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Datenschutz & Aufbewahrung

Hier siehst du, wie lange ShiftScan welche Datenarten aufbewahrt und wie Daten nach einem Vertragsende gelöscht werden. Diese Fristen werden vom Betreiber zentral verwaltet und sind für dich nur zur Information sichtbar.

Wofür ist diese Seite?

Die Seite „Datenschutz & Aufbewahrung" gibt dir einen transparenten Überblick über die Aufbewahrungsfristen deiner Daten (z. B. Zeit-, Lohn- und Gesundheitsdaten) und über die Abläufe bei Vertragsende (Lösch- und Export-Fristen). Sie ist bewusst nur lesbar: Diese Werte sind aus gesetzlichen Gründen (u. a. § 147 AO, § 257 HGB, § 195 BGB) festgelegt und werden zentral vom Betreiber verwaltet, du musst und kannst hier nichts ändern.

Aufbewahrungsfristen und Lösch-Abläufe, nur zur Information.

In 30 Sekunden

•Oben: Aufbewahrungsfristen je Datenart (in Monaten).
•Unten: Abläufe bei Vertragsende (Gnadenfrist, Export-Link, Lösch-Verzögerung).
•Alle Werte sind nur lesbar (vom Betreiber verwaltet).
•Dient der Transparenz und der DSGVO-Auskunft.

Schritt für Schritt

1
Öffne „Einstellungen" → „Datenschutz & Aufbewahrung". Der gelbe Hinweis oben erinnert daran, dass die Fristen vom Betreiber verwaltet werden.

Die read-only Übersicht der Fristen.
2
Im Block „Aufbewahrungsfristen" liest du ab, wie lange jede Datenart gespeichert wird, z. B. Zeitdaten, Lohndaten, Gesundheitsdaten, Audit-Log und buchhaltungsrelevante Belege (GoBD).
3
Im Block „Vertragsende & Löschung" siehst du, was bei einer Kündigung passiert: die Gnadenfrist, wie lange Export-Links gültig sind und die Sicherheits-Verzögerung vor der endgültigen Löschung.

Feld für Feld

Zeitdaten: Aufbewahrung von Stempelungen und Arbeitszeiten (in Monaten).
Lohndaten: Aufbewahrung lohnabrechnungsrelevanter Daten (in Monaten).
Gesundheitsdaten: Aufbewahrung von Krankmeldungen (in Monaten; besonders schützenswerte Daten).
Audit-Log: Aufbewahrung des Änderungs- und Zugriffsprotokolls (in Monaten).
Buchhaltung (§ 147 AO / § 257 HGB): Belege und versendete Rechnungen im GoBD-Archiv (in Monaten; gesetzlich i. d. R. 10 Jahre).
Kontaktdaten-Minimierung (§ 195 BGB): Frist, nach der nicht mehr benötigte Kontaktdaten minimiert werden (in Monaten).
Kündigungs-Gnadenfrist: Wie viele Tage die Daten eines gekündigten Kontos nach der Sperre noch zum Export bereitstehen, bevor die Löschung beginnt (in Tagen). Nicht zu verwechseln mit der Karenzwoche: In der ersten Woche nach dem Ende des Abos läuft das Konto unverändert weiter. Gesperrt wird erst danach, und nur wenn es über den Grenzen des Tarifs Starter liegt.
Export-Link-Gültigkeit: Wie lange ein Daten-Export-Link nach Vertragsende abrufbar bleibt (in Minuten).
Sicherheits-Verzögerung Löschung: Pufferzeit vor der endgültigen Löschung, um versehentliche Datenverluste zu vermeiden (in Stunden).

Tipp

💡

Brauchst du diese Angaben für eine DSGVO-Auskunft oder eine interne Datenschutz-Dokumentation, kannst du sie hier direkt ablesen. Sie gelten betriebsweit und entsprechen den gesetzlichen Mindestfristen.

Stolperfalle

⚠️

Diese Seite ist absichtlich nur lesbar, die Fristen sind gesetzlich begründet und werden vom Betreiber verwaltet. Ein „—" bedeutet, dass für diese Datenart (noch) kein abweichender Wert hinterlegt ist und die Standard-/Gesetzesfrist gilt. Möchtest du eine Frist ändern, wende dich an den Betreiber bzw. Support.

Häufige Fragen

Warum kann ich die Fristen nicht ändern?

Aufbewahrungsfristen sind überwiegend gesetzlich vorgegeben (z. B. 10 Jahre für die Buchhaltung nach § 147 AO / § 257 HGB). Sie werden zentral vom Betreiber gepflegt, damit sie rechtskonform bleiben.

Was bedeutet „—" bei einem Wert?

Dass für diese Datenart kein eigener Wert gesetzt ist; es gilt die Standard- bzw. gesetzliche Frist. Sobald der Betreiber einen Wert hinterlegt, erscheint er hier.

Was passiert mit meinen Daten bei Vertragsende?

Nach einer Kündigung läuft dein Konto zuerst eine Woche unverändert weiter (Karenzwoche) und wechselt dann in den kostenlosen Tarif Starter. Passt es dort hinein, arbeitest du mit deinen Daten weiter. Liegt es darüber, wird es gesperrt, und erst dann beginnt die Kündigungs-Gnadenfrist. Nach ihr beginnt die Löschung. Vorher kannst du über einen zeitlich begrenzten Export-Link deine Daten sichern; eine Sicherheits-Verzögerung schützt zusätzlich vor versehentlichem Verlust.

Noch Fragen?

Schreib uns, wir antworten persönlich, meist am selben Werktag.