Die Stunden stehen schon da — die Rechnung entsteht daraus.
Am Monatsende wandern dieselben Zahlen ein zweites Mal durch die Finger: aus der Zeiterfassung in die Rechnungsvorlage. Dabei entsteht die Differenz, die der Auftraggeber später findet — und mit ihr die Diskussion, wer sich vertan hat.
Abgerechnet wird aus den erfassten Stunden, je Objekt oder Projekt, einzeln oder gebündelt. Die Rechnung geht als PDF mit eingebettetem XML hinaus: maschinenlesbar für die Buchhaltung des Kunden, lesbar für den Menschen daneben.
Das bringt es dir.
Aus denselben Stunden, nicht aus einer Abschrift
Die Abrechnung greift auf die erfassten Zeiten zu — je Objekt, je Projekt, einzeln oder gemeinsam. Was am Objekt gestempelt wurde, ist die Grundlage; niemand überträgt es ein zweites Mal, und damit entfällt die Stelle, an der die Abweichung entsteht.
Eine Datei, zwei Leser
Die E-Rechnung nach ZUGFeRD/Factur-X ist ein PDF, in dem das maschinenlesbare XML mitliegt. Die Buchhaltung des Kunden liest die Daten automatisch ein, der Mensch daneben sieht dieselbe Rechnung wie immer. Für öffentliche Auftraggeber gibt es die XRechnung.
Bezahlt wird mit der Kamera
Auf der Rechnung steht ein Überweisungs-QR (GiroCode). Der Kunde hält die Banking-App davor, statt IBAN, Betrag und Verwendungszweck abzutippen — das verkürzt den Weg zwischen „gelesen" und „bezahlt", und Zahlendreher fallen weg.
Angebot heute, Rechnung später
Kostenvoranschläge laufen parallel zu den Rechnungen und lassen sich in eine überführen, sobald der Auftrag kommt. Kein zweites Werkzeug, keine abgetippten Positionen.
So funktioniert's — in 3 Schritten.
Leistungen sammeln
Stunden, Projekte und Objekte laufen ohnehin auf — die Abrechnung greift darauf zu.
Rechnung erzeugen
Netto, MwSt und Brutto nach der hinterlegten USt-Konfiguration — Kleinunternehmer nach § 19 oder Regelbesteuerung.
Versenden
Als PDF per E-Mail, an die Buchhaltung übergeben — oder vom Auftraggeber selbst im Portal geladen.
Technischer Hintergrund: was ZUGFeRD von einem PDF unterscheidet
Ein gewöhnliches Rechnungs-PDF ist ein Bild von Zahlen — die Buchhaltung des Empfängers muss sie abtippen oder auslesen lassen. Bei ZUGFeRD/Factur-X liegt dieselbe Rechnung zusätzlich als strukturiertes XML im PDF, und zwar nach PDF/A-3B, damit der Anhang dauerhaft erhalten bleibt und nicht beim nächsten Konvertieren verschwindet. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gibt es die XRechnung, die rein strukturiert übertragen wird. Beide Wege bedeuten hier denselben Klick; welcher gebraucht wird, entscheidet der Empfänger.
Technischer Hintergrund: wohin die Rechnung danach geht
Eine erzeugte Rechnung ist erst die halbe Strecke — sie muss in die Buchhaltung. Dafür gibt es die Übergabe an lexoffice und sevDesk, den DATEV-Buchungsstapel (auch für Addison und Agenda) sowie FastBill; für öffentliche Auftraggeber den Weg über PEPPOL. Der Auftraggeber selbst kann seine finalisierten Rechnungen zusätzlich im Portal herunterladen, ohne dass jemand sie ihm schickt — was die häufigste Nachfrage am Monatsanfang erledigt, bevor sie entsteht.
Im Produkt.
Verfügbar im Professional-Tarif
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Voller Funktionsumfang, keine Kreditkarte, keine Installation — jederzeit kündbar.