Lohnexport

Wofür ist diese Seite?

Hier bereitest du die Lohnabrechnung vor: ShiftScan bündelt die Monatsdaten jedes Mitarbeiters (Ist-/Soll-Stunden, Überstunden, Zuschläge, genehmigte Abwesenheiten) und exportiert sie im Format deines Lohnprogramms, DATEV, Lexware, STotax oder Addison. Die fertigen Lohnzettel deines Steuerberaters verteilst du anschließend mit einem Upload automatisch in die Personalakten.

In 30 Sekunden

• •Monat/Jahr und Format wählen → „Herunterladen" erzeugt die Lohn-Datei.
• •Formate: DATEV (CSV/XML), Lexware, STotax, Addison, CSV, Excel.
• •Stichtag 1. oder 15. (Periode vom 15. bis zum 14., tagesgenau) unter Einstellungen.
• •„Lohnzettel verteilen": Steuerberater-PDFs automatisch je Mitarbeiter zuordnen.

Schritt für Schritt: exportieren & verteilen

1. 1

   Wähle Monat und Jahr, dann das Format deines Lohnprogramms (z. B. DATEV oder STotax) und tippe „… herunterladen". Es fließen nur genehmigte Abwesenheiten ein.

   

2. 2

   Übergib die exportierte Datei deinem Steuerberater bzw. importiere sie in dein Lohnprogramm. Die Lohnarten stammen aus deinem Lohnart-Mapping (Einstellungen → Lohn & Export).

3. 3

   Kommen die fertigen Lohnzettel zurück, öffne „Lohnzettel verteilen": lade den STotax-Ordner, die Einzel-PDFs oder eine ZIP hoch (oder eine Sammel-PDF). ShiftScan ordnet jede Abrechnung per Personalnummer/Name dem Mitarbeiter zu. Den „Abrechnungsmonat" wählst du darüber, daraus entsteht der Titel in der Personalakte, etwa „Lohnabrechnung 09/2026".

   

4. 4

   Prüfe die Zuordnung (mehrdeutige oder unbekannte wählst du selbst) und tippe „… Lohnzettel verteilen". Jede Abrechnung landet in der Personalakte und der Mitarbeiter wird benachrichtigt. Liegt für diesen Mitarbeiter und Monat schon eine Abrechnung in der Akte, sagt die Zuordnung das in der Zeile; ersetzt wird sie nur, wenn du „trotzdem ersetzen" anklickst.

Feld für Feld erklärt

Format

DATEV (CSV/XML), Lexware, STotax (ANSI, #-getrennt), Addison (ASCII, ;-getrennt) oder generisch CSV/Excel.

Abrechnungsperiode

Kalendermonat oder, bei Stichtag 15., die echte Lohnperiode vom 15. bis zum 14. Die Soll-Stunden zählen in beiden Fällen tagesgenau wie im Zeitkonto: ohne Feiertage, erst ab dem Eintritt und nur bis zum Austritt.

Lohnart-Mapping

Welche Lohnart (z. B. Überstunden, Nachtzuschlag) in welche DATEV-Lohnart fließt, gepflegt unter Einstellungen → Lohn & Export.

Verteilen: Abrechnungsmonat

Monat und Jahr der Abrechnungen, die du gerade verteilst. Daraus entsteht der Titel in der Personalakte, und an ihm hängt der Schutz gegen doppeltes Verteilen und doppelte Briefe: je Mitarbeiter und Monat gibt es eine Abrechnung.

Verteilen: Einzeldateien / ZIP

Der native Steuerberater-Output (je Mitarbeiter eine PDF). Zuordnung über Personalnummer bzw. Name aus Datei- und Ordnernamen.

Verteilen: Sammel-PDF

Eine PDF mit allen Abrechnungen. ShiftScan teilt sie seitenweise per Personalnummer im Text auf.

Nur Abrechnungen

Filtert interne Belege (Lohnkonto, SV-Nachweis) aus, sodass nur echte Entgeltabrechnungen verteilt werden.

Lohnabrechnung per Post verschicken

Nicht jeder liest seine E-Mail, und nicht jeder hat ein Smartphone. Für diese Fälle stellst du den Zustellweg einer Person in der Personalakte auf „Brief per Post". ShiftScan setzt dann ein Deckblatt mit der Anschrift vor die Abrechnung und schickt das Dokument aus dem Lohnbüro unverändert dahinter, gedruckt und eingeliefert in Deutschland. Je Brief fallen 1,95 € netto an, abgerechnet über die Monatsrechnung. Der Postversand gehört ab Professional zum Tarif.

1. 1

   Personalakte öffnen, im Abschnitt „Anschrift und Lohnabrechnung" die vollständige Adresse eintragen und den Zustellweg auf „Brief per Post" stellen.

2. 2

   Die Anschrift muss bestätigt werden. Am besten tut das der Mitarbeiter selbst, im eigenen Konto, denn nur er weiß, ob die Adresse noch stimmt. Hat er keinen App-Zugang, bestätigst du sie in der Personalakte stellvertretend: wähle unter „Woher stammt die Anschrift?" die Quelle (etwa Arbeitsvertrag, Personalbogen oder Meldebescheinigung) und tippe auf „Für den Mitarbeiter bestätigen". Die Quelle wird mitgespeichert.

   

3. 3

   Danach gibst du die Anschrift frei. In der Personalakte zeigt „Vorschau" an der Abrechnung den fertigen Brief so, wie er gedruckt wird, mit Seitenzahl und Preis; die Vorschau kostet nichts und verschickt nichts. Mit „Per Post senden" geht er auf den Weg. Den Status siehst du direkt daneben: angelegt, übergeben, versandt.

   

4. 4

   Einfacher bei vielen Briefen: Beim Verteilen der Lohnzettel erscheint zusätzlich die Liste „Lohnabrechnung per Post" mit allen, die ihre Abrechnung per Brief bekommen. Zeilen mit unvollständiger, unbestätigter oder nicht freigegebener Anschrift sind gesperrt, und bei jeder steht, warum. Ab fünf Briefen tippst du zur Bestätigung SENDEN ein, dann beauftragst du alle ausgewählten auf einmal. Für einen Monat, der schon als Brief rausging, entsteht kein zweiter.

Warum zwei Freigaben

Tipp

Stolperfalle

Häufige Fragen

Verwandtes