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So funktioniert's, in 3 Schritten.

Bewerberdaten sind der heikelste Datenbestand im Betrieb

Eine Absage startet zwei Uhren. Nach § 15 Abs. 4 AGG hat ein abgelehnter Bewerber zwei Monate ab Zugang der Ablehnung Zeit, einen Entschädigungsanspruch schriftlich geltend zu machen, nach § 61b Abs. 1 ArbGG folgen drei Monate für die Klage. Deshalb haben sich sechs Monate als Aufbewahrungsdauer eingebürgert: Wer früher löscht, steht im Streit ohne Unterlagen da, wer unbefristet aufbewahrt, verstößt gegen die Speicherbegrenzung aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.

Was daran hängt, steht in § 15 Abs. 2 AGG: bis zu drei Monatsgehälter Entschädigung, und zwar auch dann, wenn der Bewerber bei einer einwandfreien Auswahl ohnehin nicht eingestellt worden wäre. Verschärft wird das durch § 22 AGG. Legt der Bewerber Indizien für eine Benachteiligung vor, muss der Betrieb belegen, dass die Auswahl sachlich war. Diesen Beleg führt man mit den Unterlagen, die man dann noch hat.

In ShiftScan setzt der Status „abgesagt" das Löschdatum automatisch auf sechs Monate. Ein nächtlicher Lauf entfernt danach die Bewerbung samt aller hochgeladenen Dateien aus dem nicht öffentlichen Speicher, nicht nur den Eintrag in der Liste. Widerruft ein Bewerber seine Bewerbung selbst, steht das Löschdatum auf dem laufenden Tag, und kein späterer Statuswechsel schiebt es wieder nach hinten.

Wer Bewerbungen sehen darf, ist keine Frage der Hierarchie

In einem gewerblichen Betrieb haben Objektleiter und Vorarbeiter echte Rechte im System: Zeiten freigeben, Schichten planen, Nachweise abzeichnen. Eine Bewerbungsmappe ist etwas anderes. Dort stehen Geburtsdatum und Anschrift, und je nach Stelle liegen ein Führungszeugnis, ein Gesundheitszeugnis oder ein Erste-Hilfe-Nachweis dabei. Gesundheitsdaten fallen unter Art. 9 DSGVO und dürfen nicht jedem offenstehen, der zufällig Vorgesetzter ist.

Der Zugriff hängt deshalb nicht an der Rolle, sondern an einem eigenen Personalrecht. Inhaber und Administratoren haben es immer, ein Manager nur, wenn es ihm einzeln zugeteilt wurde. Der Riegel sitzt dabei in der Datenbank und nicht in der Oberfläche: Ohne dieses Recht liefert die Abfrage gar keine Bewerberzeile zurück, statt sie nur auszublenden.

Die Dateien selbst liegen in einem privaten Speicher ohne öffentliche Adresse. Ein Download entsteht erst als zeitlich begrenzter Link, und auch nur für jemanden mit diesem Recht. Das ist der Unterschied zu Bewerbungen in einem Sammelpostfach, auf das drei Leute Zugriff haben und aus dem nie etwas verschwindet.

Bewerbung am Objekt, nicht am Schreibtisch

Wer Reinigungskräfte, Sicherheitsmitarbeiter oder Helfer sucht, bekommt keine Bewerbung mit Anschreiben und Lebenslauf als PDF. Der Bewerber steht vor dem Objekt oder sitzt in der Bahn und hat ein Smartphone. Ein Formular, das Motivationsschreiben und Zeugnisse verlangt, verliert ihn auf dem ersten Bildschirm. Deshalb hat jede Stelle einen eigenen Bewerbungsmodus: schnell, standard oder ausführlich. Für eine Reinigungskraft genügen Name und Rückrufnummer. Für eine Sicherheitskraft, die nach § 34a GewO eine Sachkundeprüfung braucht, wird der Nachweis gleich mit abgefragt.

Jede Stelle bekommt einen eigenen Link und einen eigenen QR-Code, beide mit Herkunftskennzeichnung. Aushang am Objekt, Anzeige im Portal, Empfehlung aus der Belegschaft: Woher jemand kam, steht später an der Bewerbung, und die Auswertung zeigt, welcher Kanal tatsächlich Leute bringt statt nur Aufrufe.

Beim Einstellen entsteht aus dem Bewerber ein Mitarbeiter, und die mitgeschickten Nachweise landen nicht in einem Sammelordner. Passt ein Dokument auf eine im Betrieb hinterlegte Qualifikationsart, wird daraus ein echter Qualifikationsnachweis mit Ausstellungsdatum und Vorwarnzeit. Erste Hilfe, Führerschein oder Sachkunde melden sich dann von selbst, bevor sie ablaufen, statt in der Personalakte zu verstauben.

Was White-Label leistet, und was es nicht leistet

Technisch ist der Weg kurz. Der Kunde setzt einen CNAME auf unseren Host und einen TXT-Eintrag als Eigentumsnachweis, danach stellt der Server das Zertifikat selbst aus und erneuert es selbst, ohne Wildcard-DNS und ohne dass jemand an ein Ablaufdatum denken muss. Das Web-App-Manifest wird je Mandant erzeugt: Installiert ein Mitarbeiter die Anwendung, steht auf seinem Homescreen die Firma und nicht der Name einer Software, die er nicht kennt.

Eine Karriereseite unter eigener Domain landet aber nicht von selbst bei Google for Jobs. Wir haben das an einem eigenen Portal nachgemessen: Stellen als eigene Pfad-Adressen, robots.txt, eine laufend gebaute Sitemap ohne Fehler, alles sauber, und trotzdem stand zwei Wochen nach der Einreichung keine einzige Stellenseite im Index. Der Host war neu, hatte keine eingehenden Verweise, und die Firmenwebsite selbst war nicht indexiert. Die Karriereseite ersetzt Stellenportale also nicht. Sie ist das Ziel, auf das Aushang, Anzeige und die eigene Website zeigen, und ohne diesen Verweis von der Firmenseite bleibt sie eine Insel.

Zwei Grenzen gehören noch dazu. Die eigene Domain hängt am Tarif: Wird herabgestuft, schaltet sie sich automatisch ab und der Verkehr geht zurück auf die Plattform, der Eintrag bleibt aber stehen und ein späteres Upgrade schaltet ihn ohne neue DNS-Prüfung wieder frei. Und White-Label heißt eigene Marke gegenüber der eigenen Belegschaft und den eigenen Bewerbern, nicht Weiterverkauf: Das Nutzungsrecht nach § 10 der AGB ist ausdrücklich nicht unterlizenzierbar.

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