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Objekte

Standorte/Objekte anlegen und verwalten: mit Adresse, Kontakt, Zugang, Dokumenten, Schichtvorlagen, QR-Stempelpunkten und NFC-Tags.

Wofür ist diese Seite?

Objekte sind die Einsatzorte deines Teams. Hier legst du sie an (einzeln oder per Import), pflegst Adresse, Kontakt und Zugangshinweise und richtest je Objekt Schichtvorlagen, QR-Stempelpunkte und NFC-Tags ein. Auf der Detailseite hängt alles zusammen.

Die Objektliste mit Name, Typ, Adresse und Status.

In 30 Sekunden

•Mit „+" legst du ein Objekt an, über „Importieren" mehrere aus CSV/Excel.
•Klicke eine Zeile an, um das Objekt-Detail zu öffnen.
•Im Detail richtest du Schichtvorlagen, QR-Stempelpunkte und NFC-Tags ein.
•Über „Spalten" zeigst du weitere Felder (Stundensatz, Kontakt …) und exportierst sie.

Schritt für Schritt

1
Tippe oben auf „+", gib Name und Adresse ein (für die Navigation) und das Bundesland (für Feiertage), dann „Anlegen".
2
Klicke das Objekt an. Links pflegst du Stammdaten, Zugangshinweise und hinterlegst unter „Dokumente & Anhänge" Dateien (z. B. Einsatzanweisung, Lageplan), optional direkt für Mitarbeiter freigegeben. Rechts richtest du QR-Stempelpunkte, NFC-Tags und Schichtvorlagen ein.

Das Objekt-Detail: Stammdaten, QR, NFC, Schichtvorlagen.
3
Lege unter „Schichtvorlagen" die typischen Schichten an (z. B. Tagschicht 06–18, min./soll MA). Sie stehen dann im Dienstplan per Drag&Drop bereit.
4
Erzeuge bei „QR-Codes" Stempelpunkte (z. B. „Haupteingang") und drucke sie als Aushang. NFC-Tags weist du per Scan zu (Tag scannen → QR-Codes → Objekt wählen).
5
Schau zum Schluss in den Kasten „Einstellungen" rechts. Dort steht, was an diesem Objekt anders gilt als im Rest des Betriebs: Standort-Abfrage, Feiertage und Nachtzuschlag, PIN-Checkliste und beim Winterdienst das Zeitfenster. Leer lassen heißt erben, du musst also nur ausfüllen, was wirklich abweicht.

Feld für Feld erklärt

Adresse / Standort: Wird für die Navigation und die GPS-Stempel-Prüfung genutzt. Je genauer, desto besser die Radius-Kontrolle.
Bundesland: Bestimmt, welche gesetzlichen Feiertage an diesem Objekt gelten, und damit den Feiertagszuschlag für die dort geleisteten Stunden. Trage es bei jedem Objekt ein, auch wenn dein Betrieb nur in einem Bundesland arbeitet: Bleibt das Feld leer, bekommt das Objekt die Feiertage aller Bundesländer, in denen du Objekte hast.
Zugangshinweise: Wichtige Infos zum Zutritt (Schlüsselnummer, Codes, Alarm-Hinweise). Mitarbeiter sehen sie in „Meine Objekte".
Schichtvorlagen: Wiederkehrende Schichten je Objekt (Zeit, Wochentage, min./soll Mitarbeiter). Basis für die Dienstplanung und die Bedarfs-Ampel.
QR-Stempelpunkte / NFC-Tags: QR-Aushänge und NFC-Aufkleber, mit denen Mitarbeiter am Objekt ein- und ausstempeln. QR erzeugst du hier, NFC weist du per Scan zu.
Dokumente & Anhänge: Dateien am Objekt hinterlegen (PDF, Bild …), z. B. Einsatzanweisung, Objektbeschreibung oder Lagepläne. Mit dem Häkchen „für Mitarbeiter freigeben" beim Hochladen erscheint das Dokument in „Meine Objekte", sonst bleibt es nur intern sichtbar. Die Freigabe lässt sich später jederzeit über die Pille „🔒 intern" bzw. „👤 MA" umschalten. Freigegebene Dokumente kann der Mitarbeiter als gelesen bestätigen, die Quote steht dann in derselben Zeile.

