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Fotobeleg prüfen

Nachweisen, dass ein Foto seit der Aufnahme unverändert ist: den Prüfwert neu berechnen, Aufnahme- und Eingangszeit auseinanderhalten und Fotos nur über die Kamera zulassen.

Worum geht es hier?

Ein Foto ist nur so viel wert, wie sich belegen lässt, dass es echt ist. ShiftScan berechnet beim Speichern für jedes Nachweis-Foto einen Prüfwert aus den Bilddaten selbst und verankert ihn in der Nachweiskette. Später lässt sich diese Rechnung wiederholen: Kommt derselbe Wert heraus, ist die Bilddatei Byte für Byte dieselbe. Dazu kommen zwei Angaben, die ein Foto erst überprüfbar machen — wann es aufgenommen wurde (nicht nur, wann es ankam) und ob es überhaupt aus der Kamera stammen konnte.

In 30 Sekunden

•„Fotos prüfen" sitzt im Verlauf der Nachweis-Module (Reinigung, Bau, Grünpflege, Winterdienst) an jedem Eintrag mit Foto.
•Auch dein Auftraggeber kann selbst prüfen — im Portal in der Detailansicht eines Nachweises.
•„Unverändert (n)" heißt: n Fotos geprüft, alle unverändert. „Verändert: n von m" ist ein Befund, dem nachzugehen ist.
•Wurde offline erfasst, steht die Aufnahmezeit vorn und die spätere Eingangszeit zusätzlich daneben.

Schritt für Schritt: ein Foto nachrechnen

1
Öffne das Objekt im jeweiligen Modul (z. B. „Reinigung" → Objekt) und wechsle in den Reiter „Verlauf".
2
Suche den Eintrag. Hat er Fotos, steht darunter die Schaltfläche „Fotos prüfen" — bei Einträgen ohne Foto erscheint sie gar nicht erst, weil es nichts nachzurechnen gibt.
3
Klicke „Fotos prüfen". Währenddessen steht „Prüfe …" — die Bilddaten werden dafür vollständig neu gelesen, bei mehreren großen Fotos dauert das einen Moment.
4
Lies das Ergebnis: „Unverändert (3)" bedeutet, dass alle drei Fotos exakt den gespeicherten Prüfwerten entsprechen. „Verändert: 1 von 3" nennt die Zahl der abweichenden Bilder.

Was die Anzeigen bedeuten

Unverändert (n): Alle n Fotos dieses Nachweises wurden neu gelesen und ergeben denselben Prüfwert wie beim Speichern. Die Bilddateien sind unverändert.
Verändert: n von m: Von m geprüften Fotos passen n nicht mehr zu ihrem Prüfwert — oder die Bilddatei fehlt ganz. Beides ist ein Befund, kein Anzeigefehler.
Prüfung fehlgeschlagen: Die Prüfung selbst kam nicht zustande — etwa ohne Netzverbindung oder wenn der Nachweis nicht zu deinem Betrieb gehört. Das ist KEINE Aussage über die Fotos; einfach erneut versuchen.
Aufnahmezeit / Eingang: Die führende Zeitangabe ist die Aufnahme am Gerät. Weicht der Eingang beim Server um mehr als eine Minute ab, wird er zusätzlich ausgewiesen.

Aufnahmezeit statt Eingangszeit

Wird ohne Netz erfasst — im Tunnel, im Keller, in der Tiefgarage —, liegen zwischen der Aufnahme und dem Eintreffen beim Server Minuten bis Stunden. Früher trug der Nachweis nur die Eingangszeit; ein Nachweis von 07:15 Uhr sah dadurch aus wie einer von 11:40 Uhr. ShiftScan führt jetzt beide Zeiten: die Aufnahmezeit vom Gerät sagt, wann gearbeitet wurde, die Eingangszeit, wann der Server es übernommen hat.

Angezeigt wird die Aufnahmezeit. Der Eingang erscheint zusätzlich, sobald er um mehr als eine Minute abweicht — bei online erfassten Nachweisen fallen beide zusammen und es bleibt bei einer Angabe. Beide Zeiten gehören zum Nachweis und sind Teil der Nachweiskette; einen Bericht, der nur eine davon zeigt, gibt es bewusst nicht. Das gilt überall gleich: in den Verlaufslisten, im Leistungsnachweis-PDF und im Auftraggeber-Portal.

Fotos nur über die Kamera

Unter „Einstellungen" → „Arbeitsregeln" gibt es im Block „Fotos & Belege" den Schalter „Pflichtbelege nur über die Kamera". Ist er an, entstehen Fotos ausschließlich im Live-Kamerabild der Anwendung — es gibt keinen Dateiauswahl-Dialog und damit keinen Weg zu Galerie, Dateispeicher oder Cloud. Das gilt auch für die Erfassung ohne Login über einen Scan am Objekt.

⚠️

Ist keine Kamera verfügbar, wird die Erfassung bewusst blockiert — es gibt KEINEN Rückfall auf die Dateiauswahl, sonst wäre die Sperre wertlos. An einem Arbeitsplatz ohne Kamera lässt sich mit aktivem Schalter kein Pflichtbeleg mehr erfassen. Prüfe deshalb vor dem Einschalten, ob alle Erfassungsgeräte eine Kamera haben.

Tipp

💡

Gib den Portal-Link an deinen Auftraggeber weiter und weise auf die Prüfschaltfläche hin. Ein Nachweis, den der Auftraggeber selbst nachrechnen kann, ist im Streitfall deutlich mehr wert als einer, für den er dir glauben muss — und es kostet dich keine Arbeit.

Häufige Fragen

Was mache ich, wenn „Verändert" angezeigt wird?

Behandle den betroffenen Nachweis als nicht belegt und kläre, wie es dazu kam. Über ShiftScan lässt sich ein gespeichertes Foto nicht austauschen — die Ursache liegt also außerhalb der normalen Bedienung. Der Nachweis selbst bleibt bestehen; er wird nicht gelöscht und nicht überschrieben, sondern der Befund gehört dokumentiert. Nutze für die Rekonstruktion „Historie" und das Audit-Protokoll.

Beweist die Prüfung, dass das Foto an diesem Ort und zu dieser Zeit entstand?

Nein. Sie beweist, dass die Bilddatei seit dem Speichern unverändert ist. Ort und Zeit ergeben sich aus den übrigen Angaben des Nachweises — Objektbezug, Aufnahmezeit und, falls aktiviert, dem Standort beim Erfassen. Die Prüfung ist ein Baustein der Beweiskette, nicht die ganze Kette.

Warum steht bei alten Nachweisen nur eine Zeit?

Die Aufnahmezeit wird seit August 2026 mitgeführt. Ältere Nachweise tragen sie nicht — dort bleibt es bei der Eingangszeit allein. Das ist kein Fehler und lässt sich nicht nachträglich ergänzen: eine Zeit, die nie erfasst wurde, wäre erfunden.

Kann mein Auftraggeber die Prüfung ohne Zugang zu ShiftScan ausführen?

Ja. Im Auftraggeber-Portal — dem read-only Link, den du je Kunde freigibst — öffnet er einen Nachweis und findet dort dieselbe Schaltfläche. Ein Benutzerkonto braucht er dafür nicht.

Verlangsamt die Prüfung etwas, wenn ich sie nicht benutze?

Nein. Der Prüfwert entsteht einmal beim Speichern; die Nachrechnung läuft nur, wenn du sie anstößt. Es gibt keinen Hintergrundlauf, der alle Fotos regelmäßig durchgeht.