Häufige Fragen für die Verwaltung

Er braucht eine E-Mail-Adresse. Öffne die Personalakte, Reiter „Account", und tippe auf „Zum Portal einladen". Er bekommt eine Mail von deiner Firma, legt über den Knopf „Zugang einrichten" sein Passwort fest und ist damit angemeldet. Sein Konto entsteht erst in diesem Moment, vorher ist die Einladung nur eine Einladung. Fürs Stempeln am Terminal genügt eine PIN, dafür braucht er gar keinen Zugang.

Ja, über „Import" aus CSV/Excel. Die Spalten ordnest du per Drag&Drop zu; Vor- und Nachname sind Pflicht.

In der Spalte „Konto" der Liste und in der Personalakte im Reiter „Account". Dort steht nach dem Versand „Versendet am …", sobald der Mailserver des Empfängers die Mail angenommen hat „Zugestellt am …". Kam sie nicht an, steht dort „Nicht zugestellt" mit dem Grund, meist eine vertippte oder gesperrte Adresse; die Verwaltung bekommt dazu eine Benachrichtigung. Dann die Adresse prüfen, korrigieren und neu einladen. Dasselbe gilt für den PIN-Link per E-Mail, den du alternativ per SMS schicken kannst.

Öffne die Personalakte, Reiter „Account". Dort steht, ob die Einladung noch offen ist und bis wann. Tippe auf „Einladung erneut senden", dann geht ein frischer Link mit sieben Tagen Frist raus; der alte wird dabei sofort ungültig. Kam gar nichts an, prüfe zuerst die Adresse im Feld darüber und den Spam-Ordner.

Solange die Einladung nicht angenommen wurde, korrigierst du die Adresse direkt im Einladungsfeld über dem Knopf und schickst neu. Steht in der Personalakte bisher eine andere Adresse, fragt die Maske darunter „Diese Adresse auch als Kontaktadresse speichern?"; ohne Haken bleibt die Kontaktadresse, wie sie ist. Hat sich der Mitarbeiter dagegen schon einmal angemeldet, steht seine Anmelde-Adresse fest: Er ändert sie selbst unter Einstellungen, du bietest ihm nur noch „Passwort zurücksetzen" an.

Schau zuerst unter „Inaktive" oben in der Personalliste. Eine Akte, deren Haken „aktiv" fehlt, steht nur dort, und wer sie nicht findet, legt die Person leicht ein zweites Mal an. Hol sie mit „Wieder aktivieren" zurück, statt eine neue anzulegen; die doppelte Akte ohne Historie kannst du im Reiter „Account" endgültig entfernen. Meldet die Einladung, zu dieser Adresse gebe es schon ein Konto, hängt an ihr bereits ein Zugang. Jeder Zugang braucht eine eigene Adresse: Gehört das Konto zu derselben Person, meldet sie sich damit an oder setzt ihr Passwort über „Passwort vergessen" zurück; sonst lädst du sie mit einer anderen Adresse ein.

Ohne E-Mail stempeln sie mit einer Stempel-PIN: Den Link zum Festlegen der PIN schickst du aus der Personalakte per SMS oder E-Mail. Am Objekt scannen sie dann den Code mit dem Handy und geben die PIN ein, ein Konto brauchen sie dafür nicht. Ohne Smartphone bleibt ein Stempel-Terminal am Einsatzort. Fehlt einmal der Code am Objekt, hilft „Stempeln ohne Code" per SMS-Link, das braucht eine Handynummer in der Akte.

Die Rollen „Administrator" und „Inhaber" vergibt ausschließlich der Inhaber des Kontos, als Administrator siehst du diese Auswahl gar nicht erst. Wenn eine Führungskraft nur eine bestimmte Sache zusätzlich können soll (bestellen, das Abo ändern, Lohndaten einsehen), ist der Weg ein einzelnes Recht statt einer höheren Rolle: siehe „Rollen & Rechte".

Ja, einmal und mit einem Klick: auf der Objekt-, Fahrzeug- oder Geräteseite auf „QR erstellen" tippen. Danach erscheint der Code hier in der Liste und du druckst ihn aus. Alternativ nimmst du einen Blanko-Code von dieser Seite und weist ihn zu, das Ergebnis ist dasselbe.

Gleiches Ziel, anderer Auslöser: QR per Kamera, NFC per Antippen. QR-Aushänge sind der Fallback für Handys ohne NFC.

Unter Einstellungen → Arbeitsregeln drei Dinge. Erstens „Erinnerung noch eingestempelt nach (Stunden)": Die Person bekommt eine Push-Nachricht und eine Mail, dass sie noch eingestempelt ist. Zweitens „Automatisch ausstempeln nach (Stunden)": Danach beendet ShiftScan die Schicht; steht sie im Dienstplan, erst nach deren Ende. Ein zu kurzer Wert schneidet normale Schichten ab, die Maske warnt dann. Drittens kommt der Gehen-Scan nach dem automatischen Ausstempeln, korrigiert ShiftScan das Ende auf die Scanzeit statt eine neue Schicht zu beginnen. Solche Einträge stehen unter „Zeiten" als Vorfall und lassen sich mit ✎ nachbessern.

Sie hat einen ArbZG-Verstoß (z. B. zu kurze Ruhezeit) oder eine andere Auffälligkeit. Klappe die Details auf, um die Ursache zu sehen.

Der Mitarbeiter ist noch eingestempelt („Läuft"), oder das Ausstempeln wurde vergessen. Im zweiten Fall korrigiere die Buchung mit „✎".

