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Zeitkonto

Das Überstunden-Konto je Mitarbeiter: laufender Saldo aus (Ist − Soll), manuelle Buchungen (Auszahlung, Korrektur, Startsaldo) und optionale Kappungsgrenzen.

Wofür ist diese Seite?

Das Zeitkonto zeigt für jeden Mitarbeiter den laufenden Überstunden-Saldo. Er ergibt sich aus der Summe (Ist − Soll) je Monat plus deinen manuellen Buchungen. So siehst du auf einen Blick, wer wie viele Plus- oder Minusstunden hat, die Grundlage für Freizeitausgleich oder Auszahlung. Oben rechts wechselst du das Jahr. Das Zeitkonto beginnt mit dem ersten Scan deines Betriebs: Monate davor erscheinen nicht, und für sie fällt kein Soll an. Bringst du einen Saldo aus einer früheren Zeiterfassung mit, buche ihn einmal als „Startsaldo".

In 30 Sekunden

•Jede Zeile zeigt einen Mitarbeiter mit seinem Saldo (grün = Plus, rot = Minus).
•Klick auf eine Zeile öffnet die Monatsaufschlüsselung (Soll/Ist/Diff) und Buchungen.
•Über „+ Buchung" buchst du manuell: Korrektur, Auszahlung, Startsaldo oder Kappung.
•Unter „⚖️ Kappungsgrenzen" deckelst du den angezeigten Saldo optional.

Schritt für Schritt: Saldo prüfen & buchen

1
Klicke auf einen Mitarbeiter: du siehst die Monatsaufschlüsselung mit Soll-, Ist- und Differenzstunden je Monat sowie alle bisherigen Buchungen.

Mitarbeiter-Detail mit Monatswerten und Buchungen.
2
Für eine manuelle Buchung tippe „+ Buchung", wähle die Art (Korrektur/Auszahlung/Startsaldo/Kappung), gib Stunden (mit Vorzeichen), Datum und optional eine Notiz ein und speichere.
3
Beim Jahreswechsel musst du nichts tun: das Zeitkonto läuft durch, der Stand vom 31.12. ist der Stand am 01.01. In der Ansicht des neuen Jahres steht er als „Übertrag aus Vorjahren" über den Monaten. Den „Startsaldo" brauchst du nur einmal, wenn du einen Saldo aus einem früheren System übernimmst.
4
Unter „⚖️ Kappungsgrenzen" setzt du „Max. Plus" und/oder „Max. Minus" (in Stunden), um den angezeigten Saldo zu deckeln. Leer = keine Kappung.

Stunden eintragen: 7,75 oder 7:45

Das Stundenfeld einer Buchung versteht beide gängigen Schreibweisen. Damit du nicht raten musst, welche ShiftScan genommen hat, steht unter dem Feld bei jeder Eingabe eine Zeile im Klartext, etwa „Verstanden als 7 h 27 min". Lies die Zeile, bevor du speicherst: Sie ist die einzige Stelle, an der ein Vertippen auffällt.

Eingegeben ist 7,45. ShiftScan versteht das als 7 h 27 min und fragt nach, ob 7 h 45 min gemeint waren.

•Dezimalstunden mit Komma oder Punkt: 7,75 sind 7 Stunden und 45 Minuten, denn 0,75 Stunden sind drei Viertelstunden.
•Uhrzeit-Schreibweise mit Doppelpunkt: 7:45 sind ebenfalls 7 Stunden und 45 Minuten. Dieselbe Zeit, andere Schreibweise.
•Mehrdeutig wird es bei Nachkommastellen, die auch als Minuten gelesen werden könnten. 7,45 heißt als Dezimalzahl 7 h 27 min. Meintest du 7 h 45 min, erscheint eine Rückfrage mit einem Knopf, der die Uhrzeit-Schreibweise übernimmt.
•Ein Minuszeichen davor bucht Minusstunden: -1,5 zieht anderthalb Stunden vom Saldo ab.

