Rechnungen
Kundenrechnungen aus den erfassten Zeiten erstellen, freigeben und versenden — mit Leistungsnachweis-Bundle, Pauschalkatalog und Buchungsstapel-Export für DATEV, STotax und Addison.
Wofür ist diese Seite?
Hier erstellst und verwaltest du alle Kundenrechnungen. ShiftScan rechnet die erfassten Arbeitszeiten je Kunde und Zeitraum automatisch ab — du musst sie nur prüfen, freigeben und als PDF versenden. Pauschalen verwaltest du im Katalog, und für die Buchhaltung exportierst du einen Buchungsstapel (DATEV/STotax/Addison). Oben siehst du die Netto-Summe aller Belege.
In 30 Sekunden
- •„+ Individuelle Rechnung": rechnet die Zeiten eines Kunden für einen Zeitraum ab.
- •Status „Entwurf" → mit „✓ Freigeben" auf „Final"; Zahlung getrennt nachverfolgt.
- •„PDF" und „+ Nachweise" (Rechnung + Leistungsnachweise als ein Dokument).
- •„Export (EXTF)": Buchungsstapel für DATEV, STotax und Addison.
Schritt für Schritt: Rechnung erstellen & freigeben
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Wähle bei „Neue Rechnung für" den Kunden und das Leistungsdatum (Zeitraum) und tippe „+ Individuelle Rechnung". ShiftScan erzeugt die Rechnung aus den erfassten Zeiten — zunächst als „Entwurf".
Eine neue Rechnung aus den Zeiten eines Kunden erzeugen. - 2
Feste Preise (z. B. Pauschalen, Zuschläge) pflegst du einmal im „Pauschalkatalog" — beim Abrechnen übernimmst du sie mit einem Klick als Rechnungsposition.
Der Pauschal-/Leistungskatalog. - 3
Prüfe die Rechnung und tippe „✓ Freigeben" — der Status wechselt auf „Final". Den Zahlungsstatus (offen/bezahlt/teilweise) pflegst du separat.
- 4
Über „PDF" lädst du die Rechnung, über „+ Nachweise" Rechnung und Leistungsnachweise als ein Dokument. Versendete Rechnungen liegen GoBD-konform im Archiv (📦).
Feld für Feld erklärt
- Individuelle Rechnung
- Erzeugt eine Rechnung aus den erfassten Zeiten eines Kunden für den gewählten Zeitraum (Stunden × Satz).
- Pauschalkatalog
- Feste Angebote (Pauschale, Stundensatz, m² …) als Vorlage — beim Abrechnen als Position übernehmbar.
- Status (Entwurf/Final)
- Entwurf ist änderbar; mit „Freigeben" wird die Rechnung final (und erst dann exportierbar).
- Zahlung
- Getrennt nachverfolgt: offen, bezahlt, teilweise oder storniert.
- PDF / + Nachweise
- Die reine Rechnung oder Rechnung samt Leistungsnachweisen als ein PDF.
- Export (EXTF)
- Buchungsstapel im DATEV-EXTF-Format für DATEV, STotax und Addison/Agenda — nur finalisierte Rechnungen.
Tipp
Hinterlege wiederkehrende Festpreise einmal im Pauschalkatalog — dann gehen Pauschalrechnungen mit einem Klick, ohne jedes Mal Bezeichnung und Preis neu zu tippen. Die Berater-/Mandantennummer und Konten für den DATEV-Export stellst du unter Einstellungen → Lohn & Export ein.
Stolperfalle
Nur finalisierte (freigegebene) Rechnungen landen im Buchungsstapel-Export — Entwürfe werden ausgelassen. Gib Rechnungen also frei, bevor du exportierst. Und: Eine versendete Rechnung bleibt GoBD-konform im Archiv erhalten; korrigiere Fehler über eine neue Rechnung statt nachträglicher Änderung.
Häufige Fragen
Woher kommen die Stunden auf der Rechnung?
Aus den erfassten Arbeitszeiten am jeweiligen Kundenobjekt im gewählten Zeitraum — ShiftScan summiert sie automatisch.
Welche Buchhaltungs-Programme werden unterstützt?
Der Export ist DATEV-EXTF (ANSI) — importierbar in DATEV, STotax (Kanzlei-FiBu) und Addison/Agenda. Konten und Nummern stellst du unter Einstellungen → Lohn & Export ein.
Was bedeutet „+ Nachweise" beim PDF?
Damit erzeugst du ein einziges PDF aus Rechnung und den zugehörigen Leistungsnachweisen — praktisch für Auftraggeber, die Belege verlangen.