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Arbeitsregeln

Lege die automatischen Regeln deines Betriebs fest: Auto-Ausstempeln, Pausenabzug, Rundung, Nachtzuschlag-Fenster, Einspruchsfrist und Schicht-Meldungen. Auf derselben Seite stehen der Nachweis ohne Login per PIN, die Herkunft von Pflicht-Fotos und die Reaktionsfristen für Tickets.

Wofür ist diese Seite?

Auf „Arbeitsregeln" stellst du ein, wie ShiftScan die erfassten Zeiten automatisch verarbeitet, damit Pausen, Rundung, Nachtarbeit und vergessenes Ausstempeln nicht von Hand korrigiert werden müssen. Außerdem legst du fest, ab wann Zeiten als bestätigt gelten und wann Mitarbeiter und Admins zu Schichten benachrichtigt werden. Weiter unten auf derselben Seite stehen drei Blöcke, die nichts mit Zeiten zu tun haben, aber ebenfalls betriebsweit gelten: „Nachweis ohne Login" (darf die Checkliste per PIN abgearbeitet werden?), „Fotos & Belege" (dürfen Pflicht-Fotos aus der Galerie kommen?) und „Reaktionsfristen für Tickets". Die Regeln gelten betriebsweit; einzelne Werte sind je Objekt überschreibbar.

Arbeitsregeln: Auto-Ausstempeln, Pausen, Rundung, Nachtfenster und mehr.

In 30 Sekunden

•Stunden fürs „automatisch Ausstempeln" und die Pausenabzüge (ab X Std → Y min) festlegen.
•Rundung einstellen (Minutenraster und Richtung) und das Nachtzuschlag-Fenster von/bis festlegen.
•Einspruchsfrist wählen, nach der saubere Zeiten automatisch als bestätigt gelten.
•Schicht-Benachrichtigungen (Erinnerung, Verspätung, Überziehung) aktivieren und „Speichern".

Schritt für Schritt

1
Öffne „Einstellungen" → „Arbeitsregeln". Setze oben „Automatisch ausstempeln nach (Stunden)": vergisst jemand das Ausstempeln, beendet ShiftScan die Schicht nach dieser Zeit. Trage darunter die Pausenabzüge ein (z. B. ab 6 Std → 30 min, ab 9 Std → 45 min).

Auto-Ausstempeln und die zwei Pausenabzug-Stufen.
2
Lege „Rundung (min)" fest: 1 bedeutet aus, 15 rundet auf Viertelstunden. Daneben wählst du die „Rundungsrichtung" (kaufmännisch, immer auf, immer ab). Gerundet wird die Dauer eines Eintrags, nie der Stempelzeitpunkt. Stelle darunter das Nachtzuschlag-Fenster „Nacht ab" / „Nacht bis" ein (z. B. 23:00 bis 06:00). In diesem Fenster geleistete Stunden werden als Nachtarbeit markiert.
3
Stelle die „Einspruchsfrist Zeiten (Tage)" ein: Nach so vielen Tagen gelten saubere Einträge automatisch als bestätigt (konkludente Zustimmung). Optional: bestimmte Anomalien trotzdem automatisch bestätigen lassen und die GPS-Erfassung ein- oder ausschalten.
4
Aktiviere im Block „Schicht-Benachrichtigungen" die gewünschten Hinweise (Erinnerung vor Schichtbeginn, Verspätungs-Warnung, Überziehungs-Hinweis) und stelle die Toleranzen ein. Klick zum Schluss auf „Speichern".

Schicht-Benachrichtigungen mit Toleranzen für Verspätung und Überziehung.

