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Dienstplan

Schichten planen und besetzen: per Klick oder Drag&Drop, mit Vorlagen, Serien, Bedarfsanzeige und Veröffentlichung. Tausch- und Schichtanträge bearbeitest du unter „Anträge".

Wofür ist diese Seite?

Im Dienstplan teilst du deine Mitarbeiter auf Schichten ein. Du siehst je Tag, ob der Bedarf gedeckt ist (Ampel), ziehst Schichtvorlagen in die Plan-Zellen, kopierst ganze Wochen und veröffentlichst den fertigen Plan. Anträge der Mitarbeiter (Tausch, offene Schichten) bearbeitest du auf der Unterseite „Anträge".

Der Dienstplan: Mitarbeiter × Tage mit Bedarfs-Ampel.

In 30 Sekunden

•Oben wählst du Objekt (oder Projekt/Kunde) und die Woche/Monat-Ansicht.
•Ziehe eine Schichtvorlage (z. B. Tagschicht) in die Zelle eines Mitarbeiters, oder klicke die Zelle an.
•Die Ampel je Tag zeigt: grün = besetzt, gelb = teils, rot = offen.
•Mit „Veröffentlichen" machst du den Plan für die Mitarbeiter sichtbar.

Schritt für Schritt

1
Wähle oben über die Reiter „Objekte/Projekte/Kunden" und das Auswahlfeld den richtigen Plan. Mit den Pfeilen blätterst du durch die Wochen.
2
Ziehe eine Schichtvorlage aus der Leiste in die Zelle beim gewünschten Mitarbeiter und Tag. Alternativ klickst du die Zelle an und legst die Schicht manuell an.
3
Prüfe die Bedarfs-Ampel je Tag. Rot oder Gelb heißt: hier fehlt noch Besetzung. Mit „Vorwoche kopieren" übernimmst du eine bewährte Planung.
4
Bist du fertig, tippe auf „Veröffentlichen". Erst dann sehen die Mitarbeiter ihre Schichten, und jeder neu Eingeplante bekommt seinen Wochenplan per Mail und als Benachrichtigung. „PDF" erzeugt einen Aushang.
5
Wechsle über den Plan zur Unterseite „Anträge": Hier genehmigst du Schichttausch, beanspruchte offene Schichten und vorgeschlagene Zeitfenster, oder schaltest die automatische Annahme ein.

Anträge: Tausch, offene Schichten, Self-Service.

Feld für Feld erklärt

Objekte / Projekte / Kunden: Wähle, wonach du planst: nach Objekt (Standort), nach Projekt oder nach Kunde. Darunter das konkrete Auswahlfeld.
Bedarfs-Ampel (z. B. 2/2): Zeigt je Tag die besetzten gegenüber den benötigten Plätzen. Grün = voll, Gelb = teilweise, Rot = offen.
Schichtvorlagen: Vordefinierte Schichten (z. B. Tagschicht 06–18). Per Drag&Drop schnell eingeplant. Verwaltest du über „⚙ Vorlagen".
Veröffentlichen: Macht den Entwurfs-Plan für die Mitarbeiter sichtbar. Die Zahl zeigt, wie viele Schichten noch unveröffentlicht sind.
Anträge (Unterseite): Tauschanträge, beanspruchte offene Schichten und vorgeschlagene Zeitfenster der Mitarbeiter, hier genehmigst oder lehnst du ab. Optional: automatische Annahme.

Tipp

💡

Wiederkehrende Schichten musst du nicht jede Woche neu anlegen: Nutze Serien (über „⚙ Optionen/Vorlagen") oder „Vorwoche kopieren". Das spart bei der Planung am meisten Zeit.

Stolperfalle

⚠️

Ein Plan im Entwurf (gestrichelte Schichten) ist für die Mitarbeiter noch unsichtbar. Vergiss das Veröffentlichen nicht, sonst weiß niemand von seinen Schichten. Harte Konflikte (Doppelbuchung, Ruhezeit) musst du immer bestätigen. Und beachte: die Mail geht nur für neu veröffentlichte Schichten raus. Verschiebst du später eine bereits veröffentlichte Schicht, kommt keine zweite Mail; sag in dem Fall selbst Bescheid. In der App und im abonnierten Kalender steht die Änderung sofort richtig.

Häufige Fragen

Ein Mitarbeiter taucht nicht im Plan auf.

Standardmäßig siehst du nur dem Objekt zugewiesene Mitarbeiter. Über die Option „alle anzeigen" kannst du auch Einspringer direkt einplanen und bei Bedarf fest zuweisen.

Wie genehmige ich einen Schichttausch?

Auf der Unterseite „Anträge" unter „Tauschanträge". Alternativ aktivierst du „Schichttausch automatisch annehmen", harte Konflikte brauchen aber immer deine Bestätigung.

Was bedeutet die rote Bedarfs-Ampel?

An diesem Tag ist die Schicht noch nicht voll besetzt. Plane weitere Mitarbeiter ein oder veröffentliche die Lücke als „offene Schicht" zum Beanspruchen.

Was bekommt ein Mitarbeiter beim Veröffentlichen?

Eine Mail mit seinem Wochenplan: je Schicht eine Zeile mit Wochentag, Datum, Uhrzeit, Dauer und Einsatzort, dazu die Wochensumme und ein Knopf direkt zu „Meine Schichten". Angehängt ist der Plan als Kalenderdatei, die er mit einem Tipp in seinen Kalender übernehmen kann. Alles in seiner eingestellten Sprache. Push und SMS bekommen die Kurzfassung, dort ist für eine Tabelle kein Platz.

Wer bekommt diese Mail, und kann ich sie abstellen?

Nur wer in der veröffentlichten Woche tatsächlich neu eingeplant wurde. Wer in der Woche nichts hat, wird nicht angeschrieben. Welche Kanäle ein Mitarbeiter überhaupt bekommt (Mail, Push, SMS), steuert er selbst unter „Meine Benachrichtigungen", die Grundregeln setzt du unter Einstellungen → Benachrichtigungen.