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Materialverbrauch

Material, das an einem Objekt oder in einem Projekt verbraucht wird, mit Menge und Preis erfassen: als Kosten im Deckungsbeitrag und, wenn du es weiterberechnest, als Position auf der Rechnung an den Kunden.

Wofür ist das?

Reinigungsmittel, Streusalz, Ersatzteile: Was an einem Objekt oder in einem Projekt verbraucht wird, kostet Geld und gehört oft auf die Rechnung an den Kunden. Hier erfasst du es dort, wo es anfällt: am Objekt, am Projekt oder als Mitarbeiter in „Meine Objekte“. Jede Erfassung ist eine Buchung mit Menge, Einheit und Preisen. Der Einkaufswert zählt als Kosten im Deckungsbeitrag, weiterberechnetes Material kommt auf die Kundenrechnung.

Eine eigene Seite gibt es dafür nicht: Die Erfassung steckt als Karte in Masken, die du schon kennst, die Artikel stehen im Leistungskatalog. Der Materialverbrauch gehört zum Tarif Professional; ohne ihn erscheinen weder die Karten noch die zusätzlichen Felder im Katalog.

In 30 Sekunden

•Materialartikel legst du im Leistungskatalog unter „Rechnungen“ an: Art „Material“, Einzelpreis, Einkaufspreis und Artikelnummer.
•Am Objekt oder Projekt erfasst die Verwaltung den Verbrauch auf der Karte „Material“, mit oder ohne „Weiterberechnen“.
•Mitarbeiter erfassen in „Meine Objekte“ auf der Karte „Material erfassen“, auch ohne Netz. Preise sehen sie nicht.
•Ein Fehlgriff wird storniert, nicht gelöscht. Abgerechneter Verbrauch ist gesperrt.
•Weiterberechneter Verbrauch kommt bei der nächsten Abrechnung des Kunden als eigene Position auf die Rechnung.

Schritt für Schritt: Materialartikel anlegen

1
Öffne „Rechnungen“ und dort den Katalog („Pauschalkatalog“). Leistungen und Material stehen in einer Liste; die Filter „Alle“, „Leistungen“ und „Material“ zeigen beides oder nur eines, Materialartikel tragen ein Kennzeichen.
2
Lege einen neuen Eintrag an und wähle bei „Art“ den Wert „Material“. Trag Bezeichnung, Einheit (zum Beispiel l, kg oder Stk) und den Einzelpreis ein: Er ist der Verkaufspreis je Einheit, wenn du weiterberechnest.
3
Ergänze den Einkaufspreis, damit der Verbrauch im Deckungsbeitrag zählt, und bei Bedarf eine Artikelnummer. Dann „+ Hinzufügen“.
4
Brauchst du einen Artikel nicht mehr, lösche ihn. Ist er schon gebucht oder steht er auf einem Angebot oder einer Rechnung, wird er stattdessen deaktiviert, und die Zeile sagt dir das. Ein deaktivierter Artikel steht bei der Erfassung nicht mehr zur Auswahl; alte Buchungen und Belege bleiben, wie sie sind.

Schritt für Schritt: Verbrauch am Objekt oder Projekt erfassen

1
Öffne das Objekt oder das Projekt. In der rechten Spalte steht die Karte „Material“; tippe dort auf „+ Verbrauch erfassen“.
2
Wähle einen Artikel aus dem Katalog oder „Freitext (nicht im Katalog)“ und gib Menge und Einheit an. Einkaufs- und Verkaufspreis je Einheit sind aus dem Katalog vorbelegt, du kannst sie für diese Buchung ändern.
3
Soll das Material auf die Rechnung des Kunden, setz den Haken „Weiterberechnen“. Ohne den Haken zählt es nur als Kosten.
4
Tippe auf „Buchen“. Die Buchung steht danach in der Liste des Monats; oben auf der Karte stehen die Summen „Einkauf“, „Weiterberechnet“ und „Noch nicht abgerechnet“. Mit den Pfeilen neben dem Monat blätterst du zu früheren Monaten.

