Dienstplan

Wofür ist diese Seite?

Im Dienstplan teilst du deine Mitarbeiter auf Schichten ein. Du siehst je Tag, ob der Bedarf gedeckt ist (Ampel), ziehst Schichtvorlagen in die Plan-Zellen, kopierst ganze Wochen und veröffentlichst den fertigen Plan. Anträge der Mitarbeiter (Tausch, offene Schichten) bearbeitest du auf der Unterseite „Anträge".

Zwei Reiter: Planung und Dienstplan

Der Menüpunkt „Dienstplan" führt zuerst auf die Planungsübersicht. Das ist die Vogelperspektive über alle Objekte und Mitarbeiter. Der eigentliche Plan einer Einheit liegt daneben im Reiter „Dienstplan". Wer den gewohnten Wochenplan sucht und ihn nicht gleich sieht, ist meist nur im falschen Reiter.

• •Planung: alle Einsätze nebeneinander, wahlweise mit Mitarbeitern oder Objekten als Zeilen, in Tages-, Wochen- oder Monatssicht. Hier planst du grob und siehst, wer noch frei ist.
• •Dienstplan: der Plan einer einzelnen Einheit mit Bedarfs-Ampel, Vorlagen und Veröffentlichung. Hier arbeitest du im Detail.
• •Steht in einem leeren Plan „Noch nichts geplant", führt der Hinweis direkt in die Planung. Auch die Knöpfe vom Dashboard, aus dem Handlungsbedarf und aus den Anträgen landen dort, sofern sie sich nicht auf ein bestimmtes Objekt beziehen.

In 30 Sekunden

• •Oben wählst du Objekt (oder Projekt/Kunde) und die Woche/Monat-Ansicht.
• •Ziehe eine Schichtvorlage (z. B. Tagschicht) in die Zelle eines Mitarbeiters, oder klicke die Zelle an.
• •Die Ampel je Tag zeigt: grün = besetzt, gelb = teils, rot = offen.
• •Mit „Veröffentlichen" machst du den Plan für die Mitarbeiter sichtbar.

Schritt für Schritt

1. 1

   Wähle oben über die Reiter „Objekte/Projekte/Kunden" und das Auswahlfeld den richtigen Plan. Mit den Pfeilen blätterst du durch die Wochen.

2. 2

   Ziehe eine Schichtvorlage aus der Leiste in die Zelle beim gewünschten Mitarbeiter und Tag. Alternativ klickst du die Zelle an und legst die Schicht manuell an.

3. 3

   Prüfe die Bedarfs-Ampel je Tag. Rot oder Gelb heißt: hier fehlt noch Besetzung. Mit „Vorwoche kopieren" übernimmst du eine bewährte Planung.

4. 4

   Bist du fertig, tippe auf „Veröffentlichen". Erst dann sehen die Mitarbeiter ihre Schichten, und jeder neu Eingeplante bekommt seinen Wochenplan per Mail und als Benachrichtigung. „PDF" erzeugt einen Aushang.

5. 5

   Wechsle über den Plan zur Unterseite „Anträge": Hier genehmigst du Schichttausch, beanspruchte offene Schichten und vorgeschlagene Zeitfenster, oder schaltest die automatische Annahme ein.

   

Entwurf und Veröffentlichen

Jede neue Schicht ist zuerst ein Entwurf, ganz gleich, ob du sie einzeln anlegst, als Serie, mit „Vorwoche kopieren“ oder über eine Wochenvorlage. Entwürfe sind gestrichelt. Erst „Veröffentlichen“ macht daraus Schichten, mit denen deine Mitarbeiter planen können.

• •Mitarbeiter sehen einen Entwurf nirgends: nicht in „Meine Schichten“, nicht auf ihrem Dashboard, nicht unter „Meine Objekte“ und nicht im abonnierten Kalender.
• •Ein Entwurf löst nichts aus: keine Erinnerung am Vorabend, keine Meldung bei Verspätung oder Überziehung, kein Toleranzfenster und keine Kappung beim automatischen Ausstempeln. Tauschen lässt er sich auch nicht.
• •Hat die angezeigte Woche noch Entwürfe, steht über dem Plan eine gelbe Warnung mit ihrer Zahl. Der Knopf „Veröffentlichen“ zeigt dieselbe Zahl.
• •Beginnt eine Woche mit Entwürfen in zwei Tagen, bekommen Inhaber, Admins und Manager einmal je Woche eine Erinnerung (in der App, per Push und per E-Mail). Abschalten lässt sie sich unter Einstellungen → Benachrichtigungs-Regeln, Zeile „Dienstplan-Woche noch nicht veröffentlicht“.

Wochenvorlagen

Eine Wochenvorlage merkt sich die Schichten einer ganzen Woche: Wochentag, Zeiten, Mitarbeiter, Schichtvorlage und Notiz. So planst du eine typische Woche einmal und setzt sie in jede neue Woche ein.

1. 1

   Plane eine Woche so, wie sie normalerweise aussieht, und öffne in der Wochennavigation „Wochenvorlagen“.

   

2. 2

   Gib einen Namen ein, zum Beispiel „Normalwoche“, und wähle „Woche als Vorlage speichern“. Eine leere Woche lässt sich nicht speichern.

3. 3

   Blättere in die Woche, die du planen willst, wähle die Vorlage und „Auf diese Woche anwenden“. Nach einer Rückfrage entstehen die Schichten als Entwürfe.

4. 4

   Darunter steht, was nicht angelegt wurde, jeweils mit Grund: die Schicht gibt es schon, sie überschneidet sich mit einer anderen, der Mitarbeiter ist nicht mehr aktiv oder hat eine genehmigte Abwesenheit, oder Objekt, Projekt oder Kunde sind nicht mehr aktiv. Prüfe die Woche und veröffentliche sie.

Feld für Feld erklärt

Objekte / Projekte / Kunden

Wähle, wonach du planst: nach Objekt (Standort), nach Projekt oder nach Kunde. Darunter das konkrete Auswahlfeld.

Bedarfs-Ampel (z. B. 2/2)

Zeigt je Tag die besetzten gegenüber den benötigten Plätzen. Grün = voll, Gelb = teilweise, Rot = offen.

Schichtvorlagen

Vordefinierte Schichten (z. B. Tagschicht 06–18). Per Drag&Drop schnell eingeplant. Verwaltest du über „⚙ Vorlagen".

Veröffentlichen

Macht den Entwurfs-Plan für die Mitarbeiter sichtbar. Die Zahl zeigt, wie viele Schichten noch unveröffentlicht sind.

Anträge (Unterseite)

Tauschanträge, beanspruchte offene Schichten und vorgeschlagene Zeitfenster der Mitarbeiter, hier genehmigst oder lehnst du ab. Optional: automatische Annahme.

Wochenvorlagen

Speichert die angezeigte Woche unter einem Namen und legt sie in einer anderen Woche wieder an, immer als Entwurf. Umbenennen und Löschen gehen im selben Bereich.

Tipp

Stolperfalle

Häufige Fragen

Verwandtes