Unter „Zeiten" hat jede Buchung einen Status. „Vorläufig" wird nach der Einspruchsfrist (Einstellungen → Arbeitsregeln) von selbst bestätigt, du musst nichts tun. „Zu prüfen" hat eine Auffälligkeit, etwa einen fehlenden Gehen-Stempel oder einen Standort außerhalb des Radius; klapp die Zeile auf, prüfe und bestätige mit ✓ oder korrigiere mit ✎. „Bestätigt" ist endgültig. Welche Auffälligkeiten trotzdem automatisch bestätigt werden dürfen, legst du ebenfalls in den Arbeitsregeln fest.

Über „Export" (CSV/Excel) oder den Lohn-Export unter „Lohn". „PDF" erzeugt einen unterschreibbaren Zeitnachweis.

Im Zeitkonto über „+ Buchung", Art „Startsaldo". Einzutragen ist der Saldo, also die Plus- oder Minusstunden aus dem bisherigen System, nicht die gesamte bisherige Arbeitszeit. Das Feld versteht 7,75 und 7:45; die Zeile „Verstanden als …" darunter zeigt, was ankommt. Verschiebt eine einzelne Buchung den Saldo um 400 Stunden oder mehr, fragt die Maske ausdrücklich nach, weil das fast immer eine Gesamtzeit statt eines Saldos ist. Den Startsaldo brauchst du nur einmal; beim Jahreswechsel läuft das Konto von selbst weiter.

Nein, das ist die Dezimalrechnung: 0,45 Stunden sind 27 Minuten, nicht 45. Wolltest du 7 Stunden 45 Minuten buchen, schreibe 7:45 oder 7,75. Die Rückfrage unter dem Feld bietet dir die Uhrzeit-Fassung mit einem Klick an, und die Zeile „Verstanden als …" zeigt dir vor dem Speichern, was ankommt.

Aus der Differenz von Ist- und Soll-Stunden je Monat. Mehr gearbeitet als vertraglich vereinbart = Plus, weniger = Minus. Genehmigter Urlaub und Krankheit sind kein Minus: sie senken das Soll des Tages auf 0.

Öffne den Mitarbeiter, tippe „+ Buchung", wähle „Auszahlung" und trage die ausgezahlten Stunden (negativ) ein, der Saldo sinkt entsprechend.

Gar nicht, das geschieht von selbst: das Zeitkonto läuft über den Jahreswechsel weiter. Im neuen Jahr steht der bisherige Stand als „Übertrag aus Vorjahren" über den Monaten. Buche dafür keinen „Startsaldo", sonst zählt der Übertrag doppelt.

Wählst du keinen Tarif, wechselt das Konto in den kostenlosen Free-Tarif: bis zu 5 aktive Mitarbeiter und 1 aktives Objekt, deine Daten bleiben. Liegst du darüber, wird das Konto schreibgeschützt, nicht gelöscht: Anmelden, Ansehen und Exportieren bleiben möglich, gesperrt sind das Stempeln in der App und Änderungen an Mitarbeitern, Objekten, Abwesenheiten und Schichten. Rechtzeitig vorher kommt eine Mail mit deinen Zahlen, und ein Hinweis in der App nennt das Datum. Ein Tarif hebt die Sperre sofort auf; alternativ deaktivierst du Mitarbeiter oder Objekte, bis du in den Free-Tarif passt.

Gekündigt wird unter „Abrechnung" über „Zahlungen & Abo verwalten". Nach dem Ende des Abos wird das Konto schreibgeschützt, und ein vollständiger Datenexport steht bereit. Sichere ihn, denn Zeiten und Lohndaten musst du selbst aufbewahren. Gelöscht wird nach einer Frist von in der Regel 30 Tagen; hast du selbst gekündigt und den Export abgerufen, schon kurz danach. Bis zur Löschung macht ein neuer Tarif alles wieder auf.

Nach der Zahl der aktiven Mitarbeiter (pro Seat). Inaktive oder ausgeschiedene Mitarbeiter zählen nicht mit.

Tarif wechseln, Zahlungsmittel ändern und kündigen setzen das Recht „Abo & Zahlung" voraus. Inhaber und Administratoren haben es immer, ein Manager nur mit gesetztem Häkchen in der Personalakte unter „Einstellungen" → „Rechte". Ansehen darf den Tarif jede Führungskraft, siehe „Rollen & Rechte".

Fünf Dinge bleiben dem Inhaber vorbehalten: jemanden zum Administrator oder Inhaber machen, einen Mitarbeiter endgültig anonymisieren, das Komplett-Backup des Kontos herunterladen, die Zwei-Faktor-Pflicht für Admins abschalten und das Konto kündigen. Gemeinsamer Nenner: Es lässt sich am nächsten Tag nicht mehr zurücknehmen, oder es betrifft die Kontrolle über das Konto selbst.

Nein. Die Schalter setzen nur Inhaber und Administratoren, und zwar für andere. Ein Versuch, das an der Oberfläche vorbei zu ändern, wird direkt in der Datenbank abgewiesen: auch dann, wenn jemand es über einen technischen Umweg probiert.

Drei Stellen können bremsen, prüfe sie in dieser Reihenfolge: die Matrix „Kanäle & Ereignisse" auf dieser Seite (ist E-Mail für dieses Ereignis überhaupt erlaubt, ist das Ereignis aktiv?), deine persönlichen Empfangs-Einstellungen unter „Meine Benachrichtigungen" und die dort eingestellte Ruhezeit. Die Ruhezeit hält allerdings nur Push zurück, E-Mail geht weiter raus.