Jeder Mangel hat eine Frist und einen Zuständigen.
Ein Mangel wird gemeldet, per Telefon, per Messenger oder im Vorbeigehen. Wer sich kümmert, steht nirgends, bis wann auch nicht, und wenn der Auftraggeber nachfragt, sucht jemand im Chatverlauf. Dass der Mangel behoben ist, glaubt er dir, oder eben nicht.
Jede Meldung wird ein Vorgang mit Frist nach Priorität und einem Zuständigen je Objekt. Läuft die Frist ab, eskaliert ShiftScan von selbst. Im Business-Tarif nimmt der Auftraggeber die Nachbesserung im Kundenportal ab oder lehnt sie mit Begründung ab.
Das bringt es dir.
Melden ohne Formular
Mitarbeiter melden einen Mangel in einem Satz, auf Wunsch mit Foto, direkt aus ihrem Dashboard oder vom Objekt aus. Das Objekt kommt aus der laufenden Stempelung. Ohne Netz landet die Meldung in einer Warteschlange und geht raus, sobald wieder Empfang da ist. Melden geht in jedem Tarif, auch im kostenlosen.
Frist nach Priorität, Eskalation in zwei Stufen
Jeder Vorgang bekommt beim Anlegen eine Frist nach seiner Priorität, voreingestellt 4 Stunden für hoch, 24 für mittel und 72 für niedrig, am einzelnen Vorgang änderbar. Läuft sie ab, geht eine Meldung an die Zuständigen und nach einer Nachfrist an die Verwaltung.
Zuständig ist, wer es am Objekt sein soll
Je Objekt und Kategorie legst du fest, wer einen Mangel bekommt, mit Hauptzuständigem und Mitzuständigen. Fehlt eine Regel, greift die Objektleitung und danach die Verwaltung. Häufige Meldungen wie „Licht defekt" werden zu Schnellaktionen, die ein Mitarbeiter mit einem Tipp auslöst, auch nach dem Scan mit PIN.
Abnahme durch den Auftraggeber
Hat ein Vorgang Kundenbezug, bekommt der Auftraggeber nach der Nachbesserung eine E-Mail, sieht im Kundenportal Rückmeldung und Nachher-Fotos und nimmt ab oder lehnt mit Begründung ab. Eine Ablehnung öffnet den Vorgang mit neuer Frist wieder. Das gehört zum Business-Tarif und wird je Betrieb eingeschaltet.
Doppelte Meldungen werden gezählt statt verdoppelt
Löst ein zweiter Mitarbeiter dieselbe Schnellaktion an einem noch offenen Vorgang aus, entsteht kein zweites Ticket, sondern ein Vermerk „auch betroffen". Das Board zeigt, wie oft gemeldet wurde, auch bei zwei Meldungen im selben Augenblick.
Überblick im Board und in den Auswertungen
Das Board zeigt alle Vorgänge in drei Spalten mit Frist und Überfällig-Hinweis, am Desktop zum Ziehen, am Handy mit Pfeilen. Die Auswertungen zeigen offene und erledigte Vorgänge, die durchschnittliche Bearbeitungsdauer und den ältesten offenen Mangel, gefiltert nach Objekt oder Kunde.
So funktioniert's, in 3 Schritten.
Melden
Mitarbeiter, Verwaltung oder Auftraggeber melden. Der Vorgang bekommt Frist und Zuständige von selbst.
Beheben
Der Zuständige bessert nach und schließt mit Nachher-Foto ab. Auf Wunsch ist das Foto Pflicht.
Abnehmen
Bei Vorgängen mit Kundenbezug nimmt der Auftraggeber im Portal ab oder lehnt mit Begründung ab.
Technischer Hintergrund: eine Frist für jeden Meldeweg
Die Frist setzt die Datenbank beim Anlegen selbst, egal ob der Mangel aus der App, vom Scan mit PIN, aus einer Checkliste oder aus dem Kundenportal kommt. Gerechnet wird ab dem Eingang beim Server. Eine Prüfung läuft jede halbe Stunde, und jede Eskalationsstufe meldet sich je Durchgang genau einmal, statt stündlich zu erinnern.
Technischer Hintergrund: was nachvollziehbar ist
Jede Änderung an einem Vorgang landet im Audit-Protokoll, dessen Hash-Kette Aktion, Zeitpunkt und Person sichert. Der Verlauf eines Vorgangs ist damit nachvollziehbar, sein Inhalt aber nicht versiegelt wie ein Leistungsnachweis. Wird ein Mangel dagegen in einer Checkliste als Bewertung „Mängel" festgehalten, steht er mit Foto in der Hash-Kette des Nachweises.
Wann ein Mangel wirklich erledigt ist
In Verträgen für Facility Service und Gebäudereinigung stehen oft Reaktions- und Behebungszeiten. Gestritten wird später selten darüber, ob ein Mangel behoben wurde, sondern wann, und ob der Auftraggeber das auch so sieht. Ein Haken im eigenen System beantwortet keine der beiden Fragen.
ShiftScan trennt deshalb zwei Dinge: den Status des Vorgangs und die Abnahme. Schließt dein Team einen Vorgang mit Kundenbezug ab, gilt er intern als erledigt, und der Auftraggeber bekommt eine E-Mail. Im Kundenportal sieht er die Rückmeldung und die Nachher-Fotos und nimmt ab oder lehnt mit Begründung ab. Eine Ablehnung öffnet den Vorgang mit neuer Frist wieder, die Begründung bleibt im Verlauf stehen.
Zwei Grenzen gehören dazu. Die Abnahme gibt es nur für Vorgänge mit Kundenbezug: Was ein Mitarbeiter am Objekt meldet, bleibt ein interner Vorgang, den der Auftraggeber im Portal nicht sieht. Und sie ist ein Klick mit Anmerkung, keine Unterschrift und kein Abnahmeprotokoll. Ob diese Bestätigung für deinen Vertrag als Abnahme gilt, regelt der Vertrag, nicht die Software.
Fristen, die zum Vertrag passen
Die Frist hängt an der Priorität und wird je Betrieb eingestellt, nicht je Kunde oder Vertrag. Verlangt ein Auftraggeber kürzere Zeiten als die anderen, setzt du seine Meldungen höher oder trägst die Frist am einzelnen Vorgang ein. Änderst du die Voreinstellung, gilt das für neue Vorgänge, laufende Fristen bleiben stehen.
Eskaliert wird nach innen, nicht nach außen. Läuft eine Frist ab, erfahren es die Zuständigen, nach der Nachfrist die Verwaltung, und fehlt eine Zuständigkeit, ist die Verwaltung gleich die erste Stufe. Der Auftraggeber sieht im Portal die Frist und ab wann sie überschritten ist, aber keine internen Eskalationen.
Was ShiftScan nicht abbildet: Gewährleistungsfristen, Minderung oder Vertragsstrafen, einen Mängelbericht als PDF und eine Quote der fristgerecht erledigten Vorgänge. Die Auswertungen zeigen die durchschnittliche Bearbeitungsdauer bis zum Abschluss, die Liste des Boards lässt sich als Excel, CSV oder PDF ausgeben.
Im Produkt.
Verfügbar im Professional-Tarif
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Voller Funktionsumfang, keine Kreditkarte, keine Installation, jederzeit kündbar.