Daten-Export / Backup
Lade alle Daten deines Kontos als ZIP-Archiv herunter: für eine DSGVO-Auskunft, ein eigenes Backup oder einen Umzug. Ein neues Komplett-Archiv lässt sich einmal pro Woche erzeugen; die Seite ist nur dem Inhaber vorbehalten.
Wofür ist diese Seite?
Auf „Daten-Export / Backup" erzeugst du ein vollständiges ZIP-Archiv mit ALLEN Daten deines ShiftScan-Kontos: Stammdaten, Zeiten, Abwesenheiten, Dokumente und Belege als Originaldateien sowie die monatlichen Lohnabrechnungs-CSV der letzten 12 Monate. Das ist ideal für eine DSGVO-Auskunft, ein eigenes Backup oder einen Umzug zu einem anderen System. Zusätzlich läuft im Hintergrund ein automatisches Server-Backup. Diese Seite ist nur für den Inhaber (Super-Admin) zugänglich.
In 30 Sekunden
- •„Komplett-Backup erstellen & herunterladen" klicken.
- •Das Archiv enthält alle Stammdaten, Zeiten, Dokumente und Lohn-CSV (12 Monate).
- •Ein neues Archiv ist einmal pro Woche möglich; dazwischen lädst du das letzte erneut.
- •Der Download-Link ist kurzlebig und persönlich.
Schritt für Schritt
- 1
Öffne „Einstellungen" → „Daten-Export". Die Seite ist nur für den Inhaber sichtbar; andere Admins werden auf die Einstellungs-Übersicht zurückgeleitet.
Die Export-Seite mit Inhaltsbeschreibung und Backup-Knopf. - 2
Klick auf „Komplett-Backup erstellen & herunterladen". ShiftScan packt alle deine Daten in ein ZIP, das kann je nach Datenmenge einen Moment dauern.
- 3
Der Download startet automatisch über einen kurzlebigen, persönlichen Link. Wurde in dieser Woche bereits ein Archiv erstellt, lädst du mit „Aktuelles Backup herunterladen" dasselbe erneut.
Feld für Feld
- Inhalt des Archivs
- Alle Stammdaten, Zeiten, Abwesenheiten, Dokumente und Belege (als Originaldateien) sowie die monatlichen Lohn-CSV der letzten 12 Monate.
- Komplett-Backup erstellen & herunterladen
- Erzeugt ein neues ZIP-Archiv und startet den Download. Möglich, wenn diese Woche noch kein Archiv erstellt wurde.
- Aktuelles Backup herunterladen
- Erscheint, wenn diese Woche schon ein Archiv erstellt wurde: lädt dasselbe erneut, ohne ein neues zu erzeugen.
- Letzter Export / neues Archiv ab
- Zeigt, wann zuletzt exportiert wurde und ab wann ein neues Komplett-Archiv möglich ist.
Tipp
Für einen Umzug oder eine DSGVO-Auskunft genügt dieser eine Klick, das Archiv enthält wirklich alles inklusive der Originaldateien deiner Dokumente und Belege. Zusätzlich sichert ShiftScan deine Daten automatisch im Hintergrund; dieser Export ist deine eigene, jederzeit abrufbare Kopie.
Stolperfalle
Ein neues Komplett-Archiv kann nur einmal pro Woche erzeugt werden (Server-Last). Innerhalb der Woche lädst du das zuletzt erstellte Archiv erneut herunter, der Knopf heißt dann „Aktuelles Backup herunterladen". Der Download-Link ist absichtlich kurzlebig und persönlich; teile ihn nicht. Und die Seite ist nur dem Inhaber (Super-Admin) vorbehalten.
Häufige Fragen
Was ist im Export enthalten?
Alles: Stammdaten, Zeiten, Abwesenheiten, Dokumente und Belege als Originaldateien sowie die monatlichen Lohnabrechnungs-CSV der letzten 12 Monate.
Warum kann ich nicht sofort ein neues Archiv erstellen?
Ein frisches Komplett-Archiv ist aus Performance-Gründen einmal pro Woche möglich. Bis dahin lädst du das bestehende Archiv erneut herunter, die Daten darin sind die der letzten Erstellung.
Wer darf den Export nutzen?
Nur der Inhaber (Super-Admin) deines Kontos. Andere Admins werden auf die Einstellungs-Übersicht zurückgeleitet.