Was an diesem Objekt anders gilt

Auf der Detailseite eines Objekts steht rechts der Kasten „Einstellungen". Alles darin ist eine Abweichung von den betriebsweiten Vorgaben aus Einstellungen, Arbeitsregeln. Über dem Kasten steht die Grundregel dafür: leer lassen heißt erben. Du füllst also nur aus, was an diesem Standort wirklich anders ist. Der Rest folgt dem Betrieb und ändert sich mit, wenn du die Firmenvorgabe später anpasst.

Der Kasten „Einstellungen" auf der Objekt-Detailseite. Jedes Feld auf „Firmen-Standard" bedeutet: Es gilt die Vorgabe aus Einstellungen, Arbeitsregeln.

Mindestbesetzung: Wie viele Mitarbeiter an diesem Objekt gleichzeitig eingeplant sein sollen. Der Wert wird bei der Genehmigung von Urlaub und Abwesenheiten geprüft: Sinkt die verbleibende Besetzung an einem Tag darunter, siehst du eine Warnung, bevor du genehmigst.
GPS-Radius (Meter): Wie weit ein Stempel vom hinterlegten Standort entfernt sein darf, um noch als „am Objekt" zu gelten. Ein weitläufiges Werksgelände braucht hier mehr als ein einzelnes Treppenhaus. Leer heißt: der Firmenwert gilt.
Standort-Abfrage je Methode: Getrennt für „QR-Code / App", „NFC-Standard" und „NFC-Krypto" einstellbar, ob beim Stempeln der Standort abgefragt wird. Daneben steht die „GPS-Pflicht": „Zwingend" heißt, ohne Standort kommt kein Stempel zustande, „Begründung erlaubt" lässt ihn mit einer Notiz durch. „Firmen-Standard" erbt den Wert aus den Arbeitsregeln. Beim kryptografischen NFC-Tag ist die Anwesenheit schon durch den Chip belegt, dort lohnt die Abfrage meist nicht.
Feiertage an diesem Objekt: Drei Möglichkeiten. „Firmen-Standard" nimmt das Bundesland aus den Stammdaten dieses Objekts und fällt, wenn dort keines eingetragen ist, auf die firmenweite Liste zurück. „Bundesland dieses Objekts" nimmt strikt das eingetragene Bundesland, ohne Rückfall. „Keine gesetzlichen Feiertage" schaltet die gesetzlichen ganz ab, etwa an einem Objekt im Ausland. Betroffen ist immer nur der gesetzliche Teil; eigens hinterlegte Feiertage gelten weiter.
Nachtzuschlag-Fenster: Von wann bis wann Arbeit an diesem Objekt als Nachtarbeit zählt. Leer heißt: Es gilt das Fenster aus den Arbeitsregeln, ab Werk 23:00 bis 06:00.
PIN-Checkliste an diesem Objekt: Ob Mitarbeiter die Soll-Checkliste nach dem Einstempeln ohne Login per PIN abarbeiten dürfen. „Firmen-Standard" erbt den Wert aus den Arbeitsregeln, wo er ab Werk an ist. Die Checkliste erscheint allerdings nur, wenn für das Objekt eine Branche gewählt und ein Leistungsverzeichnis angelegt ist. Sonst wäre sie leer.
Winterdienst-Zeitfenster: Bis wann an diesem Objekt geräumt und gestreut sein muss, abweichend vom Zeitfenster aus dem Branchen-Profil. Einsätze außerhalb werden im Verlauf als „außerhalb Zeitfenster" markiert. Der Block erscheint nur, wenn das Objekt zum Winterdienst gehört.
Räumroute aufzeichnen: Ob beim Räum- und Streunachweis an diesem Objekt die abgefahrene Strecke als GPS-Linie mitgeschrieben werden darf. Ohne den Haken bietet die Erfassung nur den einzelnen Standort an, die Strecke steht gar nicht erst zur Auswahl. Mit Haken entscheidet der Mitarbeiter je Einsatz, ob er sie aufzeichnet, und wird davor einmal je Gerät um seine Einwilligung gebeten. Ab Werk aus, denn eine Strecke ist ein Bewegungsprofil und dient dem Leistungsnachweis, nicht der Verhaltenskontrolle. Der Haken erscheint nur, wenn das Objekt zum Winterdienst gehört.

