Gratis-Tarif, Testphase oder selbst betrieben
Hinter „kostenlos" stecken drei verschiedene Angebote. Ein Gratis-Tarif ist eine dauerhafte Stufe eines Anbieters, meist mit einer Obergrenze bei Mitarbeitern oder Standorten. Eine Testphase ist dagegen nur der Einstieg in einen bezahlten Tarif und endet nach 14 oder 30 Tagen. Und Open-Source-Software kostet keine Lizenz, verlangt aber einen eigenen Server, Updates, Datensicherung und jemanden, der sich darum kümmert.
Daneben stehen Excel und Papier. Sie kosten nichts außer Zeit, und genau die fehlt: Jede Stunde muss jemand abtippen, prüfen und aufbewahren, und eine Tabelle zeigt nicht, ob ein Eintrag nachträglich geändert wurde. Für einen Betrieb mit wenigen Leuten an einem Ort ist ein Gratis-Tarif deshalb oft die bessere Lösung als beides.
Was das Gesetz verlangt, egal was die Software kostet
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) steht fest: Arbeitgeber in Deutschland müssen ein System einführen, mit dem die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfasst wird. Das Gericht leitet das aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes ab, im Licht des Urteils des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18).
Für viele Betriebe gilt schon länger eine ausdrückliche Pflicht. § 17 MiLoG verlangt für Minijobber und für die Branchen aus § 2a SchwarzArbG, darunter Gebäudereinigung, Bau sowie Wach- und Sicherheitsgewerbe, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt, jede Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag aufzuzeichnen und die Nachweise ebenfalls zwei Jahre aufzubewahren.
Für die Wahl des Werkzeugs heißt das: Ob es etwas kostet, ist egal. Es muss die Zeiten vollständig und zeitnah erfassen, und die Aufzeichnungen müssen zwei Jahre lang greifbar bleiben, auch wenn du das Werkzeug wechselst oder ein Konto ruht.
Fünf Fragen an jeden kostenlosen Tarif
Wo liegt die Grenze, und was passiert, wenn du sie überschreitest? Manche Anbieter sperren dann sofort, andere schalten in einen Schreibschutz oder buchen automatisch einen bezahlten Tarif.
Kommst du jederzeit an deine Daten, und zwar in einem Format, das du ohne die Software lesen kannst, etwa als Excel oder CSV?
Was geschieht mit einem Konto, das ein paar Monate ruht? Kostenlose Konten werden bei manchen Anbietern nach längerer Inaktivität gelöscht. Das ist legitim, kollidiert aber mit der Aufbewahrungsfrist, wenn du es nicht weißt.
Wo stehen die Server, und bekommst du auch im kostenlosen Tarif einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO? Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten, daran ändert der Preis nichts.
Lassen sich Einträge nachträglich unbemerkt ändern? Eine Aufzeichnung, in der jeder herumschreiben kann, hilft dir bei einer Prüfung wenig.
Was der kostenlose Starter-Tarif von ShiftScan enthält
Der Starter-Tarif von ShiftScan ist dauerhaft kostenlos, ohne Abo und ohne Kreditkarte. Er gilt für bis zu fünf aktive Mitarbeiter, der Inhaber zählt mit, und für ein Objekt, also einen Standort oder einen Einsatzort beim Kunden. Innerhalb dieses Objekts lassen sich Bereiche und Räume ohne Grenze anlegen.
Enthalten sind das Stempeln per QR-Code, NFC-Tag oder App, auch ohne App im Browser mit PIN, die Erfassung ohne Netz, die GPS-Prüfung, die Pausenautomatik nach § 4 ArbZG und Warnungen bei Ruhezeit und Höchstarbeitszeit. Dazu kommen Dienstplan, Urlaub und Krankmeldungen, die Oberfläche in 17 Sprachen und der Export der Zeiten als Excel, CSV oder PDF. QR-Aushänge erzeugst und druckst du selbst, NFC-Tags gibt es im Shop.
Nicht enthalten sind das Arbeitszeitkonto, der Lohnexport an DATEV, Lexware und andere, Auswertungen, Rechnungen, das Audit-Protokoll, der Support per E-Mail und Chat sowie die Branchen-Nachweise wie Reinigungs-Checklisten, Wachbuch oder Winterdienst. Sie beginnen mit dem Professional-Tarif ab 4,90 € je aktivem Mitarbeiter und Monat (mindestens 6 Plätze), die Branchen-Nachweise mit dem Business-Tarif ab 7,90 € (mindestens 10 Plätze).
Ehrlich gesagt: wo der Gratis-Tarif aufhört
Jedes neue Konto startet mit 30 Tagen im vollen Business-Umfang und wechselt danach von selbst in den Starter, ohne Kündigung, die Daten bleiben. Liegt das Konto dann über den Grenzen, also bei mehr als fünf aktiven Mitarbeitern oder mehr als einem Objekt, wird die Verwaltung schreibgeschützt. Gestempelt werden kann noch 14 Tage, gelöscht wird nichts. Du buchst einen Tarif oder verkleinerst das Konto selbst auf die Grenzen.
Ein kostenloses Konto, das sechs Monate lang weder eine Anmeldung noch eine Stempelung sieht, wird nach zwei Warnmails gesperrt, ein leeres Konto schon nach drei Monaten. Danach steht der Datenexport noch 30 Tage bereit, dann wird gelöscht. Jede Stempelung zählt als Aktivität, auch per QR-Code ohne Anmeldung. Wer die Zeiterfassung pausiert, exportiert vorher, denn die Aufbewahrungspflicht liegt bei dir.
Für einen Reinigungs- oder Hausmeisterbetrieb mit mehreren Kundenobjekten reicht der Starter deshalb nicht, ein Objekt ist ein Objekt. Für einen kleinen Betrieb an einem Ort, einen Laden, eine Praxis oder eine Werkstatt, kann er dauerhaft genügen.