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Kunden-Abrechnung

Pro Kunde abrechnen: erfasste Stunden auf Knopfdruck in eine Rechnung gießen, wiederkehrende Rechnungen automatisieren, Material/Pauschalen ergänzen und als PDF, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) oder PEPPOL versenden.

Wofür ist diese Seite?

Diese Seite ist die Abrechnungszentrale eines einzelnen Kunden. ShiftScan summiert die am Kunden erfassten Stunden je Objekt und Zeitraum und macht daraus mit einem Klick eine Rechnung. Du kannst wiederkehrende Abrechnungen automatisieren, Pauschalen und Material ergänzen und die fertige Rechnung als PDF, E-Rechnung oder über PEPPOL an den Auftraggeber schicken. Erreichbar über Kunde öffnen → Abrechnung.

Die Abrechnung mit wiederkehrender Rechnung und Stunden-Vorschau.

In 30 Sekunden

•Zeitraum wählen → die Stunden-Vorschau zeigt Positionen, Netto, MwSt und Brutto.
•„Abrechnung erstellen" macht daraus eine Rechnung (gemeinsam oder je Objekt einzeln).
•„Wiederkehrende Abrechnung": der Cron erzeugt je Periode automatisch eine Rechnung.
•Bestehende Rechnungen: PDF, XRechnung, PEPPOL, E-Mail-Versand und Buchhaltungs-Sync.

Schritt für Schritt: abrechnen

1
Stelle oben „Von/Bis" ein und tippe „Filtern". Die Vorschau zeigt die abrechenbaren Stunden je Objekt mit Satz, Netto, MwSt und Brutto.

Stunden-Vorschau und wiederkehrende Abrechnung.
2
Wähle „Gemeinsam" (eine Rechnung) oder „Einzeln" (eine Rechnung je Objekt) und tippe „Abrechnung erstellen" — bestätige die Eckdaten im Dialog. Es entsteht ein Entwurf.
3
Unter „Erstellte Abrechnungen" ergänzt du über „📦" Material/Pauschalen, setzt den Zahlungsstatus, lädst die PDF/XRechnung und finalisierst mit „✓".

Bestehende Abrechnungen mit Aktionen.
4
Versende die Rechnung per „✉" (PDF inkl. ZUGFeRD, optional mit Leistungsnachweisen) oder — bei Behörden — als XRechnung bzw. über „⇪P" via PEPPOL. Mit Buchhaltungs-Anbindung überträgst du sie per „→BH".

Feld für Feld erklärt

Wiederkehrende Abrechnung: Der Monats-Cron erzeugt je Periode automatisch eine Rechnung — Pauschale und/oder erfasste Stunden, als Entwurf oder direkt final.
Stunden-Vorschau: Die abrechenbaren Stunden je Objekt/Projekt im Zeitraum, mit Stundensatz, Netto, MwSt und Brutto.
Gemeinsam / Einzeln: Eine Sammelrechnung über alle Objekte oder je Objekt eine eigene Rechnung.
Material / Zusatzpositionen (📦): Ergänze einer Entwurfs-Rechnung Pauschalen (aus dem Katalog) oder freie Positionen — auch per CSV-Import.
E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD / PEPPOL): PDF mit eingebettetem ZUGFeRD, XRechnung (XML, B2G) zum Download oder Versand über PEPPOL (⇪P) an öffentliche Auftraggeber.
Buchhaltungs-Sync (→BH): Überträgt finalisierte Rechnungen an lexoffice/sevDesk, wenn eine Buchhaltungs-Anbindung aktiv ist.

Tipp

💡

Aktiviere die „Wiederkehrende Abrechnung" für Kunden mit festem Vertrag — ShiftScan erstellt dann jeden Monat automatisch die Rechnung (Pauschale plus erfasste Stunden) und legt sie als Entwurf zur Freigabe bereit. Den E-Mail-Versand kannst du mit Leistungsnachweisen als Anlage (§ 31 UStDV) koppeln.

Stolperfalle

⚠️

Ohne hinterlegten Stundensatz bleiben die Objekt-Beträge bei 0 € — pflege den Satz am Kunden oder Objekt. Eine finalisierte Abrechnung ist gesperrt (Positionen nicht mehr änderbar). Und: XRechnung/PEPPOL brauchen die Leitweg-ID am Kunden, sonst ist die E-Rechnung unvollständig.

Häufige Fragen

Woher kommen die Stunden?

Aus den am Kunden bzw. seinen Objekten erfassten Arbeitszeiten im gewählten Zeitraum — ShiftScan summiert sie automatisch zur Vorschau.

Was ist der Unterschied zwischen „Gemeinsam" und „Einzeln"?

„Gemeinsam" erzeugt eine Sammelrechnung über alle Objekte, „Einzeln" je Objekt eine separate Rechnung — praktisch, wenn Objekte getrennt abgerechnet werden.

Wie versende ich eine E-Rechnung an eine Behörde?

Pflege die Leitweg-ID am Kunden, lade die XRechnung (XML) herunter oder sende sie über „⇪P" via PEPPOL. Beim E-Mail-Versand kannst du XRechnung zusätzlich anhängen.