Arbeitszeitkonto in Excel oder im System

Was auf einem Arbeitszeitkonto überhaupt steht

Auf einem Arbeitszeitkonto werden die tatsächlich geleisteten Stunden gegen die vereinbarte Sollarbeitszeit verrechnet. Ein positiver Saldo kann später durch Freizeit abgebaut werden, ein negativer muss nachgearbeitet werden. Ein gesetzliches Muss gibt es nicht, Grundlage ist der Arbeits- oder Tarifvertrag bzw. eine Betriebsvereinbarung. Bei Gleitzeit bestimmen die Beschäftigten Beginn und Ende innerhalb eines Rahmens selbst, oft mit einer Kernarbeitszeit als Anwesenheitspflicht.

Damit das Konto nicht ausufert, werden meist Ober- und Untergrenzen für den Saldo vereinbart. Genau hier trennt sich die Tabelle vom System: Eine Grenze ist nur dann eine Grenze, wenn jemand merkt, dass sie erreicht ist. In einer Tabelle, die am Fünften des Folgemonats gepflegt wird, fällt der Stand des 20. frühestens drei Wochen später auf, und dann steht die Entscheidung über abgelaufene Stunden an, nicht über kommende.

Warum die Tabelle immer im Rückstand ist

Der Saldo in Excel entsteht nicht beim Arbeiten, sondern beim Abtippen. Zwischen dem Tag, an dem die Stunden anfallen, und dem Tag, an dem sie im Konto stehen, liegt die Sammlung der Zettel, das Entziffern, das Eintragen und die Rückfrage bei dem, dessen Handschrift niemand lesen konnte. Für die Lohnabrechnung reicht das, für eine Steuerung nicht: Wer wissen will, ob jemand auf 80 Plusstunden zuläuft, erfährt es, wenn es 80 sind.

Dazu kommt die stille Fehlerquelle der gewachsenen Tabelle. Formeln, die jemand vor Jahren gebaut hat, werden kopiert, wenn ein Mitarbeiter dazukommt, und niemand prüft, ob der Bezug noch stimmt. Fällt ein falscher Saldo auf, dann meist, weil ein Mitarbeiter nachrechnet, und ab da ist nicht nur eine Zahl strittig, sondern die Tabelle als Ganzes.

Was ein System anders macht, und wann Excel reicht

Im System entsteht der Saldo aus den Buchungen, die ohnehin anfallen. Gestempelt wird am Objekt, die Sollzeit steht am Vertrag, Urlaub, Krankheit und Feiertage fließen mit der hinterlegten Regel ein. Der Mitarbeiter sieht seinen Stand selbst, statt im Büro zu fragen, und am Monatsende bestätigt er seine Stunden. Was danach in die Lohnabrechnung geht, ist derselbe Datenbestand und keine zweite Erfassung.

Unabhängig davon bleiben die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes bestehen: Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und die elfstündige Ruhezeit. Sie hängen am einzelnen Tag und lassen sich nicht über den Monatssaldo ausgleichen. Für Langzeitkonten als Wertguthaben nach § 7b SGB IV kommt die Insolvenzsicherung nach § 7e SGB IV dazu, sobald bestimmte Schwellen überschritten werden. Das ist eine andere Größenordnung als ein Gleitzeitkonto und gehört mit dem Steuerberater besprochen.

Ehrlich zur Gegenseite: Ein Betrieb mit vier Leuten, festen Zeiten und wenigen Abweichungen fährt mit einer Tabelle gut. Der Aufwand, ein Konto zu pflegen, wächst nicht mit der Zahl der Stunden, sondern mit der Zahl der Abweichungen. Sobald Springer, wechselnde Objekte, Zuschläge und Teilzeitmodelle zusammenkommen, kippt das Verhältnis, und die Tabelle wird zu dem, was sie am Anfang nicht war: ein eigener Arbeitsplatz.

Häufige Fragen