Anzeige- und Nachweispflicht (§ 5 EFZG)
Die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer sind dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen — in der Regel vor Arbeitsbeginn am ersten Tag. Dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage, ist spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung nachzuweisen; der Arbeitgeber darf sie auch früher, also schon ab dem ersten Tag, verlangen.
Die elektronische AU (eAU)
Seit dem 1. Januar 2023 ruft der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich Versicherter elektronisch bei der Krankenkasse ab. Eine Papier-Bescheinigung müssen Beschäftigte dem Arbeitgeber nicht mehr vorlegen — der Gang zum Arzt und die unverzügliche Meldung bleiben aber Pflicht. Ausgenommen sind unter anderem privat Versicherte und Minijobs in Privathaushalten.
Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (§ 3 EFZG)
Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit zahlt der Arbeitgeber das Entgelt bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) fort. Voraussetzung ist, dass das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen ununterbrochen bestanden hat. Nach Ablauf der sechs Wochen zahlt die Krankenkasse Krankengeld — rund 70 % des Bruttoentgelts, höchstens 90 % des Nettoentgelts.
Bei selbstverschuldeter Arbeitsunfähigkeit entfällt der Anspruch. Erkrankt jemand wiederholt an derselben Krankheit (Fortsetzungserkrankung), entsteht ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch erst, wenn dazwischen sechs Monate ohne diese Erkrankung liegen oder seit der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind.
Erfassen und Fristen im Blick behalten
Krankheitstage werden als Abwesenheit erfasst, damit Soll-/Ist-Zeiten, Lohnabrechnung und der Sechs-Wochen-Zeitraum stimmen. Gesundheitsbezogene Angaben sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO) und dürfen nur zweckgebunden verarbeitet werden — eine Abwesenheitsverwaltung erfasst deshalb den Status „krank", nicht die Diagnose.