Feld für Feld erklärt

Artikel: Ein Materialartikel aus dem Leistungskatalog. Bezeichnung, Einheit und Preise kommen von dort und werden mit der Buchung festgehalten. Ohne Artikel buchst du Freitext.
Bezeichnung: Was verbraucht wurde, zum Beispiel „Glasreiniger“. Bei Freitext Pflicht. Bei einem Katalogartikel steht die Bezeichnung des Artikels schon drin; änderst du sie, wird deine Bezeichnung gebucht.
Menge: Wie viel verbraucht wurde, mit bis zu drei Nachkommastellen, zum Beispiel 2,5.
Einheit: Zum Beispiel l, kg, Stk oder m². Bei einem Katalogartikel gilt die Einheit des Artikels, so wie sie im Katalog steht. Gibst du die Einheit selbst ein (bei Freitext oder wenn du sie änderst), werden gängige Schreibweisen wie „Liter“ oder „Stück“ beim Buchen vereinheitlicht.
Einkaufspreis: Was dich eine Einheit kostet. Daraus entstehen die Materialkosten im Deckungsbeitrag. Fehlt er, fehlen die Kosten dieser Buchung, und die Karte weist darauf hin, dass der Einkauf nur eine Teilsumme ist.
Verkaufspreis: Was der Kunde je Einheit zahlt, vorbelegt mit dem Einzelpreis aus dem Katalog. Pflicht, wenn du weiterberechnest.
Weiterberechnen: An: Die Buchung kommt bei der nächsten Abrechnung des Kunden als Position auf die Rechnung und zählt in den Analysen mit dem Verkaufspreis als Umsatz. Aus: Sie zählt nur als Kosten.
Datum: Der Tag des Verbrauchs, er entscheidet über Monat und Abrechnungszeitraum. Leer gilt heute; blätterst du in einem früheren Monat, ist dessen letzter Tag vorbelegt. Rückwirkend geht es bis zu einem Jahr, in die Zukunft nicht.
Notiz: Freier Vermerk zur Buchung, zum Beispiel wofür das Material gebraucht wurde. Er bleibt mit der Buchung gespeichert und lässt sich nachträglich nicht ändern.

Erfassung durch Mitarbeiter

Mitarbeiter erfassen Material selbst: in „Meine Objekte“ am jeweiligen Objekt, auf der Karte „Material erfassen“. Stehen Materialartikel im Katalog, wählen sie einen davon oder „Anderes Material (Freitext)“ und geben die Menge an, bei Freitext auch Bezeichnung und Einheit; sonst tragen sie Bezeichnung, Menge und Einheit direkt ein. Bei einem Katalogartikel kommen Bezeichnung und Einheit aus dem Katalog. Dann „Erfassen“.

•Preise sehen und setzen Mitarbeiter nicht, die kommen aus dem Katalog. Ihre Buchungen sind nie weiterberechnet. Ob eine davon auf die Rechnung kommt, entscheidet die Verwaltung mit „Weiterberechnung ändern“.
•Ohne Netz bleibt die Erfassung auf dem Gerät und wird gesendet, sobald wieder Verbindung besteht. Die Karte zeigt, was noch wartet; mit „Jetzt übertragen“ geht es sofort. Geht dieselbe Erfassung zweimal raus, entsteht trotzdem nur eine Buchung.
•Unter „Meine Erfassungen“ stehen nur die eigenen Buchungen des laufenden Monats an diesem Objekt. Stornierte sind durchgestrichen und als storniert gekennzeichnet.
•Erfassen können sie an den Objekten, die sie auch in „Meine Objekte“ sehen.

Stornieren und Weiterberechnung ändern

Eine Buchung wird nie geändert oder gelöscht. So bleibt nachvollziehbar, was wann erfasst und was abgerechnet wurde. Korrigiert wird mit einer neuen Buchung.

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Falsch erfasst? Tippe an der Buchung auf „Ändern“, dann auf „Stornieren“, und bestätige. ShiftScan legt eine Gegenbuchung an, beide heben sich auf, die Buchung bleibt als storniert sichtbar. Jede Buchung lässt sich einmal stornieren. Einen Grund kannst du dazu angeben, er steht danach an der stornierten Buchung.
2
Soll eine Buchung doch auf die Rechnung, oder doch nicht, tippe an der Buchung auf „Ändern“. Der Haken „Weiterberechnen“ steht dann schon auf dem Gegenteil der Buchung; gib bei Bedarf den Verkaufspreis an und tippe auf „Weiterberechnung ändern“. ShiftScan storniert die alte Buchung und bucht sie mit demselben Zeitpunkt neu, in einem Schritt.
3
Beides darf nur die Verwaltung, und nur, solange die Buchung nicht abgerechnet ist. Abgerechnete Buchungen tragen ein Schloss und sind gesperrt.

Auf der Rechnung

Weiterberechneter Verbrauch, der noch nicht abgerechnet ist, kommt bei der Abrechnung des Kunden dazu: je Objekt bzw. Projekt, Artikel, Einheit und Preis eine eigene Position mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Zum Kunden gehört der Verbrauch an seinen Objekten und Projekten; steht eine Buchung an einem Projekt, zählt das Projekt. Der Zeitraum gilt nach deutscher Zeit, wie bei den Stunden. In der Kunden-Abrechnung zeigt die Vorschau diese Zeilen unter „Material aus dem Verbrauch“, mit Objekt oder Projekt. Bei „Einzeln“ bekommt jedes Objekt und jedes Projekt eine Rechnung mit seinen Stunden und seinem Material.

