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Lohn & Export

Hinterlege die Stammnummern und Zuordnungen für deinen Lohn- und Buchhaltungs-Export (DATEV, STotax, Addison oder Lexware): Berater-/Mandantennummern, Lohnart-Zuordnung, Buchungsstapel-Konten, Abrechnungsstichtag und den Lohnnebenkosten-Aufschlag. Der eigentliche Export läuft unter „Lohn".

Wofür ist diese Seite?

Auf „Lohn & Export" konfigurierst du, wie ShiftScan die Lohn- und Buchhaltungsdaten für deinen Steuerberater aufbereitet. Oben wählst du deinen Lohnanbieter (DATEV, STotax, Addison oder Lexware) und trägst dessen Stammnummern ein; darunter gelten gemeinsame Einstellungen für alle: der Abrechnungsstichtag, der Lohnnebenkosten-Aufschlag für die Margen-Analyse, die Buchungsstapel-Konten (DATEV-EXTF) und die Lohnart-Zuordnung. Den eigentlichen Export löst du danach unter „Lohn" aus.

Lohn & Export: Anbieter-Reiter, Stammnummern und gemeinsame Einstellungen.

In 30 Sekunden

•Anbieter-Reiter wählen und Stammnummern eintragen (z. B. DATEV-Berater-/Mandantennummer).
•Abrechnungsstichtag (1. oder 15.) und optional die Lohnlauf-Erinnerung setzen.
•Buchungsstapel-Konten (Kontenrahmen, Erlöskonten) für den Rechnungs-Export hinterlegen.
•Lohnart-Zuordnung (interner Schlüssel → DATEV-/STotax-Nummer) pflegen, dann „Speichern".

Schritt für Schritt

1
Öffne „Einstellungen" → „Lohn & Export". Wähle oben den Reiter deines Lohnanbieters: DATEV, STotax, Addison oder Lexware. Trage die passenden Stammnummern ein (z. B. DATEV-Beraternummer + Mandantennummer; STotax-Arbeitgebernummer).

Die Anbieter-Reiter mit den jeweiligen Stammnummern.
2
Lege den „Abrechnungs-/Auszahlungsstichtag" fest (Monatsanfang oder -mitte) und aktiviere optional „Am Stichtag an den Lohnlauf erinnern". Trage unter „Lohnnebenkosten" den AG-Aufschlag in % ein, er fließt in die Margen-Analyse ein.
3
Hinterlege unter „Buchhaltung, Buchungsstapel-Konten" deinen Kontenrahmen (SKR 03/04) und die Erlöskonten. Diese gelten für den Rechnungs-Export im DATEV-EXTF-Format (auch STotax/Addison nutzen es). Im Zweifel mit dem Steuerberater abstimmen.
4
Pflege unten die „Lohnart-Zuordnung": je interner Lohnart (Gehalt, Überstunden, Zuschläge, Homeoffice, Spesen …) die DATEV-/STotax-Lohnartnummer. Was du nie gespeichert hast, geht mit dem vorbelegten Standardwert in den Export; Homeoffice übernimmt die Nummer von Sonstiges (Standard 999). Klick auf „Speichern". Den Export selbst startest du unter „Lohn".

Lohnart-Zuordnung: interner Schlüssel → Lohnartnummer.

