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Mitarbeiter

Mitarbeiter anlegen, Stammdaten, Soll-Stunden, Rollen, Qualifikationen und Zugang verwalten, als Liste und in der Personalakte.

Wofür ist diese Seite?

Hier verwaltest du dein Team: Du legst Mitarbeiter an (einzeln oder per Import), pflegst Stammdaten und Soll-Stunden, vergibst Rollen und öffnest je Person die vollständige Personalakte mit Zeiten, Abwesenheiten, Qualifikationen und Zugang.

Die Mitarbeiterliste mit Name, E-Mail und Rolle.

In 30 Sekunden

•Mit „+" legst du einen Mitarbeiter an, über „Importieren" mehrere aus CSV/Excel.
•Klicke eine Zeile an, um die Personalakte zu öffnen.
•Über „Spalten" blendest du weitere Stammdaten ein (Adresse, Stunden, Stundensatz …) und exportierst sie.
•Ausgeschiedene Mitarbeiter findest du über den Knopf „Ausgeschiedene".

Schritt für Schritt

1
Tippe oben auf „+", gib Vorname und Nachname ein, optional E-Mail, wähle die Rolle und tippe auf „Anlegen".

Das Anlegen-Formular: Vorname, Nachname, E-Mail und Rolle, darunter der Hinweis, dass jeder aktive Mitarbeiter als Platz im Abo zählt.
2
Viele auf einmal? Tippe auf „Importieren", lade deine CSV/Excel hoch und ordne die Spalten per Drag&Drop zu (Vor- und Nachname sind Pflicht).
3
Klicke eine Zeile an, um die Personalakte zu öffnen. Über die Reiter pflegst du Stammdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Objekt-Zuweisung, Onboarding, Account, Einstellungen und Notizen.

Die Personalakte mit allen Reitern.
4
Im Reiter „Stammdaten" hinterlegst du auch Qualifikationen mit Ablaufdatum und Nachweis. Mit „Mitarbeiter aktiv" schaltest du den Zugang frei.
5
Soll ein Manager mehr dürfen, als die Rolle hergibt, öffne in der Personalakte den Reiter „Einstellungen". Unter „Rechte" stehen fünf Schalter: Personaldaten, Einkauf, Abo & Zahlung, Marke & Außenauftritt, Externe Zugänge. Häkchen setzen, speichern, mehr dazu unter „Rollen & Rechte".
6
Zugang zur App gibst du im Reiter „Account": Prüfe die E-Mail-Adresse im Feld und tippe auf „Zum Portal einladen". Der Mitarbeiter bekommt eine Mail von deiner Firma, legt über den Knopf „Zugang einrichten" sein Passwort fest und ist danach sofort angemeldet.

Feld für Feld erklärt

Rolle: Die Grundmenge an Berechtigungen: Inhaber (alles), Administrator (alles bis auf Unumkehrbares), Manager (Planung und Freigaben im Tagesgeschäft) oder Mitarbeiter (nur die eigene Ansicht). Die Rollen „Administrator" und „Inhaber" vergibt nur der Inhaber selbst, einzelne Zusatzrechte gibt es daneben ohne Rollenwechsel.
Personalnr. / Eintritt / Austritt: Stammdaten für Lohn und Personalakte. Eintritt und Austritt bestimmen, ab bzw. bis wann jemand zählt.
Soll-Stunden: Std/Tag, /Woche oder /Monat. Grundlage für Zeitkonto und Auswertungen. Standardwerte: Einstellungen → Mitarbeiter-Defaults (⚙).
Qualifikationen: In der Personalakte: Nachweise (z. B. §34a, Erste Hilfe) mit Ablaufdatum. Ablaufende werden rechtzeitig gemeldet.
Mitarbeiter aktiv: Schaltet den Zugang frei bzw. sperrt ihn. Inaktive/ausgeschiedene zählen nicht mehr in Planung und Auswertung.
Rechte (nur bei Managern): Fünf einzeln schaltbare Fähigkeiten im Reiter „Einstellungen": Personaldaten einsehen, Einkauf, Abo & Zahlung, Marke & Außenauftritt, Externe Zugänge. Der Block erscheint nur bei der Rolle „Manager", Inhaber und Administratoren haben all das ohnehin. Setzen dürfen die Schalter nur Inhaber und Administratoren, niemand kann sie sich selbst geben.
Einladung (Reiter „Account"): Zeigt, wie es um den Zugang steht. „Einladung offen, gültig bis …" heißt: die Mail ist raus, angenommen wurde sie noch nicht. Der Link gilt 7 Tage und lässt sich nur einmal verwenden; danach steht dort „Einladung abgelaufen am …". Mit „Einladung erneut senden" schickst du einen frischen Link, mit „Einladung zurückziehen" machst du den alten sofort ungültig, ohne einen neuen zu verschicken.

