Urlaub
Lege die betriebsweiten Urlaubsregeln fest: ob Urlaub nur mit Vertretung erlaubt ist, wann Resturlaub verfällt, und wie Mitarbeiter rechtzeitig an offenen Resturlaub erinnert werden.
Wofür ist diese Seite?
Auf „Urlaub" stellst du die Rahmenregeln für Urlaubsanträge ein. Du entscheidest, ob ein Objekt während eines Urlaubs nicht unbesetzt bleiben darf (Vertretungs-Pflicht), bis wann nicht genommener Resturlaub verfällt (BUrlG-Standard 31.03.) und ob ShiftScan Mitarbeiter automatisch an offenen Resturlaub erinnert. Einzelne Werte sind je Mitarbeiter im Personalbereich überschreibbar.
In 30 Sekunden
- •„Vertretung-Pflicht" aktivieren, wenn Objekte nicht unbesetzt bleiben dürfen.
- •Resturlaub-Verfall-Stichtag (MM-TT) setzen — Standard 03-31.
- •Vorlauf und Kanäle für die Urlaubs-Erinnerung wählen.
- •Beide Bereiche getrennt „Speichern".
Schritt für Schritt
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Öffne „Einstellungen" → „Urlaub". Setze oben das Häkchen „Urlaub nur mit Vertretung erlauben", wenn ein Objekt während eines Urlaubs nicht unbesetzt bleiben darf — dann muss bei jedem Antrag eine Vertretung benannt sein.
Vertretungs-Pflicht und Resturlaub-Verfall-Stichtag. - 2
Trage den „Resturlaub-Verfall-Stichtag" im Format MM-TT ein (z. B. 03-31 für den 31. März). Nach diesem Datum verfällt nicht genommener Resturlaub des Vorjahres. Klick auf „Speichern" in diesem Bereich.
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Stelle im Bereich „Urlaubs-Erinnerungen" den „Vorlauf vor Stichtag (Tage)" ein (z. B. 30) — so viele Tage vorher werden Mitarbeiter mit offenem Resturlaub erinnert.
Vorlauf und Kanäle der Urlaubs-Erinnerung. - 4
Wähle die Kanäle der Erinnerung (In der App, E-Mail, Push) und klick auf „Speichern" im Erinnerungs-Bereich.
Feld für Feld
- Urlaub nur mit Vertretung erlauben
- Ist es aktiv, muss bei jedem Urlaubsantrag eine Vertretung benannt werden, damit das Objekt während der Abwesenheit nicht unbesetzt bleibt.
- Resturlaub-Verfall-Stichtag (MM-TT)
- Datum, an dem nicht genommener Resturlaub des Vorjahres verfällt. BUrlG-Standard ist der 31.03. (Eingabe „03-31"). Je Mitarbeiter im Personalbereich überschreibbar.
- Vorlauf vor Stichtag (Tage)
- Wie viele Tage vor dem Verfall-Stichtag die Erinnerung an Mitarbeiter mit offenem Resturlaub gesendet wird (z. B. 30).
- Kanäle
- Über welche Wege die Erinnerung läuft: In der App, per E-Mail und/oder als Push-Benachrichtigung. Mehrfachauswahl möglich.
Tipp
Verfall-Stichtag und Erinnerungs-Vorlauf arbeiten zusammen: Setzt du den Stichtag auf 03-31 und den Vorlauf auf 30 Tage, bekommen Mitarbeiter Anfang März einen Hinweis auf ihren Resturlaub — genug Zeit, ihn noch zu planen, bevor er verfällt.
Stolperfalle
Der hier gesetzte Verfall-Stichtag ist nur die betriebsweite Voreinstellung. Bei einzelnen Mitarbeitern (z. B. mit abweichender Vertragsregelung) überschreibst du ihn in der Personalakte — der dortige Wert hat Vorrang. Und: Die Bereiche „Urlaub" und „Urlaubs-Erinnerungen" haben getrennte „Speichern"-Knöpfe.
Häufige Fragen
Was bedeutet die Vertretungs-Pflicht genau?
Ist sie aktiv, kann ein Mitarbeiter Urlaub nur beantragen, wenn er eine Vertretung angibt. So bleibt sichergestellt, dass das Objekt während seiner Abwesenheit besetzt ist.
Verfällt Resturlaub automatisch am Stichtag?
Der Stichtag markiert, bis wann Resturlaub aus dem Vorjahr genommen werden muss. ShiftScan erinnert vorher daran; was tatsächlich verfällt, richtet sich nach euren gesetzlichen und vertraglichen Urlaubsregeln.
Wer bekommt die Urlaubs-Erinnerung?
Nur Mitarbeiter, die zum Zeitpunkt des eingestellten Vorlaufs noch offenen Resturlaub haben — über die von dir gewählten Kanäle.