Zeiterfassung in der Cloud oder auf dem eigenen Server
Der Wunsch nach dem eigenen Server kommt fast immer aus demselben Gedanken: Die Daten sollen im Haus bleiben. Das ist nachvollziehbar, zielt aber auf das falsche Merkmal. Entscheidend ist nicht, wo der Rechner steht, sondern wer ihn sichert, aktualisiert und im Störfall erreichbar ist.
Server im eigenen Betrieb
- Volle Kontrolle, und damit die volle Verantwortung für Sicherung und Updates
- Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Annahme
- Von der Baustelle nicht erreichbar, außer über VPN oder eine Öffnung ins Netz
- Ausfall, Diebstahl oder Brand treffen Betrieb und Daten gleichzeitig
Gehostet, mit Serverstandort in Deutschland
- Erreichbar von dort, wo gearbeitet wird, ohne VPN auf jedem Gerät
- Sicherung, Einspielen von Aktualisierungen und Überwachung gehören dazu
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Datenexport jederzeit
- Ohne Netz wird weiter erfasst, die Buchungen übertragen sich später
Der Wunsch ist berechtigt, das Merkmal ist das falsche
Der Reflex ist verständlich. Cloud wird im Gespräch oft mit amerikanischem Konzern gleichgesetzt, dazu kommen Schlagzeilen über Datenabflüsse und der schlichte Satz: Meine Daten gehören mir. Wer jahrzehntelang mit Ordnern im eigenen Büro gearbeitet hat, empfindet diesen Ordner als sicher, denn er liegt schließlich da, wo man ihn sehen kann.
Die Fragen, die tatsächlich etwas entscheiden, lauten anders: Wo stehen die Server geografisch? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO? Werden Daten in ein Drittland übermittelt, und wer ist die Muttergesellschaft des Anbieters? Ein US-Konzern mit Rechenzentrum in Frankfurt bleibt ein US-Konzern. Das ist kein Ausschlusskriterium, aber es gehört benannt und vertraglich abgesichert, statt es am Wort Cloud festzumachen.
Der wunde Punkt ist die Sicherung
Fast jeder Betrieb hat eine Sicherung, kaum einer hat je versucht, sie zurückzuspielen. Eine Sicherung, die nie geprüft wurde, ist keine Sicherung, sondern eine Annahme, und das zeigt sich erst an dem Tag, an dem sie gebraucht wird. Dazu kommt die Frage, wer die Aktualisierungen einspielt, wenn der Betrieb gerade Hochsaison hat, und wer erreichbar ist, wenn das Gerät am Samstagmorgen nicht mehr startet.
Beim eigenen Server trifft ein Schaden außerdem beides gleichzeitig. Brennt es im Büro, sind Betrieb und Daten betroffen, und die Sicherung liegt im Zweifel im selben Raum. Das ist kein Argument gegen eigene Server an sich, sondern gegen den Betrieb ohne jemanden, der sich zuständig fühlt.
Wo die Arbeit stattfindet, steht kein Server
Zeiterfassung im Handwerk und in der Dienstleistung passiert nicht im Büro, sondern auf der Baustelle, im Objekt, im Fahrzeug. Ein Server im eigenen Haus ist von dort schlicht nicht erreichbar, es sei denn, man öffnet ihn ins Internet, womit der vermeintliche Sicherheitsvorteil dahin ist, oder man richtet für jedes Gerät einen gesicherten Zugang ein und pflegt ihn. Beides ist machbar und beides ist Arbeit, die jemand dauerhaft übernehmen muss.
Und ehrlich zur Gegenseite: Ein eigener Server ist sinnvoll, wenn jemand da ist, der Sicherungen prüft, Aktualisierungen einspielt und im Störfall erreichbar ist, und wenn mobile Erfassung keine Rolle spielt. Trifft das zu, ist die Entscheidung sauber begründet. Trifft es nicht zu, wird aus der vollen Kontrolle schnell die volle Verantwortung ohne jemanden, der sie trägt.
Häufige Fragen
Wo liegen die Daten von ShiftScan? +
Auf Servern in Deutschland. Zum Betrieb gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und die Daten lassen sich jederzeit exportieren. Die Einzelheiten stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag und in der Datenschutzerklärung.
Gibt es ShiftScan auch für den eigenen Server? +
Nein, ShiftScan wird als gehostete Anwendung betrieben. Wer eine Installation im eigenen Haus braucht, etwa wegen einer behördlichen Auflage, ist mit einem Anbieter besser beraten, der genau das als Produkt anbietet, statt es als Ausnahme zu bauen.
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