Feld für Feld

Anbieter-Reiter (DATEV / STotax / Addison / Lexware): Wählt das Lohnsystem. DATEV: Berater- + Mandantennummer; STotax: Arbeitgebernummer; Addison: Firmennummer (FINUM); Lexware: keine Konfiguration nötig (nutzt Bezeichnungen).
Stammnummern: Die Kennnummern deines Lohnanbieters. Bei STotax/Addison bedeutet leer: es gilt die DATEV-Mandantennummer.
Abrechnungs-/Auszahlungsstichtag: Zum Monatsanfang (1.) oder zur Monatsmitte (15.). Beim 1. ist die Abrechnungsperiode der Kalendermonat. Beim 15. läuft sie vom 15. des Vormonats bis zum 14. des Abrechnungsmonats und wird auf den Abrechnungsmonat gebucht.
Lohnlauf-Erinnerung: Benachrichtigt Admins am Stichtag an den fälligen Lohnlauf.
Lohnnebenkosten (AG-Aufschlag %): Arbeitgeber-Aufschlag auf den Stundensatz (Sozialabgaben usw.) für die Deckungsbeitrags-/Margen-Analyse. 0 % = reiner Bruttolohn.
Buchungsstapel-Konten (DATEV-EXTF): Kontenrahmen (SKR 03/04), Sammeldebitor und Erlöskonten (19 % / 7 % / steuerfrei) für den Rechnungs-Export. Leer = SKR03-Standard.
Lohnart-Zuordnung (DATEV & STotax): Je interner Lohnart die Lohnartnummer deines Lohnsystems. Nie gespeicherte Lohnarten gehen mit dem vorbelegten Standardwert in den Export, Homeoffice mit der Nummer von Sonstiges (Standard 999); Spesen-Lohnarten übernehmen erstattete Reisekosten als Betrag. Lexware nutzt Bezeichnungen (hier nichts zu tun).

Anschreiben für den Postversand

Unter „Lohnabrechnung per Post" legst du den Text des Deckblatts fest, das ShiftScan vor jede Abrechnung setzt, die per Brief rausgeht: Betreff, Anschreiben und Grußformel. Platzhalter für Vorname, Nachname, Name, Monat und Firma werden je Brief ersetzt; welche es gibt, steht unter dem Feld. Absender, Logo und Farben kommen aus den Firmeneinstellungen. Ein leeres Feld setzt auf die Vorgabe zurück.

Darunter wählst du „In Farbe drucken" und „Beidseitig drucken". Farbe kostet mehr je Seite, und die Abrechnung vom Steuerberater ist meist schwarz/weiß. Beidseitig spart Blätter, aber keine Kosten, weil je Seite abgerechnet wird. Wie der fertige Brief aussieht, zeigt dir die Vorschau an der Abrechnung in der Personalakte.

Das Anschreiben für die Lohnabrechnung per Post.

Tipp

💡

Stimme die Buchungsstapel-Konten und die Lohnart-Nummern einmal mit deinem Steuerberater ab, dann passen die Exporte auf Anhieb in dessen System, ohne Nacharbeit. Das DATEV-EXTF-Format für die Buchhaltung wird auch von STotax, Addison und Agenda eingelesen.

Stolperfalle

⚠️

Diese Seite KONFIGURIERT nur, den eigentlichen Lohn-Export erzeugst du unter „Lohn" mit dem passenden Format. Leere Lohnartnummern fallen im Export auf 999 zurück (kann der Steuerberater nicht zuordnen). STotax-/Addison-Nummern leer zu lassen bedeutet, dass die DATEV-Mandantennummer verwendet wird: trag sie nur ein, wenn sie abweicht. Lexware braucht hier keine Lohnart-Nummern (nutzt Bezeichnungen).

Häufige Fragen

Wo löse ich den Export tatsächlich aus?

Unter „Lohn", dort wählst du Monat und Format (DATEV/STotax/Addison/Lexware) und erzeugst die Datei. Diese Seite hinterlegt nur die nötigen Stammdaten und Zuordnungen.

Was passiert mit nicht zugeordneten Lohnarten?

Felder ohne Lohnartnummer fallen im Export auf die Nummer 999 zurück. Trage die korrekten Nummern deines Lohnsystems ein, damit der Steuerberater alles zuordnen kann.

Wofür ist der AG-Aufschlag in Prozent?

Er bildet die Lohnnebenkosten (Sozialabgaben, Umlagen) als Aufschlag auf den Stundensatz ab und fließt in die Margen-/Deckungsbeitrags-Analyse unter „Analysen" ein. Für den reinen Lohnexport ist er nicht nötig.

Noch Fragen?

Schreib uns, wir antworten persönlich, meist am selben Werktag.