Die gängigen Preismodelle
Am verbreitetsten ist die Abrechnung pro aktivem Mitarbeiter und Monat: Du zahlst nur für Personen, die im jeweiligen Monat wirklich stempeln. Daneben gibt es Paketpreise nach Teamgröße (ein Festpreis bis zu einer bestimmten Mitarbeiterzahl) und dauerhaft kostenlose Einsteigertarife für kleine Teams.
Für saisonale Betriebe ist die Abrechnung pro aktivem Nutzer besonders fair, weil ruhende Konten in einem Monat nichts kosten.
Was den Preis bestimmt
Den größten Einfluss haben die Nutzerzahl und der Funktionsumfang. Reine Zeiterfassung ist günstiger als eine Plattform, die zusätzlich Dienstplanung, Urlaubsverwaltung, revisionssichere Leistungsnachweise, Lohnexport und E-Rechnung abdeckt.
Optional kommt Hardware dazu: NFC-Tags oder QR-Aushänge am Objekt sind ein einmaliger Cent- bis Euro-Betrag pro Stelle. ShiftScan funktioniert auch komplett ohne Hardware, dann stempeln die Mitarbeiter direkt in der App.
Der Preis pro Mitarbeiter ist nicht, was Zeiterfassung kostet
Ein Angebot vergleicht sich in Minuten, ein Monatsabschluss dauert Tage. Der Aufwand, den ein Betrieb tatsächlich trägt, entsteht zwischen dem Ersten und dem Fünften des Folgemonats: Zettel einsammeln, unleserliche Stunden nachfragen, Fehltage abgleichen, Zahlen in die Lohnabrechnung übertragen. Er steht in keiner Preisliste, fällt aber jeden Monat neu an und wächst mit jedem Mitarbeiter und jeder Einsatzstelle mit.
Wo er entsteht, ist über die Branchen hinweg erstaunlich ähnlich. Eine Kolonne fährt gemeinsam raus und geht einzeln nach Hause. Ein Springer ist an drei Objekten am Tag und an keinem fest. Der Stundenzettel liegt im Fahrzeug, das Fahrzeug steht beim Kollegen, der Kollege hat Urlaub. Jede dieser Kleinigkeiten kostet einen Anruf, und jeder Anruf endet mit einer Zahl, die jemand aus dem Gedächtnis nennt.
Die nützlichere Frage lautet deshalb nicht „was kostet die Software", sondern: Wie viele Bürostunden bleiben am Monatsende übrig, und wie viele Rückfragen entfallen? Diese Rechnung fällt je nach Betrieb völlig unterschiedlich aus, aber sie ist die, die zählt.
Was es kostet, wenn nicht aufgezeichnet wird
In den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (darunter Bau, Gebäudereinigung, Gaststätten und Beherbergung, Spedition und Logistik, Fleischwirtschaft sowie das Wach- und Sicherheitsgewerbe) ist die Aufzeichnung keine Option. § 17 MiLoG verlangt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, aufgezeichnet spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung und zwei Jahre aufbewahrt; für geringfügig Beschäftigte gilt das branchenunabhängig. Die Frage lautet dort nie „ob", sondern nur „womit".
Der Bußgeldrahmen liegt bei bis zu 30.000 Euro für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht und bis zu 500.000 Euro, wenn der Mindestlohn nicht gezahlt wurde (§ 21 MiLoG). Ab einer Geldbuße von 2.500 Euro kommt eine Nebenfolge hinzu, die schwerer wiegt als der Betrag selbst: der Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge (§ 19 MiLoG). Wer für Kommunen, Kliniken oder Verkehrsbetriebe arbeitet, verliert damit nicht eine Summe, sondern einen Kundenkreis.
Der teuerste Posten steht in keinem Bußgeldkatalog. Kann die Sozialversicherungsprüfung wegen fehlender oder unvollständiger Aufzeichnungen die Beitragshöhe nicht feststellen, darf sie die Beiträge auf die Summe der gezahlten Arbeitsentgelte erheben, den sogenannten Summenbescheid (§ 28f Abs. 2 SGB IV). Geschätzt wird dann nicht zugunsten des Betriebs, und widerlegen lässt sich eine Schätzung nur mit genau den Unterlagen, die fehlen.
