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Subunternehmer (Verbund)

Arbeite mit Partnerfirmen, die selbst ShiftScan nutzen: Du gibst einzelne Objekte frei, die Partnerfirma plant und stempelt in ihrem eigenen Konto, und ihre Nachweise und Stunden kommen zu dir zurück. Oder umgekehrt: Du arbeitest selbst als Subunternehmer für einen Auftraggeber.

Wofür ist diese Seite?

Unter „Subunternehmer“ verbindest du dein Unternehmen mit anderen Firmen, die ShiftScan nutzen. Jede Firma bleibt in ihrem eigenen Konto: mit eigenen Mitarbeitern, eigenen Codes und eigenem Tarif. Als Auftraggeber gibst du einer Partnerfirma einzelne Objekte frei und bekommst ihre Nachweise und Stunden zurück. Als Subunternehmer nimmst du Objekte deines Auftraggebers an und arbeitest dort wie an deinen eigenen.

Über die Grenze geht nur, was der Subunternehmer freigibt: Nachweise ohne Namen, Fotos und Koordinaten und die Stunden als Summe je Tag. Personal, Dienstplan und einzelne Zeiten bleiben beim Subunternehmer.

Die Seite „Subunternehmer“: oben die Zustimmung zu den Regeln, darunter „Meine Subunternehmer“ und „Meine Auftraggeber“.

In 30 Sekunden

•Einmal zustimmen: Bevor dein Unternehmen einlädt, Objekte freigibt oder Aufträge annimmt, stimmt ein Inhaber oder Admin den Regeln zum Verbund zu (AGB § 15a).
•Als Auftraggeber (Tarif Business): Partnerfirma per Link einladen, das Objekt im Abschnitt „Subunternehmer“ freigeben, Nachweise und Stunden kommen zurück.
•Als Subunternehmer (ab Professional, auch im Testzeitraum): Einladung annehmen, freigegebene Objekte annehmen, dort planen und stempeln wie an eigenen Objekten.
•Namen deiner Mitarbeiter, Fotos und Koordinaten gehen nie an den Auftraggeber.

Schritt für Schritt als Auftraggeber

1
Öffne im Menü „Subunternehmer“ und stimme oben einmal den Regeln zum Verbund zu. Das darf ein Inhaber oder Admin.
2
Unter „Meine Subunternehmer“ erzeugst du mit „Einladungslink erstellen“ einen Link. Schick ihn mit „Mit eigenem Mailprogramm senden“ aus deinem eigenen Postfach an die Partnerfirma oder kopiere ihn. Der Link gilt 14 Tage und lässt sich einmal verwenden.
3
Hat die Partnerfirma angenommen, steht sie unter „Meine Subunternehmer“ als aktiv. Öffne das Objekt, das sie übernehmen soll, und wähle im Abschnitt „Subunternehmer“ die Firma. Lege fest, ob sie deine Scan-Codes mitnutzen darf und ob Nachweise und Stunden zurückkommen sollen, und tippe „Objekt freigeben“.
4
Die Partnerfirma nimmt die Freigabe an. Ab dann erscheinen ihre Nachweise in deinen Nachweislisten, gekennzeichnet als Fremdleistung, und am Objekt siehst du ihre Stunden je Monat.

Schritt für Schritt als Subunternehmer

1
Öffne den Einladungslink. Ohne Anmeldung erklärt dir zuerst eine Infoseite, worum es geht. Melde dich an oder registriere dich; ein neues Konto startet mit 30 Tagen Test ohne Kreditkarte.
2
Stimme den Regeln zum Verbund zu und nimm die Einladung an. Dein Auftraggeber steht jetzt unter „Meine Auftraggeber“, und bei dir gibt es einen Kunden mit seinem Namen.
3
Gibt der Auftraggeber dir ein Objekt frei, bekommst du eine Benachrichtigung. Unter „Meine Auftraggeber“ siehst du seine GPS-Vorgaben. Setze den Haken, dass du sie als eigene Festlegung für deine Mitarbeiter übernimmst, gib dem Objekt bei Bedarf einen eigenen Namen und tippe „Freigabe annehmen“.
4
Das Objekt erscheint bei dir als normales Objekt beim Kunden deines Auftraggebers, in der Objektliste markiert mit „Fremdauftrag von …“. Plane dort dein Personal, bring eigene Codes an und stempel wie an jedem anderen Objekt. Die Branchen-Nachweise des Objekts, etwa für die Reinigung, erfasst du dort schon mit Professional.
5
Hinterlege einen Stundensatz beim Kunden oder am Objekt, bevor du abrechnest. Solange keiner steht, zeigen „Subunternehmer“ und das Objekt einen gelben Hinweis mit dem Knopf „Stundensatz hinterlegen“. Deinen Auftraggeber rechnest du über die normale Kunden-Abrechnung ab.
6
Bevor Nachweise oder Stunden an den Auftraggeber gehen, informierst du deine Mitarbeiter. Einen Mustertext findest du unter „Meine Auftraggeber“ bei „Deine Mitarbeiter informieren“.

Was zurückfließt und was nicht

•Nachweise als Kopie in der Nachweiskette des Auftraggebers, mit dem Prüfwert des Originals. Ohne Fotos, ohne Namen, ohne Freitext. Statt Koordinaten nur „im Radius“, „außerhalb des Radius“ oder „GPS aus“.
•Stunden als Summe je Objekt und Tag, nie je Mitarbeiter. Am Objekt sieht der Auftraggeber sie je Kalendermonat, die einzelnen Tage aufklappbar.
•Im Auftraggeber-Portal seiner Kunden erscheinen Nachweise des Subunternehmers nur, wenn der Auftraggeber „Fremdleistung im Kundenportal zeigen“ an der Verbindung einschaltet.
•Der Subunternehmer entscheidet je Objekt, ob Nachweise und Stunden zurückgehen. Schaltet er es ab, bleibt beim Auftraggeber, was schon angekommen ist.
•Kopien und Tagessummen haben beim Auftraggeber eine eigene Aufbewahrungsfrist, einstellbar unter „Aufbewahrung der Fremdleistung“.

