere Zeilen fallen weg.

Hinweis an den Kunden (optional, steht im Angebot) / Interne Notiz (sieht der Kunde nicht)

Der Hinweis steht als eigener Kasten im Angebot und im PDF. Die interne Notiz siehst nur du, in der Liste als „Notiz: …“.

Angebot gültig bis (optional)

Steht im Angebot und in der Mail. Nach diesem Tag zeigt die Liste „abgelaufen“, und der Link zeigt „Dieses Angebot ist nicht mehr gültig“ statt der Konditionen.

Vorlagen

Block oben im Formular. „Als Vorlage speichern“ sichert die aktuellen Eingaben unter einem „Name der Vorlage“, ohne Mandant und ohne Empfänger-Adresse. „Laden“ füllt das Formular damit, „Umbenennen“ und „Löschen“ pflegen die Liste. Jeder Name darf nur einmal vorkommen. Eine Vorlage bringt auch Titel und Datumsangaben mit: Prüfe nach dem Laden besonders „Kostenlos bis einschließlich (Datum)“ und „Angebot gültig bis“.

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Tipp

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