Eine abgelaufene Sachkunde fällt beim Planen auf — nicht bei der Kontrolle.
§ 34a-Nachweise laufen ab, Erste-Hilfe-Kurse auch, Führerscheine werden entzogen. Solange die Kopien in einem Ordner liegen, merkt das niemand — bis jemand eingeteilt wird, der nicht eingeteilt werden durfte. Dann ist es kein Verwaltungsfehler mehr.
Jede Qualifikation hat ein Ablaufdatum, jedes Objekt seine Pflicht-Qualifikationen. Läuft etwas aus, kommt eine Erinnerung; fehlt etwas, widerspricht der Dienstplan schon bei der Zuweisung.
Das bringt es dir.
Der Ablauf meldet sich, bevor er eintritt
Zu jedem Nachweis gehört ein Datum, und vor dem Ablauf kommt eine Erinnerung. Wer bisher einmal im Jahr den Ordner durchgeht und hofft, dass zwischendurch nichts ausläuft, tauscht das gegen eine Meldung, die von selbst kommt.
Die Pflicht hängt am Objekt, nicht am Gedächtnis
Je Objekt lässt sich hinterlegen, welche Qualifikation dort Pflicht ist. Ab da ist die Zuordnung keine Kopfsache mehr — der Dienstplan weiß, wer dorthin darf, auch wenn die Person, die es sonst wusste, gerade im Urlaub ist.
Der Widerspruch kommt beim Planen
Wird jemand ohne die geforderte Qualifikation auf ein Objekt gesetzt, warnt die Konflikt-Engine — im selben Moment, in dem auch Ruhezeit und Doppelbuchung geprüft werden. Die automatische Dienstplanung schlägt solche Besetzungen gar nicht erst vor.
Aus der Bewerbung direkt in die Akte
Was ein Bewerber hochlädt, lässt sich beim Einstellen per Klick übernehmen. Sachkunde nach § 34a, Erste-Hilfe, Gesundheitszeugnis und Führerschein werden dabei zu echten Nachweisen mit Ablauf-Überwachung — nicht zu einer PDF-Datei, die irgendwo liegt.
So funktioniert's — in 3 Schritten.
Katalog anlegen
Festlegen, welche Qualifikationen es im Betrieb gibt — Sachkunde, Erste-Hilfe, Führerschein, was sonst gebraucht wird.
Nachweise hinterlegen
Je Mitarbeiter mit Ablaufdatum, auf Wunsch mit dem Dokument daran.
Pflicht je Objekt setzen
Ab da prüft der Dienstplan mit, und die Erinnerungen laufen von selbst.
Technischer Hintergrund: warum ein Nachweis kein Dokument ist
Ein hochgeladenes PDF ist eine Datei — es weiß nicht, wann es abläuft, und niemand kann danach filtern. Ein Qualifikationsnachweis dagegen ist ein Datensatz mit Art, Gültigkeit und Zuordnung; das Dokument hängt daran, ist aber nicht die Sache selbst. Erst dadurch kann die Ablauf-Überwachung greifen, kann ein Objekt eine Pflicht-Qualifikation fordern, und kann der Dienstplan bei der Zuweisung widersprechen. Beim Übernehmen aus einer Bewerbung wird deshalb unterschieden: Was in den Katalog passt, wird Nachweis — alles andere bleibt Dokument.
Technischer Hintergrund: eine Einsatzvoraussetzung, keine Empfehlung
Im Bewachungsgewerbe hängt an der Sachkunde nach § 34a GewO die Zulässigkeit des Einsatzes selbst. Deshalb ist die Prüfung hier nicht als Bericht gebaut, den jemand aufrufen müsste, sondern als Widerspruch an der Stelle, an der die Entscheidung fällt — bei der Zuweisung im Dienstplan. Eine rechtliche Bewertung trifft ShiftScan dabei nicht: Geprüft wird, ob der hinterlegte Nachweis zum Zeitpunkt der Schicht gültig ist. Was als Pflicht gilt, legt der Betrieb je Objekt selbst fest.
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