⚠️

Eingetragen wird die Abweichung vom Soll, nicht die geleistete Arbeitszeit. Wer nach einem Neun-Stunden-Tag bei acht Stunden Soll eine Stunde gutschreiben will, trägt 1 ein und nicht 9. Bei „Korrektur" und „Startsaldo" steht derselbe Hinweis direkt über dem Feld.

Feld für Feld erklärt

Saldo: Der aktuelle Überstunden-Stand: Summe (Ist − Soll) aller Monate plus manuelle Buchungen. Grün = Plus, rot = Minus.
Soll / Ist / Diff: Je Monat: Soll-Stunden, tatsächlich geleistete Ist-Stunden und ihre Differenz. Das Soll ist tagesgenau: Arbeitstage mal Tagessoll, Feiertage zählen nicht. Genehmigte Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Elternzeit senken das Soll des Tages auf 0, Homeoffice zählt als Arbeitszeit. Der laufende Monat zählt bis gestern.
Buchungsart: Korrektur (frei), Auszahlung (mindert Saldo), Startsaldo (einmalig, wenn du einen Saldo aus einem früheren System übernimmst) oder Kappung (deckelt manuell).
Stunden: Der Buchungswert mit Vorzeichen: „+" erhöht, „−" verringert den Saldo. Gemeint ist immer die Abweichung vom Soll, nicht die geleistete Gesamtzeit. Zwei Schreibweisen sind erlaubt: Dezimalstunden (7,75) und Uhrzeit (7:45). Unter dem Feld steht bei jeder Eingabe, wie ShiftScan sie verstanden hat; bei mehrdeutigen Angaben wie 7,45 fragt die Maske nach, ob 7:45 gemeint war.
Kappungsgrenzen: Optionaler Deckel für den angezeigten Saldo (Max. Plus / Max. Minus). Begrenzt nur die Anzeige, ändert die Zeiterfassung nicht.

Tipp

💡

Der Saldo wird automatisch aus der Zeiterfassung berechnet, auch aus Zeiten, die noch nicht freigegeben sind: korrigierst du Zeiten unter „Zeiten", aktualisiert sich das Zeitkonto sofort mit. Manuelle Buchungen nutzt du nur für Sonderfälle wie Auszahlung, Startsaldo oder eine ausnahmsweise Korrektur.

Stolperfalle

⚠️

„Auszahlung" und „Kappung" mindern den angezeigten Saldo, sie korrigieren aber NICHT die erfasste Arbeitszeit. Buche eine Auszahlung also genau dann, wenn die Überstunden tatsächlich ausgezahlt wurden, sonst stimmt das Konto nicht mehr.

Häufige Fragen

Wie kommen die Plus-/Minusstunden zustande?

Aus der Differenz von Ist- und Soll-Stunden je Monat. Mehr gearbeitet als vertraglich vereinbart = Plus, weniger = Minus. Genehmigter Urlaub und Krankheit sind kein Minus: sie senken das Soll des Tages auf 0.

Wie zahle ich Überstunden aus?

Öffne den Mitarbeiter, tippe „+ Buchung", wähle „Auszahlung" und trage die ausgezahlten Stunden (negativ) ein, der Saldo sinkt entsprechend.

Wie übernehme ich den Saldo ins neue Jahr?

Gar nicht, das geschieht von selbst: das Zeitkonto läuft über den Jahreswechsel weiter. Im neuen Jahr steht der bisherige Stand als „Übertrag aus Vorjahren" über den Monaten. Buche dafür keinen „Startsaldo", sonst zählt der Übertrag doppelt.

Ich habe 7,45 eingetragen und es wurden 7 h 27 min daraus. Ist das ein Fehler?

Nein, das ist die Dezimalrechnung: 0,45 Stunden sind 27 Minuten, nicht 45. Wolltest du 7 Stunden 45 Minuten buchen, schreibe 7:45 oder 7,75. Die Rückfrage unter dem Feld bietet dir die Uhrzeit-Fassung mit einem Klick an, und die Zeile „Verstanden als …" zeigt dir vor dem Speichern, was ankommt.

Noch Fragen?

Schreib uns, wir antworten persönlich, meist am selben Werktag.