⚠️

Die Feiertagsregelung wirkt auf den Feiertagszuschlag, also auf Geld. Die Soll-Stunden lässt sie unberührt: Das Soll ist eine Zahl je Mitarbeiter und lässt sich nicht auf mehrere Einsatzorte aufteilen. Wichtig wird die Einstellung vor allem, wenn du Objekte in mehreren Bundesländern hast. Prüfe dann, ob bei jedem Objekt das richtige Bundesland in den Stammdaten steht. Fehlt es, rechnet ShiftScan dort mit den Feiertagen aller Länder, in denen du Objekte hast, und zahlt einen Zuschlag für einen Tag, der am Einsatzort ein normaler Arbeitstag war.

Räume & Gebäude gliedern

Größere Objekte lassen sich innerhalb des Objekts weiter aufteilen: in Gebäude, Etagen, Bereiche und Räume. Du findest die Gliederung auf der Objekt-Detailseite im Kasten „Gebäude & Räume". Sie ist rein beschreibend: Du hältst fest, woraus das Objekt besteht, mit Kennung und Fläche.

•Vier Ebenen in fester Rangfolge: Gebäude → Etage → Bereich → Raum.
•Ebenen darfst du überspringen: Ein kleines Objekt beginnt einfach bei „Bereich", nicht jedes Objekt braucht Gebäude und Etagen.
•Umgekehrt geht es nicht: Unter einer Etage kann kein Gebäude hängen, und unter einem Raum nichts mehr.
•Über der Liste stehen die Anzahl je Ebene und die Summe aller eingetragenen Flächen.

Struktur anlegen, Schritt für Schritt

1
Öffne das Objekt und tippe im Kasten „Gebäude & Räume" auf „+ Ebene hinzufügen".
2
Wähle unter „Übergeordnet" aus, wo der Eintrag hängen soll. „direkt am Objekt" ist die oberste Ebene; ansonsten wählst du einen vorhandenen Eintrag. Räume stehen dort nicht zur Auswahl, unter einem Raum geht nichts mehr.
3
Wähle die „Ebene". Angeboten werden nur Ebenen, die unter das Gewählte passen: hast du eine Etage als übergeordnet gewählt, stehen nur noch „Bereich" und „Raum" zur Wahl.
4
Trage die „Bezeichnung" ein (Pflicht) und optional „Kennung" (z. B. die Raumnummer), „Fläche (m²)" und eine „Reihenfolge". Die Liste sortiert erst nach Reihenfolge, dann alphabetisch. Dann auf „Anlegen".

Stolperfalle: „Entfernen" nimmt alles darunter mit

⚠️

Entfernst du einen Eintrag, verschwindet der komplette Zweig darunter: ein Gebäude nimmt seine Etagen, Bereiche und Räume mit. Die Rückfrage beziffert das vorher („… Damit verschwinden auch 12 untergeordnete Einträge."); lies sie, bevor du bestätigst, denn rückgängig machen lässt sich das nicht. Für einen Tippfehler brauchst du das Entfernen aber nicht: Über das Stift-Symbol in der Zeile änderst du Bezeichnung, Kennung, Fläche und Reihenfolge, ohne dass am Zweig darunter etwas passiert.

Was die Gliederung heute (noch) nicht tut

ℹ️

Die Struktur ist als Fundament angelegt und wird derzeit nur auf der Objektseite gepflegt. Sie taucht noch nicht in Nachweisen, Auswertungen oder im Kundenportal auf, und Räume bekommen keine eigenen QR-Codes oder NFC-Tags, Stempelpunkte hängen weiterhin am Objekt. Was du jetzt einträgst, bleibt erhalten und wird von späteren Funktionen genutzt; es ändert aber im Moment nichts an Stempeln, Planung oder Abrechnung.

Unterweisung nachweisen

Ein freigegebenes Dokument taucht beim Mitarbeiter unter „Meine Objekte" auf, und er bestätigt es dort mit einem Klick als gelesen. In der Dokumentenliste am Objekt steht danach, wie viele der zugewiesenen Kräfte bestätigt haben; klappst du die Zeile auf, siehst du Namen und Datum. Das ist der Unterschied zwischen „lag bereit" und „wurde nachweislich zur Kenntnis genommen". Nach dem zweiten wird gefragt, wenn etwas passiert ist: Das Arbeitsschutzgesetz verlangt die Unterweisung (§ 12) und ihre Dokumentation (§ 6).

