Benachrichtigungen
Lege fest, bei welchen Ereignissen dein Betrieb benachrichtigt: automatisches Ausstempeln, Verspätung zur Schicht und neue Bewerbungen. In der Matrix „Kanäle & Ereignisse" bestimmst du außerdem betriebsweit, welche Meldung überhaupt rausgeht und über welchen Kanal.
Wofür ist diese Seite?
Die Seite hat drei Bereiche. Oben zwei Schalter für einzelne Ereignisse: die tägliche Zusammenfassung der automatischen Ausstempelungen und die Meldung bei Verspätung zur Schicht. In der Mitte die Matrix „Kanäle & Ereignisse", in der jede Benachrichtigung deines Betriebs mit ihren erlaubten Kanälen steht. Unten die Recruiting-Benachrichtigung an alle HR-Berechtigten. Jeder Bereich hat seinen eigenen Speichern-Knopf. Nicht zu verwechseln: Was dich persönlich erreicht, stellst du unter „Meine Benachrichtigungen" ein, und die Erinnerung vor Schichtbeginn samt Toleranzen steht in den „Arbeitsregeln".
In 30 Sekunden
- •„Bei automatischem Ausstempeln": tägliche Admin-Zusammenfassung der System-Ausstempelungen.
- •„Bei Verspätung": Meldung an den Mitarbeiter und an die Zuständigen. Derselbe Schalter steht in den Arbeitsregeln, dort mit der Toleranz.
- •„Bei neuer Bewerbung": In-App-Hinweis an alle HR-Berechtigten.
- •In der Matrix „Kanäle & Ereignisse" schaltest du einzelne Meldungen betriebsweit ab oder erlaubst nur bestimmte Kanäle.
- •Jeweils an- oder abhaken und speichern. Jeder der drei Bereiche speichert für sich.
Schritt für Schritt
- 1
Öffne „Einstellungen" → „Benachrichtigungs-Regeln". Im oberen Bereich stehen zwei einzelne Ereignisse, über die du hier entscheidest.
Die beiden Schalter oben und die Recruiting-Benachrichtigung darunter. - 2
Hake „Bei automatischem Ausstempeln" an, wenn du täglich eine Zusammenfassung möchtest, sobald Mitarbeiter vom System ausgestempelt wurden (greift, wenn das Ausstempeln vergessen wurde).
- 3
Hake „Bei Verspätung" an, wenn gemeldet werden soll, dass jemand nicht rechtzeitig zur Schicht eingestempelt ist. Die Meldung geht an den betroffenen Mitarbeiter und an die Zuständigen für das Objekt; ist dort niemand hinterlegt, an die Verwaltung. Ab wann eine Verspätung vorliegt, legst du in den Arbeitsregeln als Toleranz in Minuten fest. Klick auf „Speichern" in diesem Bereich.
- 4
Im unteren Bereich „Recruiting" aktivierst du „Bei neuer Bewerbung", dann bekommen alle HR-Berechtigten einen In-App-Hinweis, sobald eine Bewerbung eingeht. „Speichern" nicht vergessen.
Recruiting-Benachrichtigung an alle HR-Berechtigten.
Feld für Feld
- Bei automatischem Ausstempeln
- Tägliche Admin-Zusammenfassung, wenn das System Mitarbeiter automatisch ausgestempelt hat (siehe „Automatisch ausstempeln" in den Arbeitsregeln).
- Bei Verspätung
- Meldet, dass jemand zur Schicht nicht rechtzeitig eingestempelt ist: an den Mitarbeiter selbst und an die Zuständigen für das Objekt. Es ist derselbe Schalter wie in den Arbeitsregeln unter „Schicht-Benachrichtigungen"; die Toleranz in Minuten stellst du dort ein. Je Schicht geht die Meldung höchstens einmal raus.
