Die Mannschaft erreichen, ohne WhatsApp-Gruppe.
Die Dienstanweisung steht in einer WhatsApp-Gruppe, in der auch Urlaubsfotos liegen. Wer sie gelesen hat, weiß niemand. Und wer den Betrieb verlässt, nimmt die privaten Nummern der Kollegen mit, ohne dass es jemand mitbekommt.
Beides steckt in derselben App, in der ohnehin gestempelt wird: ein Chat für das Gespräch und ein Schwarzes Brett für die Ansage, die alle erreichen muss. Mit Lesequote, mit Ablaufdatum und mit einer Aufbewahrungsfrist, die alte Nachrichten von selbst entfernt.
Das Schwarze Brett gehört zu jedem Tarif, auch zum kostenlosen Starter. Der Team-Chat kommt ab Professional dazu.
Das bringt es dir.
Ansage mit Nachweis statt mit Hoffnung
Eine Ankündigung mit Lesebestätigung zeigt dir die Quote, etwa 8 von 13. Bei einer neuen Sicherheitsvorgabe ist das der Unterschied zwischen „wurde ausgehängt“ und „acht Leute haben quittiert, fünf muss ich noch ansprechen“.
Wichtiges bleibt oben, Erledigtes verschwindet
Priorität „Hoch“ hebt die Meldung farbig hervor. Ein Gültig-bis-Datum räumt sie danach automatisch weg, damit am digitalen Brett nicht dasselbe passiert wie am echten im Aufenthaltsraum: drei Jahre alte Zettel, die niemand mehr liest.
Kanäle je Objekt, Direktnachricht wenn es nur zwei angeht
Neben dem Team-Kanal für alle gibt es Kanäle je Objekt oder Thema mit eingeladenen Mitgliedern und private Chats zwischen zwei Personen. Die Namen kommen aus dem Team-Verzeichnis, niemand muss dafür eine Telefonnummer herausgeben.
Sprachbarriere pro Nachricht, nicht pro Team
Unter jeder fremdsprachigen Nachricht steht „Übersetzen“. Sie wird in die Sprache übertragen, die der Leser eingestellt hat, das Original bleibt daneben stehen. In einer Mannschaft mit fünf Herkunftssprachen ist das der Unterschied zwischen einer Ansage und einem Missverständnis. Dasselbe gilt am Schwarzen Brett: Titel und Text einer Ankündigung holt jeder mit einem Klick in die eigene Sprache, damit „gelesen“ auch verstanden heißt.
So funktioniert's, in 3 Schritten.
Ansage ans ganze Team
Titel, Text, Priorität und bei Bedarf ein Gültig-bis-Datum. Lesebestätigung anhaken, wenn jeder quittieren soll. Veröffentlichen dürfen nur Inhaber und Manager, sehen tun es alle, im Web und in der App.
Gespräch im richtigen Kanal
Der Team-Kanal für alle, ein Objekt-Kanal für die Kollegen vor Ort, eine Direktnachricht für das, was nur zwei angeht. Neue Kanäle legt die Verwaltung an, eine Direktnachricht startet jeder selbst.
Nachlesen, wer erreicht wurde
An der Ankündigung steht die Lesequote, an der eigenen Chat-Nachricht der Zustellstatus, in Gruppen als „gelesen von N von gesamt“. Damit ist belegbar, was angekommen ist.
Technischer Hintergrund: warum Löschen beim Gegenüber nichts löscht
Einen Direktchat zu löschen blendet ihn nur bei dir aus, die Gegenseite behält ihren Verlauf vollständig. Das ist Absicht: eine Nachricht, die beim Empfänger rückwirkend verschwindet, wäre als Nachweis wertlos, und hinterher könnte sich keine Seite mehr auf etwas berufen. Nur Gruppen- und Objekt-Kanäle löscht die Verwaltung für alle. Was wirklich verschwindet, verschwindet über die Aufbewahrungsfrist, und zwar bei beiden.
Technischer Hintergrund: Datensparsamkeit statt Verlauf für die Ewigkeit
Die eingestellte Aufbewahrungsfrist entfernt ältere Nachrichten automatisch. Das ist die Umsetzung der Speicherbegrenzung aus Artikel 5 DSGVO und kein Komfortmerkmal. Push bei neuen Nachrichten lässt sich pro Person abschalten. Und eine Nachricht fasst bis zu 2.000 Zeichen ohne Dateianhang: Dokumente gehören in die Objekt- oder Personalakte, wo Zugriff und Aufbewahrung geregelt sind, und nicht in einen Chatverlauf.
Im Produkt.
Verfügbar im Professional-Tarif
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Voller Funktionsumfang, keine Kreditkarte, keine Installation, jederzeit kündbar.