Feld für Feld

Automatisch ausstempeln nach (Stunden): Wird das Ausstempeln vergessen, beendet ShiftScan die Schicht nach dieser Stundenzahl automatisch (1–48). Schützt vor endlos laufenden Schichten.
Pausenabzug (Pause 1/2 ab Std → Abzug min): Zwei Stufen: Ab X Arbeitsstunden werden automatisch Y Minuten Pause abgezogen, bildet die gesetzliche/tarifliche Pausenregelung ab (z. B. 30 min ab 6 Std, 45 min ab 9 Std).
Rundung (min): Das Minutenraster, auf das die Dauer eines Zeiteintrags gerundet wird: 1 bedeutet aus (es bleibt minutengenau), 15 rundet auf Viertelstunden, 30 auf halbe Stunden. Gerundet wird erst nach dem Pausenabzug, und immer nur die Dauer, nie der Stempelzeitpunkt.
Rundungsrichtung: Wie gerundet wird, sobald ein Raster größer als 1 eingestellt ist. „Kaufmännisch" rundet ab der Hälfte auf und darunter ab; das ist die Voreinstellung, weil es sich über den Monat ausgleicht. „Immer aufrunden" rundet zugunsten des Mitarbeiters, „Immer abrunden" zugunsten des Betriebs. Steht die Rundung auf 1, hat die Richtung keine Wirkung.
Nacht ab / Nacht bis: Das Zeitfenster, in dem geleistete Arbeit als Nachtarbeit (Nachtzuschlag) zählt, zum Beispiel 23:00 bis 06:00. Das ist die betriebsweite Vorgabe; ein einzelnes Objekt darf davon abweichen (Objekt öffnen, Kasten „Einstellungen", „Nachtzuschlag-Fenster").
Einspruchsfrist Zeiten (Tage): Nach dieser Frist gelten saubere Einträge automatisch als bestätigt (konkludente Zustimmung). 0 = sofort. Einträge mit Anomalien bleiben prüfpflichtig.
Anomalien trotzdem automatisch bestätigen: Markierte Anomalie-Arten (z. B. „Manuell erfasst", „Standort außerhalb Radius") werden weiterhin angezeigt/gewarnt, blockieren die automatische Bestätigung aber nicht.
GPS beim Stempeln erfassen: Aus = es werden keinerlei Standortdaten erfasst, übertragen oder gespeichert (der Geofence-Radius wird dann ignoriert). Je Objekt überschreibbar.
Schicht-Benachrichtigungen + Toleranzen: Erinnerung vor Schichtbeginn (Vorabend), Verspätungs-Warnung (nach Beginn + Toleranz an MA & Admin) und Überziehungs-Hinweis (nach Ende + Toleranz an den MA), je mit eigener Toleranz in Minuten.

Rundung: was sie anfasst und was nicht

Gerundet wird ausschließlich die Dauer, also der abgerechnete Wert. Die Stempelzeitpunkte bleiben unangetastet: In jedem Zeiteintrag stehen weiterhin die tatsächlichen Zeiten von Kommen und Gehen, so wie sie erfasst wurden. Damit bleibt nachvollziehbar, wie aus der echten Anwesenheit die abgerechnete Zeit geworden ist. Für Betriebe mit Betriebsrat und für jede Prüfung ist genau das der Punkt: die Rohaufzeichnung wird nicht überschrieben.

Die Reihenfolge ist immer dieselbe: erst die Bruttodauer aus Kommen und Gehen, davon der Pausenabzug, und erst dieses Ergebnis wird auf das Raster gerundet. Ein Beispiel bei Raster 15: aus 8:07 Stunden nach Pausenabzug werden kaufmännisch 8,00 Stunden, mit „Immer aufrunden" 8,25 Stunden und ohne Rundung 8,12 Stunden.

⚠️

Ist die Dauer kürzer als das halbe Raster, ergibt kaufmännisches Runden null Stunden: 5 Minuten bei Raster 15 werden zu 0. Wer Kurzeinsätze abrechnet, etwa eine Treppenhausreinigung von zehn Minuten, braucht deshalb die Richtung „Immer aufrunden" oder ein kleineres Raster. Prüfe das, bevor du ein großes Raster einstellst.

Nachweis ohne Login

Der Schalter „PIN-Checkliste am Objekt-QR" entscheidet, ob Mitarbeiter die Soll-Checkliste eines Objekts direkt nach dem Einstempeln abarbeiten dürfen, ohne sich in der App anzumelden. Sie scannen den Code am Objekt und weisen sich mit ihrer Stempel-PIN aus. Ab Werk ist das an. Schaltest du es aus, bleibt die Checkliste erreichbar, aber nur für angemeldete Mitarbeiter. Das Stempeln selbst hängt nicht daran und funktioniert weiter.

ℹ️

Zwei Dinge, die hier regelmäßig für Rückfragen sorgen. Erstens: Der Nachweis erscheint überhaupt erst, wenn für das Objekt eine Branche gewählt und ein Leistungsverzeichnis angelegt ist. Fehlt beides, wäre die Checkliste leer, deshalb wird sie gar nicht erst angeboten, und die Seite weist mit einem Hinweis darauf hin. Zweitens: Dieser Schalter ist nur die Voreinstellung. Ein einzelnes Objekt darf abweichen, das stellst du auf der Objekt-Detailseite im Kasten „Einstellungen" ein.

