Wann unterwiesen werden muss
§ 12 Abs. 1 ArbSchG nennt die Anlässe: Einstellung, Veränderungen im Aufgabenbereich, Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie. Die Unterweisung muss vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen, an die Gefährdungsentwicklung angepasst und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt werden. Sie findet während der Arbeitszeit statt.
Den festen Takt setzt die Unfallverhütungsvorschrift: Nach § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 muss die Unterweisung erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich. In der Gebäudereinigung kommen typische Zwischenanlässe hinzu: ein neues Objekt mit anderen Gefährdungen, ein neues Reinigungsmittel, eine neue Maschine oder ein Unfall oder Beinaheunfall, der zeigt, dass eine Maßnahme nicht verstanden wurde.
Was Inhalt der Unterweisung ist
Inhalt ist nicht Arbeitsschutz im Allgemeinen, sondern das, was die Gefährdungsbeurteilung für diesen Arbeitsplatz ergeben hat: die konkreten Gefährdungen und die festgelegten Maßnahmen. § 12 ArbSchG spricht ausdrücklich von Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich ausgerichtet sind. Eine allgemeine Präsentation, die in jedem Betrieb gleich gezeigt werden könnte, erfüllt das nicht.
In der Reinigung gehören typischerweise dazu: die Betriebsanweisungen für die eingesetzten Reinigungs- und Desinfektionsmittel einschließlich des Verbots, bestimmte Mittel zu mischen, Hautschutz und Schutzhandschuhe, sicheres Arbeiten auf Leitern und Tritten, der Umgang mit Maschinen, die Besonderheiten des Objekts wie Zugänge, Notausgänge, Alarmanlage und Ansprechpartner und, wo Alleinarbeit vorkommt, die festgelegte Meldekette und das Verhalten im Notfall.
Was ein Nachweis enthalten sollte
Weder § 12 ArbSchG noch § 4 DGUV Vorschrift 1 schreiben eine bestimmte Form vor; die Unfallverhütungsvorschrift verlangt, dass dokumentiert wird. Belastbar ist ein Nachweis, der fünf Fragen beantwortet: Wer wurde unterwiesen? Wann? Durch wen? Zu welchem Inhalt, am besten mit Verweis auf die Betriebsanweisung oder Gefährdungsbeurteilung in der damals gültigen Fassung? Und hat die unterwiesene Person die Unterweisung bestätigt?
Für Gefahrstoffe ist die Form enger: § 14 Abs. 2 GefStoffV verlangt, dass Inhalt und Zeitpunkt schriftlich festgehalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift bestätigt werden. Ob eine elektronische Bestätigung dieses Unterschriftserfordernis erfüllt, beantwortet die Verordnung nicht ausdrücklich. Wer auf der sicheren Seite sein will, lässt die Gefahrstoff-Unterweisung weiterhin unterschreiben oder klärt die Form vorher mit der Berufsgenossenschaft oder der Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Verständlich heißt: in einer Sprache, die ankommt
Eine Unterweisung muss ausreichend und angemessen sein. Bei Beschäftigten, die kein oder wenig Deutsch verstehen, ist eine ausschließlich deutsche Unterweisung weder das eine noch das andere. Für die Betriebsanweisung schreibt § 14 Abs. 1 GefStoffV eine für die Beschäftigten verständliche Form und Sprache ausdrücklich vor, und die mündliche Unterweisung erfolgt nach Abs. 2 anhand genau dieser Betriebsanweisung.
Praktisch bewährt sind kurze Einheiten mit Bildern und Symbolen, eine Übersetzung der Kernaussagen in die Sprachen des Teams und die Rückfrage am Ende, ob verstanden wurde, was im Notfall zu tun ist. Eine maschinelle Übersetzung kann dabei helfen, ersetzt bei sicherheitsrelevanten Anweisungen aber nicht die Prüfung durch jemanden, der beide Sprachen beherrscht.
Elektronische Unterweisung und ihre Grenzen
Elektronische Hilfsmittel sind zulässig, aber nicht als Selbststudium. Die DGUV Regel 100-001 knüpft ihren Einsatz an drei Bedingungen: Die Inhalte sind auf den Arbeitsplatz zugeschnitten, das Verständnis wird geprüft, und ein Gespräch mit der unterweisenden Person ist jederzeit möglich. Unterlagen nur zu übergeben, auch in elektronischer Form, genügt nicht.
Für die Gefahrstoff-Unterweisung bleibt es ohnehin bei der mündlichen Form nach § 14 Abs. 2 GefStoffV. Eine digitale Lesebestätigung ist deshalb kein Ersatz für die Unterweisung, sondern ein Baustein daneben: Sie belegt, dass eine bestimmte Person eine bestimmte Unterlage in einer bestimmten Fassung zur Kenntnis genommen hat. Nach einem Unfall ist das der Unterschied zwischen „lag im Ordner" und „wurde gelesen".
Wie ShiftScan den Nachweis unterstützt
In ShiftScan lassen sich Unterlagen wie Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung oder Objekteinweisung am Objekt hinterlegen und für die Mitarbeiter freigeben. Die Kräfte sehen sie in ihrer Objektansicht und bestätigen sie mit einem Klick als gelesen; in der Objektansicht der Verwaltung steht danach je Dokument, wie viele der zugewiesenen Kräfte bestätigt haben, mit Namen und Datum. Eine neue Fassung ist ein neues Dokument, die Bestätigungen laufen dadurch von vorn an.
Das ist ein Nachweis der Kenntnisnahme, keine Unterweisung. Die mündliche Unterweisung, ihr Inhalt, die Verständnisprüfung und bei Gefahrstoffen die Unterschrift bleiben Aufgabe des Betriebs. Sinnvoll ist die Kombination: erst mündlich unterweisen, dann die Unterlage am Objekt bereitstellen und quittieren lassen, damit sie im Einsatz nachlesbar bleibt und belegt ist, wer die gültige Fassung kennt.