Feld für Feld erklärt

Zustimmung zum Subunternehmer-Verbund: Einmal je Unternehmen, von einem Inhaber oder Admin. Ohne Zustimmung gehen weder Einladen noch Freigeben noch Annehmen. Danach steht dort, wann und zu welcher Fassung zugestimmt wurde.
Einladungslink erstellen: Erzeugt den Link für eine Partnerfirma. Die E-Mail-Adresse ist freiwillig und für dein Mailprogramm gedacht. Hat die Adresse schon ein Verwaltungskonto bei ShiftScan, bekommt sie zusätzlich eine kurze sachliche Mitteilung. Mit „Neuen Link erstellen“ ersetzt du einen alten Link.
Scan-Codes des Objekts mitnutzen lassen: Scannt ein angemeldeter Mitarbeiter des Subunternehmers einen deiner Codes an diesem Objekt, wird bei ihm gestempelt und nachgewiesen. Der Code bleibt deiner. Ohne Haken bringt der Subunternehmer eigene Codes an.
Nachweise zurück / Stunden je Tag zurück: Der Auftraggeber legt fest, was er anfordert, der Subunternehmer, was er freigibt. Zurück kommt nur, was beide angehakt haben.
Fremdleistung im Kundenportal zeigen: Schalter an der Verbindung beim Auftraggeber. Standard ist aus: Deine Kunden sehen im Portal dann nur deine eigenen Nachweise. Du selbst siehst Fremdleistung immer, gekennzeichnet.
Aufbewahrung der Fremdleistung: Wie lange Nachweis-Kopien und Tagessummen deiner Subunternehmer bei dir bleiben, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Standard 36 Monate, möglich sind 12 bis 120, über 36 nur mit Grund.
Auftrag zurückgeben: Der Weg, auf dem ein Subunternehmer einen laufenden Auftrag beendet. Das Objekt wird bei ihm archiviert, der Auftraggeber benachrichtigt. Zeiten und Nachweise bleiben erhalten.

Tipp

💡

Ein Subunternehmer kann für mehrere Auftraggeber arbeiten und ein Auftraggeber mit mehreren Subunternehmern, auch am selben Objekt, etwa Glasreinigung und Unterhaltsreinigung. Jede Verbindung steht für sich: Arbeitet dein Subunternehmer selbst mit einem weiteren Subunternehmer, siehst du davon nichts.

Stolperfalle

⚠️

Im Tarif Starter kann man kein Subunternehmer sein. Endet der Test oder wechselt der Subunternehmer auf Starter, ruhen seine Freigaben: Das Objekt bleibt, dort wird aber nicht gestempelt und nichts erfasst, bis er wieder Professional hat. Der Auftraggeber sieht die Freigabe dann als „Ruht, Subunternehmer ohne passenden Tarif“.

Häufige Fragen

Sieht mein Auftraggeber, welche Mitarbeiter bei mir gearbeitet haben?

Nein. Er bekommt Nachweise ohne Namen und die Stunden nur als Summe je Tag. Dienstplan, Personalakten und einzelne Zeiten deiner Leute bleiben in deinem Konto.

Wer legt die GPS-Regeln am freigegebenen Objekt fest?

Der Subunternehmer. Bei der Annahme übernimmt er die Vorgaben des Auftraggebers ausdrücklich als eigene Festlegung und darf sie danach ändern oder abschalten. Ändert der Auftraggeber später seine Vorgaben, bekommt der Subunternehmer einen Vorschlag und entscheidet, ob er ihn übernimmt. Der Auftraggeber sieht nur den Zustand, etwa „GPS wie vorgegeben“ oder „GPS am Objekt aus“.

Wie beende ich die Zusammenarbeit an einem Objekt?

Als Auftraggeber mit „Freigabe beenden“ am Objekt. Als Subunternehmer mit „Auftrag zurückgeben“ am Objekt oder unter „Meine Auftraggeber“; der Auftraggeber wird benachrichtigt. Das Objekt wird beim Subunternehmer archiviert: Dort wird nicht mehr gestempelt, Zeiten und Nachweise bleiben erhalten. Die ganze Verbindung beendest du mit „Verbindung beenden“.

Was kostet der Verbund?

Einladen und Objekte freigeben gehören zum Tarif Business. Als Subunternehmer brauchst du Professional oder Business, im Testzeitraum geht es auch. Jede Firma zahlt ihren eigenen Tarif; Mitarbeiter des Subunternehmers zählen beim Auftraggeber nicht mit. Ein freigegebenes Objekt zählt beim Subunternehmer auf sein Objektlimit.

Ich bin Subunternehmer. Wie schreibe ich meinem Auftraggeber eine Rechnung?

Über die normale Kunden-Abrechnung beim Kunden mit dem Namen deines Auftraggebers. Hinterlege dort vorher einen Standardsatz oder am Objekt einen Satz, sonst werden die Stunden mit 0,00 € berechnet.

Warum kann ich niemanden einladen?

Meist fehlt noch die Zustimmung zu den Regeln zum Verbund oben auf der Seite. Außerdem braucht dein Unternehmen den Tarif Business, und du musst Inhaber oder Admin sein. Konten mit eingeschränktem Sichtbereich verwalten keine Subunternehmer.

Noch Fragen?

Schreib uns, wir antworten persönlich, meist am selben Werktag.