Dazu kommt der Druck von der Auftraggeberseite. Wer Aufträge an Nachunternehmer weitergibt, haftet für deren Mindestlohn wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat (§ 13 MiLoG in Verbindung mit § 14 AEntG). Genau deshalb verlangen Generalunternehmer und öffentliche Auftraggeber zunehmend belegte Anwesenheit statt einer Rechnung mit Stundensumme. Der Nachweis wird zur Voraussetzung für den Auftrag.
Wofür genau bezahlt wird
Die Hardware am Objekt ist der kleinste Posten. Ein NFC-Tag oder ein QR-Aushang an der Tür kostet einmalig einen Cent- bis Euro-Betrag pro Stelle und beantwortet die Anwesenheitsfrage ohne Vertrauensvorschuss: Gestempelt wird dort, wo der Tag klebt. Feste Terminals kosten deutlich mehr und lohnen vor allem, wo viele Personen am selben Punkt beginnen. Im Außendienst ist das selten der Fall.
Bezahlt wird vor allem für die Strecke zwischen Stempel und Lohnlauf. Ohne Empfang (Tiefgarage, Heizungskeller, Rohbau) wird die Buchung offline erfasst und später übertragen, festgehalten mit dem Zeitpunkt der Erfassung, nicht dem der Übertragung. Die Nachweise tragen eine fortlaufende Prüfsumme über alle Einträge: Ein nachträglich geänderter oder eingeschobener Eintrag bricht die Kette sichtbar, auch für den Betrieb selbst. Korrigiert wird über einen Folgeeintrag statt durch Überschreiben.
Am Monatsende geht der Datensatz dann in die Lohnabrechnung statt in eine Abtipp-Runde, bei ShiftScan als Export für DATEV, Lexware oder STotax. Wer Leistungen weiterberechnet, gibt dem Auftraggeber einen eigenen Lesezugang auf die Nachweise, statt sie per Mail hinterherzuschicken. Diese Strecke ist es, die ein Lizenzpreis abbildet; alles davor ist Ausstattung.
Versteckte Kosten vermeiden
Achte auf Einrichtungs- und Setup-Gebühren, Mindestvertragslaufzeiten, Kosten pro zusätzlichem Modul und Aufpreise für Support oder Datenexport. Transparente Anbieter rechnen monatlich kündbar ab und schließen Export und Basissupport ein.
ShiftScan ist monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit und ohne Einrichtungsgebühr; der Datenexport ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen. Eine Größe gehört offen dazu: Die bezahlten Tarife rechnen mit einer Mindestzahl an Plätzen ab: Professional ab sechs, Business ab zehn. Ein Betrieb mit drei Mitarbeitern zahlt im Professional-Tarif also den Preis für sechs. Das ist keine versteckte Gebühr, aber es ist der Punkt, an dem die Rechnung „4,90 € mal drei" nicht aufgeht.
Wovon wir abraten
Von der Entscheidung nach dem Listenpreis pro Platz. Er ist die am leichtesten vergleichbare Zahl und deshalb die, auf die alle schauen. Er sagt aber nichts darüber, ob am Monatsende noch jemand Zettel abtippt. Zwei Angebote mit demselben Preis pro Mitarbeiter können sich in genau diesem Punkt um Tage unterscheiden.
Von festen Terminals als Einstieg. Sie wirken solide und sind im Außendienst meist das teuerste Missverständnis: Ein Terminal steht an einem Ort, die Arbeit findet an vielen statt. Sinnvoll wird es dort, wo tatsächlich alle am selben Punkt anfangen, sonst genügt ein vorhandenes Smartphone samt Aushang an der Tür.
Und davon, mit einem kostenlosen Tarif zu planen, wenn eine Aufzeichnungspflicht besteht und der Betrieb wächst. Kostenlose Einsteigertarife sind ehrlich gemeint, aber auf kleine Teams zugeschnitten, bei ShiftScan auf bis zu fünf Mitarbeiter und ein Objekt. Branchenspezifische Nachweise wie Rundgang, Reinigungsnachweis, Wachbuch oder Streuprotokoll liegen im Business-Tarif, der Lohnexport beginnt bei Professional. Das gehört vor die Entscheidung gerechnet und nicht im dritten Monat entdeckt.