Fotos & Belege

Der Schalter „Pflichtbelege nur über die Kamera" legt fest, woher ein Pflicht-Foto stammen darf. Ist er an, entstehen Fotos ausschließlich im Live-Kamerabild der Anwendung: Es gibt keinen Dateiauswahl-Dialog und damit keinen Weg zu Galerie, Dateispeicher oder Cloud. Das gilt betriebsweit und auch für die Erfassung ohne Login über einen Scan am Objekt.

⚠️

Ist keine Kamera verfügbar, wird die Erfassung bewusst blockiert: es gibt KEINEN Rückfall auf die Dateiauswahl, sonst wäre die Sperre wertlos. An einem Arbeitsplatz ohne Kamera lässt sich dann kein Pflichtbeleg mehr erfassen. Prüfe vor dem Einschalten, ob alle Erfassungsgeräte eine Kamera haben.

Reaktionsfristen für Tickets

Hier legst du je Priorität fest, binnen wie vieler Stunden auf ein Ticket reagiert werden soll, gerechnet ab dem Anlegen. Voreingestellt sind 4 Stunden für „Hoch", 24 für „Mittel" und 72 für „Niedrig". Der Wert 0 bedeutet: keine Frist, das Ticket wird nicht überwacht. Läuft eine Frist ab, ohne dass das Ticket erledigt ist, geht einmalig eine Eskalation heraus, einmal je Ticket, nicht wiederholt.

Hoch / Mittel / Niedrig (Stunden): Reaktionsfrist je Priorität in Stunden ab dem Anlegen des Tickets (0–8760). 0 schaltet die Überwachung für diese Priorität ab.
Fristüberwachung: Läuft halbstündlich und meldet überfällige Tickets. Die Eskalation erfolgt einmal je Ticket; ein weiterhin offenes Ticket erzeugt keine zweite Meldung.

⚠️

Die Frist wird beim Anlegen eines Tickets gesetzt. Eine Änderung hier wirkt deshalb nur auf NEUE Tickets, bereits offene behalten ihre bisherige Fälligkeit. Das ist gewollt: eine laufende Frist nachträglich zu verschieben, würde den Nachweis entwerten. Tickets, die vor der Einführung der Fristen angelegt wurden, haben gar keine Frist und eskalieren nicht.

Tipp

💡

Die Pausenabzüge bilden die gesetzliche Pausenregelung ab (z. B. 30 min ab 6 Std, 45 min ab 9 Std). Stelle sie auf eure betrieblichen oder tariflichen Vorgaben ein, dann stimmen die Netto-Arbeitszeiten automatisch, ohne dass jemand Pausen von Hand abzieht.

Stolperfalle

⚠️

Die Einspruchsfrist bestätigt nur SAUBERE Einträge automatisch. Einträge mit Anomalien bleiben prüfpflichtig: es sei denn, du hast die jeweilige Anomalie unter „Anomalien trotzdem automatisch bestätigen" freigegeben. Und: Schaltest du GPS aus, wird der Geofence-Radius wirkungslos, Stempel lassen sich dann von überall setzen.

Häufige Fragen

Was passiert mit dem Pausenabzug, wenn jemand kürzer arbeitet?

Nichts, der Abzug greift erst ab der eingestellten Stundenschwelle. Wer unter „Pause 1 ab (Std)" bleibt, bekommt keinen automatischen Pausenabzug.

Bekommt der Mitarbeiter die Verspätungs-Warnung sofort?

Nein, erst nach Schichtbeginn plus der eingestellten Toleranz (Standard 15 Min). Erst dann geht der Hinweis an Mitarbeiter und Admin.

Gelten diese Regeln für alle Objekte?

Ja, sie sind die betriebsweite Voreinstellung. Je Objekt überschreibbar sind die Standort-Abfrage samt GPS-Radius, das Nachtzuschlag-Fenster, die Feiertagsregelung und die PIN-Checkliste. Du findest sie auf der Objekt-Detailseite im Kasten „Einstellungen", wo ein leeres Feld immer heißt: Firmenvorgabe erben. Nicht überschreibbar sind Rundung, Pausenabzug, Auto-Ausstempeln und Einspruchsfrist; die gelten für den ganzen Betrieb. Pausenabzug und Auto-Ausstempeln lassen sich stattdessen je Mitarbeiter in der Personalakte anders setzen.

Gilt eine geänderte Rundung auch für die Zeiten vom letzten Monat?

Nein. Die Rundung greift, wenn ein Zeiteintrag entsteht oder geändert wird. Bereits abgeschlossene Einträge behalten ihren Wert, bis jemand sie erneut bearbeitet. Stell die Rundung deshalb am besten zum Monatswechsel um, sonst stehen in einem Monat zwei Regeln nebeneinander.