Mit dem Anlegen der Rechnung ist der Verbrauch gesperrt. Im Entwurf tragen diese Positionen das Kennzeichen „aus dem Verbrauch“ und lassen sich nicht einzeln entfernen: Zum Ändern löschst du den Entwurf, korrigierst den Verbrauch und legst die Rechnung neu an. Stornierst du eine Rechnung mit einer Stornorechnung, wird der Verbrauch ebenfalls wieder frei und kommt auf die nächste Rechnung.

ℹ️

Die wiederkehrende Abrechnung nimmt Material mit, wenn sie auch die erfassten Stunden des Zeitraums abrechnet, bei einer reinen Pauschale nicht. Weiterberechnetes Material aus einem früheren Zeitraum, das noch auf keiner Rechnung steht (etwa weil es erst nach der Rechnung erfasst wurde), kommt auf die nächste automatische Rechnung, als eigene Zeile mit dem Zusatz „Nachtrag, Verbrauch vom“ und den Tagen des Verbrauchs. Bei einer Abrechnung von Hand zählt nur der gewählte Zeitraum. Der Nachtrag reicht nur bis zum Zeitraum der vorigen Rechnung dieses Kunden zurück, dazu kommt, was der Storno einer seiner Rechnungen wieder frei gegeben hat. Älteren Verbrauch, etwa aus der Zeit, als das Objekt einem anderen Kunden gehörte, zeigt die Vorschau als „Nicht zugeordnet“ mit Zeitraum und Betrag; abgerechnet wird er von Hand über diesen Zeitraum.

Deckungsbeitrag

In den Analysen zählt weiterberechnetes Material mit seinem Verkaufspreis zum Umsatz, der Einkaufswert des Verbrauchs zu den Kosten. Der Deckungsbeitrag je Objekt und Kunde ist also Umsatz minus Personalkosten minus Materialkosten; der Balken zeigt Personal und Material getrennt. Stornierte Buchungen zählen nicht, dieselben Werte gehen in die Objektampel ein. Mit einem Mitarbeiterfilter bleibt Material außen vor, weil es keiner Person zugeordnet ist.

Was es noch nicht gibt

•Einen Bestand führt ShiftScan noch nicht: kein Lager, keine Mindestmenge, keine Nachbestellung aus dem Bestand. Gebucht wird nur der Verbrauch.
•Ohne Anmeldung, also per PIN nach dem Scan, lässt sich Material noch nicht erfassen.
•Freitext-Buchungen von Mitarbeitern haben keinen Preis, ihre Kosten fehlen im Deckungsbeitrag. Soll eine davon auf die Rechnung, trägt die Verwaltung den Verkaufspreis mit „Weiterberechnung ändern“ nach.

Häufige Fragen

Warum kann ich eine Buchung nicht löschen?

Der Materialverbrauch nimmt nur neue Buchungen an. Eine Korrektur ist eine Gegenbuchung (Storno). So bleibt nachvollziehbar, was erfasst und was abgerechnet wurde.

Wie wird aus einem Material-Ticket ein Verbrauch?

Schließt die Verwaltung im Ticket-Board ein Ticket der Kategorie Material ab, das an einem Objekt hängt, bietet der Abschlussdialog „Als Verbrauch am Objekt buchen“. Ist ein Katalogartikel gleichen Namens vorgewählt, gilt seine Einheit; sonst wird Freitext mit Bezeichnung und Einheit vom Ticket gebucht. Die Menge kommt vom Ticket und lässt sich ändern. Gebucht wird vor dem Abschluss, zum Katalogpreis und ohne Weiterberechnung, höchstens einmal je Ticket; danach trägt das Ticket „Als Verbrauch gebucht“. Ändern lässt sich die Buchung an der Karte des Objekts.

Bucht der Winterdienst das Streumittel?

Ja, wenn im Leistungskatalog ein aktiver Materialartikel mit der Einheit kg steht, der so heißt wie das Streumittel im Räum- und Streunachweis (Groß- und Kleinschreibung egal). Dann wird die Menge in kg beim Speichern des Nachweises als Verbrauch am Objekt gebucht, zum Preis aus dem Katalog und nicht weiterberechnet. Das gilt für Nachweise aus der App, von Mitarbeitern wie von der Verwaltung, nicht für Nachweise per PIN nach dem Scan. Ohne passenden Artikel wird nichts gebucht.

Was ändert sich, wenn ich den Preis im Katalog ändere?

Nur neue Buchungen bekommen den neuen Preis. Jede Buchung hält die Preise fest, die beim Erfassen galten, und schon erstellte Rechnungen bleiben unverändert.

Noch Fragen?

Schreib uns, wir antworten persönlich, meist am selben Werktag.