Stundenzettel abtippen oder exportieren
Am Monatsende müssen die Stunden ins Lohnprogramm. Der übliche Weg führt über eine Liste, die jemand abtippt. Der andere Weg nimmt dieselben Stunden, die ohnehin erfasst wurden, und erzeugt daraus die Datei, die das Lohnprogramm erwartet.
Abtippen ins Lohnprogramm
- Jede Abschrift ist eine Stelle, an der sich eine Zahl verdreht
- Zuschläge werden von Hand zugeordnet, Monat für Monat neu
- Fehler fallen auf, wenn ein Mitarbeiter seine Abrechnung nachrechnet
- Der Zeitdruck liegt immer in denselben drei Tagen
Export aus der Zeiterfassung
- Fünf Formate: DATEV (CSV und XML), Lexware/lexoffice, Addison, STotax
- Lohnarten und Zuschläge einmal zugeordnet, danach jeden Monat gleich
- Steuerberater bekommt einen eigenen Lese- und Exportzugang
- Jede buchungsrelevante Änderung bleibt nachvollziehbar dokumentiert
Wo die Zeit beim Abtippen tatsächlich hingeht
Das Abtippen selbst ist selten das Teuerste. Teuer sind die Schritte davor und danach: Zettel einsammeln, fehlende nachfordern, Handschriften klären, Summen bilden, die Aufteilung auf Objekte rekonstruieren und am Ende die Abweichung suchen, die beim Abgleich auffällt. Diese Arbeit fällt in jedem Monat an denselben drei Tagen an, und sie lässt sich nicht verschieben, weil die Abrechnung einen festen Termin hat.
Dazu kommen die Zuschläge. Nachtarbeit, Sonntag, Feiertag, und je nach Branche weitere Zuschläge aus dem Tarif: Jeder davon braucht die richtige Lohnart, und die Zuordnung passiert beim Abtippen im Kopf. Ein Zuschlag, der in der falschen Lohnart landet, ist kein Rechenfehler, sondern ein steuerlicher, und er fällt erst auf, wenn jemand genauer hinsieht.
Was ein Export voraussetzt
Ein Export ist keine Datei, die man einmal herunterlädt und hofft. Jedes Lohnprogramm erwartet eine bestimmte Struktur und eine bestimmte Kodierung, und wer sie nicht einhält, bekommt eine Fehlermeldung oder, schlimmer, eine stillschweigend falsche Übernahme. Deshalb gibt es fünf getrennte Formate statt eines allgemeinen CSV: DATEV als CSV und als XML, Lexware und lexoffice, Addison als Bewegungsdaten, STotax in der dort erwarteten Kodierung.
Die eigentliche Einrichtung passiert einmal: Welche Lohnart gehört zu welchem Zuschlag, wie heißen die Personalnummern, welches Nachtfenster gilt im Betrieb. Diese Abstimmung führt man mit dem Steuerberater, und danach ist der Monatsabschluss ein Vorgang statt eines Projekts. Für den Steuerberater selbst gibt es eine eigene Rolle mit Lese- und Exportrecht, die keinen Vollzugriff auf den Mandanten bedeutet.
Warum die Nachvollziehbarkeit dazugehört
Bei einer Prüfung zählt nicht die Summe, sondern die Herkunft der Summe. Wurde eine Stunde nachträglich geändert, muss erkennbar sein, dass sie geändert wurde, von wem und wann. Beim Abtippen gibt es diese Spur nicht: Zwischen dem Zettel und der Lohnart liegt ein Mensch, und was er korrigiert hat, steht nirgends.
Im System hängt jede buchungsrelevante Änderung an einem Protokoll, das nachträgliche Eingriffe sichtbar macht. Das ist zuerst ein Schutz für den Betrieb, nicht eine Kontrolle der Beschäftigten: Es belegt, dass die exportierten Zahlen aus den erfassten Zeiten stammen und nicht unterwegs entstanden sind.
Häufige Fragen
Welche Lohnprogramme werden unterstützt? +
DATEV als CSV und als XML, Lexware und lexoffice, Addison Lohn und Gehalt sowie STotax, jeweils in der Kodierung, die das Programm erwartet. Die DATEV-Vorlage stimmt man einmal mit dem Steuerberater ab, danach bleibt sie gleich.
Was ist mit Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen? +
Das Nachtfenster ist frei einstellbar, und die steuerfreien Zuschläge nach § 3b EStG stehen je Branche als Orientierung für die Einrichtung der Lohnarten bereit. Auf Wunsch zählen Heiligabend und Silvester ab 14 Uhr als Feiertag. Der Export führt die Zuschläge getrennt aus, statt sie in einer Summe zu verstecken.
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