Wer sie erstellen muss und wer helfen darf
Verantwortlich ist der Arbeitgeber, und zwar ab dem ersten Beschäftigten. Eine Untergrenze nach Betriebsgröße gibt es nicht; kleine Betriebe dürfen die Beurteilung nur einfacher halten, nicht weglassen. Nach § 13 Arbeitsschutzgesetz kann die Aufgabe schriftlich auf zuverlässige und fachkundige Personen übertragen werden, die Verantwortung bleibt aber beim Unternehmen.
Unterstützung leisten die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt, deren Bestellung das Arbeitssicherheitsgesetz verlangt. Für kleinere Betriebe bieten die Berufsgenossenschaften dafür das Unternehmermodell an. Wer diese Unterstützung nicht in Anspruch nimmt, hat die Beurteilung trotzdem zu erstellen, nur ohne fachlichen Rückhalt.
Was speziell bei Alleinarbeit zu beurteilen ist
Die allgemeinen Schritte sind bekannt: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen, Gefährdungen ermitteln, sie beurteilen, Maßnahmen festlegen, durchführen, auf Wirksamkeit prüfen und fortschreiben. Bei Alleinarbeit kommt eine eigene Frage hinzu, die in Standardvorlagen häufig fehlt: Was passiert, wenn die Person handlungsunfähig wird?
Daraus ergeben sich vier Punkte, die konkret beantwortet gehören. Erstens, welche Schadensschwere realistisch möglich ist, von der Schnittverletzung bis zum Sturz aus der Höhe. Zweitens, wie lange es dauern würde, bis das Ausbleiben der Person überhaupt bemerkt wird. Drittens, wie lange von dort an Hilfe braucht, um vor Ort zu sein, einschließlich der Frage, ob jemand einen Schlüssel hat. Viertens, ob die Person im Notfall überhaupt noch selbst Hilfe rufen könnte.
Die DGUV Regel 112-139 arbeitet für diesen Zusammenhang mit abgestuften Gefährdungsstufen und leitet daraus ab, wie schnell Hilfe eintreffen muss und welche Art von Maßnahme angemessen ist. Für die Beurteilung heißt das: Nicht die Tätigkeit allein entscheidet, sondern ihr Zusammenspiel mit Ort, Uhrzeit und Erreichbarkeit. Dieselbe Reinigungstätigkeit kann tagsüber im belebten Haus unkritisch und nachts im leeren Objekt eine gefährliche Arbeit sein.
Warum eine Vorlage nicht reicht
Vorlagen und Handlungshilfen gibt es reichlich, unter anderem von den Berufsgenossenschaften und der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Sie sind nützlich als Gerüst und als Erinnerung daran, woran man sonst nicht denkt. Was sie nicht können, ist die Beurteilung selbst: Sie kennen weder das Objekt noch die Schichtzeiten noch die tatsächliche Erreichbarkeit.
Eine unverändert übernommene Vorlage fällt im Ernstfall genau daran auf. Wenn dort ein Bürogebäude beschrieben ist, der Unfall aber in einer Tiefgarage passiert ist, wenn Maßnahmen aufgeführt sind, die es im Betrieb nie gab, oder wenn dieselbe Beurteilung wortgleich für zwölf verschiedene Objekte vorliegt, dann ist sie kein Beleg für Sorgfalt, sondern für das Gegenteil.
Wann sie fortgeschrieben werden muss
Die Beurteilung ist kein einmaliges Dokument. Fortzuschreiben ist sie insbesondere bei neuen oder geänderten Tätigkeiten, bei neuen Objekten, bei geänderten Arbeitszeiten, nach einem Unfall oder einem Beinaheunfall, bei neuen Arbeitsmitteln oder Gefahrstoffen und wenn sich Erkenntnisse aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge ergeben.
Für Dienstleister mit wechselnden Einsatzorten ist das der Punkt, an dem die Beurteilung praktisch scheitert: Ein neues Objekt im Bestand ist eine Änderung, und wer keine Routine dafür hat, hat nach einem Jahr eine Beurteilung, die die Hälfte der Einsatzorte nicht kennt. Sinnvoll ist deshalb, den Prüfschritt an den Aufnahmeprozess eines Objekts zu hängen und nicht an einen Jahrestermin.
Was dokumentiert sein muss
§ 6 Arbeitsschutzgesetz nennt drei Bestandteile: das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung. Der dritte wird am häufigsten vergessen. Eine Maßnahme, die festgelegt, aber nie auf Wirksamkeit geprüft wurde, ist dokumentiert nur zur Hälfte.
Dazu kommt die Unterweisung nach § 12 Arbeitsschutzgesetz: Die Beschäftigten müssen über die Gefährdungen und die getroffenen Maßnahmen informiert sein, vor Aufnahme der Tätigkeit und danach regelmäßig. Bei Alleinarbeit ist das kein Formalakt, denn die getroffene Maßnahme funktioniert oft nur, wenn die Person sie kennt und mitträgt, etwa eine Meldekette mit festen Zeiten.