- Bei neuer Bewerbung (Recruiting)
- In-App-Benachrichtigung an alle Mitarbeiter mit HR-Berechtigung, sobald eine Bewerbung (Portal, intern oder manuell) eingeht.
Kanäle & Ereignisse
In der Matrix steht jede Benachrichtigung, die dein Betrieb verschicken kann, nach Themen gruppiert. Das Häkchen vorn entscheidet, ob das Ereignis betriebsweit überhaupt eine Meldung auslöst. Rechts daneben hakst du die erlaubten Kanäle ab: E-Mail, Push und SMS. Ab Werk ist jedes Ereignis aktiv und über alle drei Kanäle erlaubt.
- •Die Matrix ist die Obergrenze. Was hier aus ist, erreicht niemanden, egal was der Einzelne für sich eingestellt hat.
- •Jeder Mitarbeiter darf sich unter „Meine Benachrichtigungen" weiter einschränken, aber nichts zusätzlich freischalten.
- •Zeilen mit dem Vermerk „(opt-in)" sind ab Werk aus und müssen bewusst eingeschaltet werden, etwa Verspätung und Überziehung.
- •Das Notsignal steht bewusst nicht in der Liste: Sicherheits-Alarme sind nicht abschaltbar.
SMS gehen auf das Kontingent deines Betriebs. Lass den SMS-Haken deshalb nur dort stehen, wo eine Meldung wirklich sofort ankommen muss; für alles andere reichen Push und E-Mail. Und beachte: Schaltest du hier ein Ereignis ab, verschwindet es lautlos. Der Mitarbeiter sieht keinen Hinweis darauf, dass es die Meldung einmal gab.
Tipp
Diese Schalter steuern, OB ein Ereignis überhaupt eine Benachrichtigung auslöst. Über welchen Kanal und an wen sie zugestellt wird, hängt zusätzlich von den persönlichen Empfangs-Einstellungen unter „Meine Benachrichtigungen" jedes Empfängers ab.
Stolperfalle
Die beiden Schalter oben reichen unterschiedlich weit. „Bei automatischem Ausstempeln" ist eine reine Zusammenfassung für die Verwaltung. „Bei Verspätung" dagegen ist dieselbe Einstellung wie in den Arbeitsregeln und erreicht immer auch den betroffenen Mitarbeiter; einen Weg, nur die Verwaltung zu informieren, gibt es bewusst nicht. Die Erinnerung vor Schichtbeginn und der Überziehungs-Hinweis stehen ausschließlich in den Arbeitsregeln. Die Recruiting-Benachrichtigung erreicht ausschließlich Nutzer mit HR-Berechtigung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu „Arbeitsregeln → Schicht-Benachrichtigungen"?
Bei der Verspätung gibt es keinen: Das ist derselbe Schalter an zwei Stellen. Hakst du ihn hier ab, ist er auch in den Arbeitsregeln aus, und umgekehrt. Die Toleranz in Minuten lässt sich nur dort einstellen. Die übrigen Schicht-Meldungen (Erinnerung vor Beginn, Überziehung) gibt es ausschließlich in den Arbeitsregeln, die Zusammenfassung zum automatischen Ausstempeln und die Recruiting-Meldung ausschließlich hier.
Wer bekommt die Recruiting-Benachrichtigung?
Alle Mitarbeiter mit HR-Berechtigung: als In-App-Benachrichtigung, sobald eine Bewerbung über Portal, intern oder manuell eingeht.
Warum bekomme ich trotz aktiviertem Schalter keine E-Mail?
Drei Stellen können bremsen, prüfe sie in dieser Reihenfolge: die Matrix „Kanäle & Ereignisse" auf dieser Seite (ist E-Mail für dieses Ereignis überhaupt erlaubt, ist das Ereignis aktiv?), deine persönlichen Empfangs-Einstellungen unter „Meine Benachrichtigungen" und die dort eingestellte Ruhezeit. Die Ruhezeit hält allerdings nur Push zurück, E-Mail geht weiter raus.