•Gezählt werden nur Dokumente, die auf „👤 MA" stehen. Was intern liegt, sieht niemand und kann deshalb auch niemand bestätigen.
•Die Quote rechnet gegen die Kräfte, die dem Objekt zugewiesen sind. Pflegst du keine Zuweisungen, steht dort nur die Zahl der Bestätigungen und keine Quote.
•Eine Bestätigung gilt je Dokument und Person. Wer an fünf Objekten arbeitet, bestätigt dieselbe Unterlage einmal und nicht fünfmal.
•Lädst du eine neue Fassung hoch, ist das ein neues Dokument, und die Bestätigungen beginnen von vorn. Das ist so gewollt: Eine geänderte Betriebsanweisung ist eine neue Unterweisung.

💡

Bei Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen lohnt der Blick auf die Quote, bevor jemand zum ersten Mal auf das Objekt geht. Wer noch nicht bestätigt hat, hat die Unterlage aller Wahrscheinlichkeit nach nicht gelesen.

Tipp

💡

Eigene Begriffe statt „Objekt" (z. B. „Baustelle", „Revier", „Standort") legst du unter Einstellungen → Terminologie (⚙ neben der Hilfe) fest, die ganze App übernimmt deinen Begriff.

Stolperfalle

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Damit das Stempeln per Standort funktioniert, muss die Adresse korrekt sein (sie wird in Koordinaten umgerechnet). Fehlt oder stimmt die Adresse nicht, kann die GPS-Prüfung beim Ein-/Ausstempeln nicht greifen.

Häufige Fragen

Wie weise ich einem Objekt Mitarbeiter zu?

Im Objekt-Detail bzw. direkt im Dienstplan. Dort tauchen die zugewiesenen Mitarbeiter als Zeilen auf; Einspringer kannst du temporär oder fest zuweisen.

Wie kommt ein NFC-Tag an ein Objekt?

Über Claim-on-Scan: Den neuen Tag einmal scannen, auf der Seite „QR-Codes" das Objekt wählen. Eine manuelle UID-Eingabe gibt es bewusst nicht.

Kann ich Objekte als „Baustelle" führen?

Ja, über die Terminologie passt du den Begriff an. Daten und Funktionen bleiben gleich; nur die Beschriftung ändert sich.

Ein Mitarbeiter arbeitet an Objekten in zwei Bundesländern. Nach welchen Feiertagen wird sein Zuschlag berechnet?

Nach denen des Objekts, an dem er tatsächlich war. Der Zuschlag folgt dem Einsatzort und nicht dem Firmensitz: Jede Stempelzeit wird mit den Regeln ihres Objekts bewertet. Beim Nachtzuschlag ist es genauso. Hat ein Objekt ein eigenes Nachtfenster, gilt es für die dort geleisteten Stunden, für alle anderen weiterhin das betriebsweite. Die Soll-Stunden bleiben davon unberührt, sie hängen am Mitarbeiter und nicht am Objekt.

Ich habe einen Raum auf der falschen Ebene angelegt, wie verschiebe ich ihn?

Verschieben und Umhängen gibt es nicht: Ebene und Platz im Baum stehen beim Anlegen fest. Entferne den Eintrag und lege ihn an der richtigen Stelle neu an. Hängen bereits Untereinträge daran, verschwinden die mit, die Rückfrage beziffert sie vorher. Der Grund für die Einschränkung: Einen Eintrag umzuhängen hieße, den ganzen Zweig darunter erneut auf zulässige Reihenfolge zu prüfen. Nur die Ebene und die Position sind fest: Bezeichnung, Kennung, Fläche und Reihenfolge änderst du jederzeit über das Stift-Symbol in der Zeile.

Woher weiß ich, wer die Betriebsanweisung gelesen hat?

In der Dokumentenliste am Objekt steht hinter jedem freigegebenen Dokument, wie viele bestätigt haben. Klappst du die Zeile auf, erscheinen Namen und Datum. Steht ein Dokument auf „🔒 intern", sieht es kein Mitarbeiter, dort kann also auch nichts bestätigt werden.