Tipp

💡

Standard-Berechtigungen und Soll-Stunden für neue Mitarbeiter musst du nicht jedes Mal setzen: Lege sie einmal unter Einstellungen → Mitarbeiter-Defaults (⚙ neben der Hilfe) fest, sie gelten dann automatisch bei jeder Neuanlage.

Stolperfalle

⚠️

Lösche ausgeschiedene Mitarbeiter nicht. setze sie über die Personalakte auf inaktiv bzw. trage ein Austrittsdatum ein. So bleiben ihre Zeiten und Nachweise für Lohn und Audit erhalten; sie verschwinden nur aus der aktiven Liste (→ „Ausgeschiedene").

Häufige Fragen

Wie bekommt ein Mitarbeiter Zugang zur App?

Er braucht eine E-Mail-Adresse. Öffne die Personalakte, Reiter „Account", und tippe auf „Zum Portal einladen". Er bekommt eine Mail von deiner Firma, legt über den Knopf „Zugang einrichten" sein Passwort fest und ist damit angemeldet. Sein Konto entsteht erst in diesem Moment, vorher ist die Einladung nur eine Einladung. Fürs Stempeln am Terminal genügt eine PIN, dafür braucht er gar keinen Zugang.

Wo sehe ich ehemalige Mitarbeiter?

Über den Knopf „Ausgeschiedene" oben. Dort stehen alle inaktiven oder ausgetretenen Mitarbeiter samt Daten.

Kann ich viele Mitarbeiter auf einmal anlegen?

Ja, über „Importieren" aus CSV/Excel. Die Spalten ordnest du per Drag&Drop zu; Vor- und Nachname sind Pflicht.

Warum kann ich niemanden zum Administrator machen?

Die Rollen „Administrator" und „Inhaber" vergibt ausschließlich der Inhaber des Kontos, als Administrator siehst du diese Auswahl gar nicht erst. Wenn eine Führungskraft nur eine bestimmte Sache zusätzlich können soll (bestellen, das Abo ändern, Lohndaten einsehen), ist der Weg ein einzelnes Recht statt einer höheren Rolle: siehe „Rollen & Rechte".

Die Einladung kam nie an, oder der Link ist abgelaufen.

Öffne die Personalakte, Reiter „Account". Dort steht, ob die Einladung noch offen ist und bis wann. Tippe auf „Einladung erneut senden", dann geht ein frischer Link mit sieben Tagen Frist raus; der alte wird dabei sofort ungültig. Kam gar nichts an, prüfe zuerst die Adresse im Feld darüber und den Spam-Ordner.

Ich habe mich bei der E-Mail-Adresse vertippt.

Solange die Einladung nicht angenommen wurde, korrigierst du die Adresse direkt im Feld über dem Knopf und schickst neu. Die Personalakte wird mitgezogen, du musst sie nicht getrennt ändern. Hat sich der Mitarbeiter dagegen schon einmal angemeldet, steht seine Anmelde-Adresse fest: dort bietet die Seite dann nur noch „Passwort zurücksetzen" an.